Система электронного документооборота для предприятий оборонно-промышленного комплекса

Чернышев Алексей
18 февраля 2015
Статьи

Оборонно-промышленный комплекс (ОПК) — одна из крупнейших отраслей российской экономики, в которой занято несколько миллионов сотрудников. В реестр оборонных предприятий внесено более 1300 организаций: это заводы, научно-исследовательские и проектные институты, занятые в разработке и внедрении вооружений для армии и силовых структур.

Государство считает развитие ОПК одним из своих приоритетных направлений, поэтому существует государственная программа развития вооружений до 2020 г., в рамках которой реализуется около десяти федеральных целевых программ, поддерживающих разработку новых вооружений и перевод мощностей для их производства на новый технологический уровень.

Для успешной реализации государственной программы развития вооружений оборонно-промышленный комплекс должен решить следующие основные задачи:

Интенсивная информатизация и повышение производительности, т.к. рост количества заказов ведет к ужесточению требований к эффективности работы предприятий;

Консолидация управления: государство объединяет предприятия ОПК в несколько десятков интегрированных структур (корпорации, концерны и холдинги), объединяющих основные проектные и производственные мощности различных направлений. Эти структуры, в свою очередь, начинают консолидировать под своим руководством десятки (а иногда и сотни) предприятий, и им необходимо иметь эффективные инструменты для централизации контроля и осуществления управленческой деятельности;

Преодоление унаследованных проблем, доставшихся от советского ВПК. К ним относятся географическая распределенность предприятий, разнородность инфраструктуры (компьютеры, клиентское и серверное ПО, каналы связи), специфический состав сотрудников (на предприятиях из-за финансовых трудностей в 90-х годах оказался вымыт средний возрастной слой сотрудников, и сотрудники, детально понимающие производственный процесс и обладающие основным опытом — в основном уже пожилые люди).

Задача обеспечения требований регулятора: глубокое и тщательное документирование как продуктов, так и процессов, соблюдение режима конфиденциальности.

Для решения этих задач предприятиям ОПК требуются современные инструменты и технологии. Одним из таких инструментов является гибкая и мощная платформа для построения системы и решений на её основе, которые обеспечивают управление документацией на предприятии, задачами и процессами (СЭД). На базе платформы можно строить как основные производственные системы, непосредственно управляющие проектированием, созданием и сопровождением продукции ОПК, так и прочие информационные системы, обеспечивающие эффективную работу предприятия.

Базируясь на реальной практике внедрений в предприятиях ОПК, посмотрим, как СЭД Docsvision удовлетворяет наиболее актуальные потребности предприятий этой отрасли с учётом их специфики.

Повышение эффективности управления и его консолидация

В интегрированных структурах, которые создаются государством в рамках консолидации управления отраслью, невооруженным взглядом заметны конкретные проблемы, которые с каждым днем становятся все более острыми:

Распоряжения из головного предприятия порой доходят до исполнителей тогда, когда сроки исполнения уже закончились;
Сроки согласования и исполнения критичных для выполнения гособоронзаказа документов (договорные документы, закупочная документация, решения органов корпоративного управления и т.д.) неоправданно затягиваются;
Головному предприятию не хватает консолидированной картины, взгляда в целом на операционные процессы, проходящие в предприятиях корпорации;
В свою очередь, в дочерних предприятиях нет понимания того, где именно находятся документы, отправленные на согласование в головное предприятие, что с ними происходит сейчас (и происходит ли вообще), у кого конкретно они находятся, и когда они будут согласованы, то есть слабое управление документацией на предприятии;
Из-за отсутствия четкой, всеобъемлющей и прозрачной картины в руководстве объединенных корпораций, в дочерних предприятиях развиваются коррупционные схемы, падает эффективность производства.
Не исключена возможность потери документов и разрыва цепи исполнения поручений.

Благодаря возможностям построения распределённых решений, платформа для построения СЭД может предложить инструменты и стратегию создания систем управления для интегрированных структур. Решения, реализованные на базе платформы Docsvision, стали ответами на такие вопросы:

Как обеспечить оперативное движение документов между головным и дочерними предприятиями (и подразделениями) в условиях различных способов регистрации документов и множественных центров их обработки?
Как обеспечить прозрачность и обязательность исполнения поручений, приказов и распоряжений головного предприятия, переданных в дочерние общества?
Как снизить миллионные затраты на поддержку документационного обеспечения производственных процессов, пересылку документов между предприятиями корпорации или филиалами?
Как обеспечить в рамках географического распределения предприятий корпорации процессы согласования документов (договоры, заявки на закупку, локальные нормативные документы и т.д.) централизованными отделами контроля головного предприятия и ответственными службами дочерних предприятий?

На все эти вопросы уже сегодня есть проверенные ответы, и это не теоретические выкладки аналитиков, а подтвержденный практикой внедрения ECM-систем (и в частности, систем электронного документооборота) опыт. Подробнее об этом можно узнать из статьи «СЭД на крупном предприятии».

Административное управление предприятием

Предприятия оборонно-промышленного комплекса, имея разветвлённую структуру и сложную систему внутреннего взаимодействия, нуждаются в чёткости внутренних процессов и движения документов. Внедрение системы управления документами и уход от бумажного документооборота в значительной степени делает процесс управления предприятием прозрачным, обеспечивает существенную экономию времени.

Методология организации документооборота предприятий ОПК ближе к той, что используется в различных министерствах и ведомствах, нежели в коммерческих компаниях. Контур автоматизации охватывает, как правило, традиционный делопроизводственный и договорной документооборот: работу с корреспонденцией предприятия, служебную переписку, автоматизацию процессов организационно-распорядительного документооборота, нормативную документацию, которой в сфере ОПК особенно большой объём и к ней предъявляются жёсткие требования.

Набор модулей Docsvision и партнёрских решений, таких как Делопроизводство, Договоры, Управление совещаниями, Управление претензионно-исковой работой, Архивное делопроизводство позволяет охватить все ключевые процессы управления предприятием.

При внедрении электронного документооборота в предприятиях ОПК необходимо помнить об особенностях внедрения в части информационной безопасности, таких как:

Работа с секретными документами (разделение потоков, закрытый контур СЭД),
Повышенные требования к информационной безопасности (в т.ч. по мобильным рабочим местам),
Особенности взаимодействия внедренца и предприятия (пропуска, допуски и т.д.), лицензии.

На базе Docsvision компанией Digital Design автоматизировались процессы административного управления в крупнейшем концерне, занятом в разработке средств противовоздушной обороны. Опыт реализации этого проекта подтверждает повышенные требования к функциональности СЭД для ОПК и близость методологии организации документооборота к классическому документообороту органов государственного управления.

Электронный архив

Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.д.). Создание такого архива позволяет оптимизировать документооборот на предприятии и способствует оперативному доступу к любому документу, возможности сортировки документации по заданному признаку, наилучшей сохранности бумажной документации в течение длительного времени, одновременному доступу к одному документу нескольких сотрудников или переходу на безбумажный документооборот по внутренним документам и жёсткому контролю регламентов посредством использования цифровой подписи.

Электронные архивы на базе системы Docsvision позволяют организовать:

Хранение документов в едином централизованном (или распределенном — в зависимости от архитектуры) хранилище документации с разграничением доступа на уровне различных объектов системы;
Поиск документов по различным критериям с возможностью выборок документации по конкретным параметрам (объект, подрядчик, стадия), а также полнотекстовый поиск;
Хранение документации в виде комплектов (пакетов), включающих в себя несколько документов;
Древовидную структуру папок для хранения документов;
Хранение информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами — для каждого вида документа может быть настроен свой перечень реквизитов различного типа;
Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов, одного или нескольких;
Категоризацию карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника и быстрый поиск по ним);
Назначение односторонних и двусторонних смысловых связей-ссылок между карточками документов из настраиваемого справочника;
Ограничение доступа пользователей к документам в соответствии с их учетными записями, принадлежностью к группам, исполняемыми ролями и текущим статусом документа;
Средства поиска и формирования выборок документов по любому сочетанию атрибутов регистрационных карточек;
Поддержку версионности документов;
Журнализацию всех действий, связанных с документами;
Возможность защиты документов и подтверждения действий пользователей с помощью ЭЦП;
Возможность рассылки уведомлений по электронной почте о поступивших задачах, внесенных изменениях в документы и других событиях внутри системы;
Ведение справочников и классификаторов.

Электронный архив при внедрении СЭД является неотъемлемой частью внедряемой системы и, по сути, ее фундаментом. При этом автоматизируются и такие функции, как номенклатура дел, работа архивариуса по ведению, учёту, списанию и уничтожению дел.

Платформа Docsvision предоставляет возможность долгосрочного хранения всех накопленных знаний предприятия (с учетом жизненного цикла документации по изделиям, который может составлять десятилетия).

Производственный документооборот

Системы производственного документооборота используются при проектировании, создании и сопровождении продукции предприятий ОПК. На базе Docsvision, к примеру, компанией Digital Design автоматизирован производственный документооборот одного из крупнейших проектных институтов, занимающихся разработкой военных кораблей и подводных лодок.

Инструменты управления бизнес-процессами, имеющиеся в Docsvision, позволяют автоматизировать такие сложные процессы проектно-конструкторского и инженерного документооборота, как:

Согласование технических документов, включающее разработку проектов документов, их согласование во всех инстанциях, дальнейшее утверждение и подписание с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами - то есть все этапы в рамках системы управления технической документацией;
Формирование листа визирования;
Поддержка работы с внесением изменений в документацию;
Регистрация документов, обеспечение отправки контрагентам и контроль их возврата;
Ведение шаблонов технических документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикацию шаблонов и образцов;
Подготовка отчетности в различных разрезах по работе, связанной с технической документацией;
Оповещение пользователей системы о ходе согласования документов с помощью уведомлений по электронной почте.

Механизмы Docsvision по управлению бизнес-процессами производственного предприятия позволяют развивать систему, автоматизируя новые и дополнительные процессы с помощью визуального конструктора бизнес-процессов.

Автоматизация внутренних процессов предприятий ОПК

На базе СЭД могут быть автоматизированы и прочие внутренние процессы - как документоцентрированные, так и не связанные с документооборотом непосредственно.

Почти все предприятия ОПК имеют строгие правила допуска посетителей, а на базе платформы легко автоматизировать процесс заказа, согласования и оформления пропусков разных видов, обеспечить централизованное управление пропускным режимом, а также организовать хранение информации о посетителях. Возможна интеграция пропускной системы со справочником пользователей СЭД для оперативного перенаправления поручений заместителям отсутствующих по разным причинам сотрудников (отпуска, болезни, командировки, выездные совещания).

Реализуется также полный процесс оформления командировок сотрудников предприятия (например, из конструкторского бюро на производство или на испытания).

И это только пара примеров типичных для предприятий ОПК процессов, которые были успешно автоматизированы в нашей практике с помощью Docsvision. С помощью кастомизации под заказчика система может автоматизировать любой внутренний процесс.

Импортозамещение

В последнее время проводится государственная политика по импортозамещению, которая в сфере ПО выражается в замене программных продуктов иностранных производителей российскими. Речь, в том числе, идет о возможности использования для построения информационных систем ПО с открытым и доступным для анализа исходным кодом. Docsvision полностью отвечает всем требованиям к отечественной продукции, замещающей импортные системы. Последние события во внешнеполитических отношениях России и Запада отчетливо дают понять, что переход на отечественное ПО является жизненно необходимым шагом и отвечает требованиям независимости ОПК от внешних рисков.

Выбор российской системы для организации документооборота предприятий ОПК видится вполне логичным решением, с учётом высокого уровня современных российских разработок, а также того факта, что российские системы во многом учитывают специфику процессов ДОУ, характерную для практики нашей страны.

Дополнительным фактором в пользу выбора российской системы является удобство и оперативность коммуникации непосредственно с вендором, а также масса других преимуществ, узнать больше о которых можно на странице сайта Docsvision «Импортозамещение».

Юридически значимый документооборот

В настоящее время идет активное движение в направлении перехода предприятий на электронный юридически значимый документооборот, и государство проявляет в этом прямую заинтересованность.

Предприятия оборонно-промышленного комплекса точно так же, как и все остальные компании, обмениваются документами со своими подрядчиками, заказчиками и организациями, обеспечивающими административно-хозяйственную деятельность предприятия.

В России уже есть десятки предприятий, которые наладили со своими контрагентами электронный юридически значимый документооборот по первичным документам и договорам. Рано или поздно, большая часть документов перейдет в электронный вид и те предприятия, которые этот процесс перехода начнут раньше других, в итоге получат конкурентное преимущество.

В ответ на эту задачу решения СЭД позволяют производить обмен электронными документами между компаниями через интернет: непосредственно из Docsvision при помощи системы обмена электронными документами, например, Диадок.

Все электронные документы, отправляемые и получаемые в Docsvision через модуль интеграции с системами обмена электронными документами, подписаны электронной цифровой подписью и обладают юридической силой.

Опыт успешных внедрений

За годы существования системы Docsvision были реализованы десятки проектов для предприятий ОПК. Имея полное представление о специфике построения систем документооборота для предприятий оборонно-промышленного комплекса, мы готовы делиться с Вами своими знаниями и опытом.

Для того чтобы узнать больше о возможностях создания систем электронного документооборота для предприятий ОПК, посетите раздел решения СЭД для ОПК а такде ознакомьте с описанием реализованных проектов внедрения.

Внедрение СЭД — это простой и надёжный способ преодоления текущих сложностей внутренней организации предприятий ОПК, которые по разным причинам могут иметь место. Гибкость платформы Docsvision предоставляет возможности уверенного решения ключевых задач документооборота, автоматизации ключевых процессов и, как следствие, повышения эффективности процессов предприятий.