Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Делопроизводство

Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации процессов делопроизводства организации — регистрации, организации исполнения и архивного хранения официальных документов в соответствии с российским законодательством  и лучшими практиками.
 

Возможности приложения «Делопроизводство»

Приложение «Делопроизводство» позволяет автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • Регистрация документов — регистрацию выполняют специально назначенные делопроизводители. Предусмотрена возможность использования временных и постоянных регистрационных номеров.
  • Рассылка на рассмотрение — отправка ответственным лицам задания на рассмотрение документа с целью организации процесса исполнения документа. 
  • Рассылка на ознакомление — рассылка произвольной группе сотрудников заданий на ознакомление с документом.
  • Регистрация передач бумажных экземпляров документов — в карточке документа предусмотрен журнал, в котором фиксируется факт передачи между сотрудниками/подразделениями бумажных экземпляров документов.
  • Создание резолюции по документу — предусмотрена возможность для разных видов документов создания резолюций либо из задания на рассмотрение, либо прямо из карточки документа — когда не требуется процедуры рассмотрения.
  • Исполнение заданий по резолюции с возможностью создания подчиненных резолюций
  • Контроль исполнения резолюций — предусмотрены два вида приемки заданий по резолюции: приемка подразделения — ее выполняет контролер внутри подразделения; и приемка организации — ее выполняют сотрудники специальной группы. Для каждой резолюции может быть указан необходимый вид приемки.
  • Списание в архив —  в любой момент времени можно указать в какое дело номенклатуры дел будет списан документ. Факт списания отмечается переводом документа в состояние в архив.
  • Отправка исходящих документов — отмечается факт отправки документа получателям
  • Работа руководителя с помощником —  исполнение заданий, включая подготовку проекта резолюции, может отмечаться в системе помощником (постоянным заместителем) руководителя с привлечением лично руководителя в необходимых случаях.
  • Контроль исполнения документов— отмечается факт исполнения и снятия документа с контроля.
  • Согласование — для документов делопроизводства предусмотрена возможность использования маршрутов согласования, настроенных с использованием Конструктора согласований.
  • Поиск и хранение документов —  помимо карточек и справочников, в приложение включены наборы общих папок — типовой пример организации хранения и поиска документов в системе, а также наборы ролевых папок для ролей, предусмотренных реализованными сценариями. Кроме того, можно использовать полнотекстовый поиск.
  • Печать конвертов и реестров отправлений прямо из СЭД вы сможете сформировать и распечатать необходимый пакет документов для отправки корреспонденции.


При создании приложения "Делопроизводство" было разработано два новых типа карточек: резолюция и карточка дела, справочник номенклатуры дел, настроено пять видов карточек документов и около пятидесяти представлений и поисковых запросов.

Делопроизводство Docsvision 5: регистрация входящего документа
Регистрация входящего документа


Исполнение заданий и документов в приложении «Делопроизводство» осуществляется через традиционный механизм резолюций. Резолюция может содержать несколько пунктов, исполнители по каждому пункту могут создавать свои подчиненные резолюции. В карточке резолюции можно увидеть все пункты и все подчиненные резолюции.

Делопроизводство Docsvision 5: создание резолюции
Создание резолюции

Специально разработанный для приложения "Делопроизводство" элемент управления "Дерево резолюций" отображает ход исполнения Резолюции.
Делопроизводство Docsvision 5: дерево Резолюций
Дерево резолюций
 

Делопроизводство Docsvision 5: задание на рассмотрение
Задание на рассмотрение


Работа с архивом бумажных документов реализована с использованием справочника номенклатуры дел и функциональности списания документа в архивное дело.
Делопроизводство Docsvision 5: номенклатура дел
Номенклатура дел

Использование приложения "Делопроизводство"


Приложение "Делопроизводство" может быть использовано несколькими способами:

  • «Как есть» — если Заказчика полностью устраивают сценарии обработки документов, предусмотренные в приложении в состоянии поставки, Вы можете использовать предлагаемые сценарии. В этом случае необходимо будет выполнить минимальные настройки (Заполнение справочников, добавление сотрудников в группы, добавление делегатов на ролевые папки, настройка маршрутов согласования).
  • Кастомизированное под конкретные нужды Заказчика — если сценарии не полностью соответствуют нуждам Заказчика, есть возможность с помощью Конструкторов внести изменения в объекты, поставляемые в приложении (добавление/скрытие атрибутов карточек, изменение поисковых запросов и представлений, перенастройка автоматов состояний и матрицы доступа). В этом случае Заказчик получает индивидуальное решение. Но поскольку стартует оно не с нуля, значительно снижаются сроки и стоимость проекта. Кроме того, при соблюдении правильной методологии конструирования, будет обеспечена возможность установки новой версии платформы без изменения сделанных настроек или с минимальными изменениями.
  • Собственное решение с использованием элементов управления приложения.  Вы можете разработать полностью собственное решение, используя готовые элементы управления, включенные в приложение "Делопроизводство" (карточка и дерево резолюций, номенклатура дел, элемент «временный/постоянный регистрационный номер», Комментарии, Журнал приема-передачи). Это позволит снизить затраты на разработку вашего приложения.


При создании приложения учитывались положения следующих документов:

  • Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
  • Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • Федеральный закон 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33;
  • Приказ от 25 августа 2010 г. n 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003;
  • ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде»;
  • Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Дополнительная информация

Если вас заинтересовало приложение «Делопроизводство», закажите презентацию. Мы расскажем вам о решении подробнее, проведем демонстрацию онлайн или у вас в офисе и ответим на все ваши вопросы.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса