Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Управление совещаниями

Приложение Управление совещаниями 5.0.3 позволяет организовывать совещания, фиксировать результаты и вести контроль исполнения решений совещаний. Данное приложение доступно пользователям СЭД Docsvision 5.0 и ориентировано в первую очередь на регламентацию и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний. Для этого оно снабжено такими функциями, как: интеграция с календарем MS Outlook, автоматическое формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания, рассылка заданий с возможностью контроля исполнения.


 

Карточка совещания в процессе подготовки - Управление Совещаниями 5.0.3
Рис. 1 Карточка совещания в процессе подготовки

Кроме обеспечения полного жизненного цикла совещания от назначения до завершения исполнения всех решений, Управление совещаниями 5.0.3 дает возможность оценить и повысить эффективность проводимых совещаний за счет отчетов, включающих как общие статистические показатели по проведенным совещаниям, так и детальные данные по посещаемости совещаний и исполнению решений.

Ускорить процесс подготовки и фиксации результатов совещаний помогают полноценная интеграция с MS Exchange/Outlook, функции автоматической рассылки приглашений на совещания, автоматической генерации заданий по решениям совещаний, генерации файлов повестки, протокола и отчета. Данные файлы генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации.

Основные возможности

К основным возможностям приложения Управление совещаниями 5.0.3 относятся:

  • Подготовка совещаний, включая автоматическое формирование файла повестки и рассылку уведомлений участникам совещания по электронной почте.
  • Интеграция с MS Exchange, включая создание и обновление собраний MS Outlook, а также создание совещаний Docsvision на основе собраний MS Outlook.
  • Подготовка и проведение периодических совещаний (планерок) и оперативных совещаний.
  • Отражение результатов совещаний с отметкой присутствия участников.
  • Автоматическое формирование протокола совещания с возможностью отправки его на согласование.
  • Рассылка протокола совещания по электронной почте участникам и заинтересованным лицам.
  • Автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании.
  • Редактирование автоматически сформированных заданий, формирование заданий вручную и рассылка заданий на исполнение.
  • Контроль исполнения решений совещаний с помощью отчетов по КИД.
  • Автоматическое обновление статистических показателей в информации о совещании, включая процент завершенных заданий и процент закрытых вопросов.
  • Доступ для исполнителя заданий к материалам совещания, относящимся к заданию.
  • Автоматический сбор отчетов по завершенным заданиям, выданным по решениям совещания. Собранные файлы отчетов доступны напрямую из совещания.
  • Формирование отчетов (в формате .docx) по результатам совещаний.
  • Оценка эффективности совещаний с помощью отчетов.
  • Формирование базы знаний по проведенным совещаниям.
  • Предоставление статистических отчетов по проведенным совещаниям, содержащих следующую полезную информацию:
    • общее количество проведенных совещаний за период и их продолжительность;
    • количество вопросов, участников, заданий созданных и завершенных по каждому совещанию;
    • посещаемость совещаний с указанием количества совещаний, на которые был приглашен каждый сотрудник и количества посещенных им совещаний;
    • отклонение фактической длительности совещаний от запланированной;
    • коэффициент эффективности для каждого совещания, вычисляемый  как произведение доли рассмотренных вопросов и доли закрытых вопросов из рассмотренных;
    • список невыполненных заданий по совещаниям с указанием ответственных лиц.

Возможности по гибкой настройке

Приложение обладает следующими возможностями по настройке:

  • Настройка видов. Для каждого вида совещания можно определить следующие параметры:
    • необходимость согласования протокола;
    • необходимость синхронизации с Outlook;
    • необходимость генерации заданий по решениям вопросов повестки совещания;
    • шаблоны для файлов повестки, протокола и отчета. Для редактирования шаблонов используется редактор MS Word.
  • Настройка внешнего вида. С помощью Справочника разметок можно настраивать внешний вид для  форм совещания и вопроса повестки, а также создавать и ассоциировать специальные разметки с различными видами совещаний, состояниями совещаний и ролями пользователей.
  • Настройка прав доступа. С помощью Справочника ролей можно создавать новые роли и изменять доступность отдельных операций для любых ролей.
  • Создание собственных видов совещаний и индивидуальная настройка доступа и внешнего вида для каждого из них.
  • Настройки перечня помещений, доступных для проведения совещаний с использованием Конструктора справочников.


Приложение 1. Совещание

Карточка совещания в процесс подготовки - Управление Совещаниями 5.0.3
Рис. 2. Карточка совещания в процессе подготовки

Приложение 2. Деловое совещание

Деловое совещание - Управление Совещаниями 5.0.3
Рис. 3. Деловое совещание

Приложение 3. Вопрос повестки совещания

Вопрос повестки совещания - Управление Совещаниями 5.0.3
Рис. 4. Вопрос повестки совещания

Приложение 4. Отчеты

Отчеты - Управление Совещаниями 5.0.3
Рис.5. Отчеты

Приложение 5. Автоматически сгенерированный протокол

Автоматически сгенерированный протокол - Управление Совещаниями 5.0.3
Рис.6. Автоматически сгенерированный протокол

При создании приложения учитывались положения следующих документов:

  • Федеральный закон 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса