Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

СЭД для предприятий энергетической отрасли

Азамат Журсенов

Азамат Журсенов,
Руководитель направления автоматизации бизнес-процессов, компания Digital Design

29.09.2015

Энергетика — базовая инфраструктурная отрасль страны. Без надежного и бесперебойного энергоснабжения невозможно поддерживать положительную динамику развития российской экономики (поддержание и развитие мощностей производственных предприятий, строительство жилья и коммерческой недвижимости и прочее).

Для страны отрасль является стратегически важной, поэтому делаются значительные инвестиции в её развитие, происходят процессы реорганизации. Задача реформ — повышение эффективности предприятий отрасли, создание условий для их развития и привлечения инвестиций и, в конечном счете, — обеспечение надежного и бесперебойного энергоснабжения потребителей. Значительные инвестиции в отрасль (до 12 трлн рублей по программе до 2020 г.) предназначены для ввода дополнительных генерирующих мощностей и расширения сетевого хозяйства.

Изменения в отрасли

В ходе реформы меняется структура отрасли: осуществляется разделение естественно-монопольных функций (таких, как передача электроэнергии, оперативно-диспетчерское управление) и потенциально конкурентных (производство и сбыт, ремонт и сервис). Вместо прежних вертикально-интегрированных компаний, выполнявших все эти функции, создаются структуры, специализирующиеся на отдельных видах деятельности. Генерирующие, сбытовые и ремонтные компании становятся преимущественно частными.

В текущих экономических условиях перед предприятиями особенно остро стоит задача повышения эффективности. Помочь в её решении может грамотная автоматизация внутренних процессов, которая обеспечит вертикальные сквозные коммуникации и инструменты эффективного управления. Это становится возможным, в том числе за счёт построения прозрачного и легко контролируемого документационного взаимодействия.

Специфика предприятий отрасли

Компании энергетической отрасли имеют специфические особенности, которые сказываются на процессе их документооборота:

  • В большинстве своем, это территориально распределенные компании, поэтому им необходимо распределенное решение, способное обеспечить работу удаленных подразделений.
  • Компании крупные, для обеспечения скорости реализации их внутренних процессов необходим строгий контроль исполнительской дисциплины.      
  • В работе с документами присутствуют жесткие регламенты и сложные процессы согласований.     
  • В связи с большим количеством сотрудников и высокой интенсивностью документопотоков предъявляются жесткие требования к нагрузочной способности системы и времени выполнения основных операций.

Кроме того, на документооборот предприятий энергетической отрасли влияют следующие моменты:

  • Присутствует государственный контроль.
  • Требуется соблюдение федерального законодательства в сфере закупок.
  • Очень важна техническая составляющая (состояние сетей, состояние генерирующих мощностей), соответственно вкладываются деньги в программы технического перевооружения, в обновление и развитие.
  • Государство выделяет средства на прозрачную и эффективную реализацию инвестиционных программ — соответственно необходимы специальные инструменты для учета их реализации.  

Для работы с документами необходима надёжная система, имеющая соответствующие сертификаты и рекомендации. Опыт и компетентность компании-интегратора также должны быть подтверждены практикой. 

Электронный документооборот предприятий электроэнергетики    

Система электронного документооборота Docsvision предназначена для работы крупных организаций и обеспечивает стабильную работу территориально-распределенных структур с большим количеством сотрудников.

Помимо задач традиционного делопроизводства функциональность платформы Docsvision предоставляет возможность:

  • Эффективного административного управления:
    • Работа с поручениями, доведение решений до конечных исполнителей;
    • Контроль и анализ исполнительской дисциплины;
    • Регламентирование и автоматизация бизнес-процессов;
  • Организации коллективного взаимодействия:
    • Формирование рабочих групп и проектных пространств для взаимодействия рабочих групп;
    • Управление совещаниями;
    • Управление поручениями и официальная служебная переписка;
  • Специализированные рабочие места для руководителей и повышение персональной эффективности:
    • Управление задачами;
    • Оповещения и напоминания, интеграция с персональным календарем;
    • Работа с мобильных устройств и пр.

Платформа дает возможность перехода к полностью безбумажному документообороту, автоматизирует работу с конфиденциальными документами.

Технологические и архитектурные особенности Docsvision обеспечивают интеграцию платформы с другими автоматизированными системами компании и ее встраивание в корпоративную инфраструктуру.

Внутренний и внешний юридически значимый документооборот

Распределенная структура компаний, большое количество участников взаимодействия (в том числе, разных юридических лиц) формируют специфику документационного взаимодействия в отрасли. Скорость обмена и возможность отказа от бумаги в масштабах отраслевых взаимодействий оказывают непосредственное влияние на работу компаний.

На базе платформы реализуется безбумажный документооборот внутри отдельной компании или в рамках всей группы компаний/холдинга. Реализованы механизмы доведения и исполнения решений, контроля распределенного исполнения. Важной задачей является согласование документов, также распределенное.

Обеспечиваются настройки сложных многоуровневых маршрутов, возможность включения в список согласующих представителей разных предприятий (например, входящих в группу компаний).

В зависимости от принятых регламентов, правки согласующих лиц могут вноситься непосредственно в текст документа или в виде отдельного протокола замечаний. Специализированные механизмы позволяют консолидировать результаты согласования на уровне текстов файлов документов, сводных протоколов замечаний, обеспечивают автоматическое построение листов согласования.

Применение электронной подписи позволяет отказаться от бумаги на многих этапах работы с документами и существенно ускоряет и упрощает все документационные процессы. Обмен электронными документами можно организовать и с контрагентами. Есть готовые шлюзы к наиболее крупным операторам электронного документооборота. При этом для пользователей внутри компании внешнее взаимодействие будет абсолютно прозрачным и не потребует никаких дополнительных действий, отличных от передачи электронного документа внутри компании.

Специализированные решения для предприятий энергетической отрасли

На базе опыта внедрений компании Digital Design в крупных проектах ТЭК можно выделить ряд специфических требований в процессах, связанных с документационным взаимодействием. Docsvision позволяет учесть все нюансы и реализовать специфичные отраслевые требования заказчиков.

Управление нормативной документацией

Управление нормативной документацией в крупных холдингах включает в себя не только типовые задачи подготовки, согласования, подписания, регистрации и публикации документов. Большой объем нормативной базы, ее обновление требуют регулярного мониторинга, внесения изменений и их контроля. Уполномоченные службы автоматически уведомляются о приближении срока завершения действия документов, о необходимости обновления определенных документов. При этом обеспечивается ведение истории изменения документов, поддерживаются визуальные связи между документами, поправками и дополнениями, разными версиями документов.

Немаловажной задачей является доведение нормативных документов до заинтересованных лиц и контроль ознакомления с ними.

Грамотно автоматизированное управление нормативными документами — это не просто удобство доступа к нормативной базе. Это неотъемлемая часть системы управления качеством в организации и обязательная составляющая для прохождения соответствующих сертификаций.

Управление инвестиционными программами и проектами

Автоматизация учета и контроля реализации адресных инвестиционных программ и проектов позволяет формировать наглядную картину хода реализации (проектов инвестиционных программ организации или подотчетных организаций), которая формируется на основании данных о плановом и фактическом исполнении.

Такое решение особенно востребовано в отрасли, где организации представляют собой сложные многоуровневые распределенные структуры. При этом решение применимо и для проектов, инициируемых непосредственно на производственных площадках (например, проекты технического перевооружения), и для проектов, запускаемых головной компанией (например, комплексная программа энергосбережения).

Система «Управление инвестиционными проектами» устанавливается в головной организации (управляющей компании, контролирующем ведомстве). В подотчетных предприятиях (подразделениях) настраивается взаимодействие системы с информационными системами предприятий и/или рабочими местами сотрудников, обеспечивающих ввод отчетности по инвестиционным проектам. Данные о реализации инвестиционных программ автоматически собираются из подведомственных организаций (подразделений) и консолидируются в виде сводных отчетов. Сводные отчеты по всем подведомственным организациям (подразделениям) становятся доступны в системе головной организации.

В рамках инвестиционных проектов существует возможность добавления подотчетным подразделением дополнительных документов (контракты, пояснительные и служебные записки, обоснования, акты и т.д.), которые также будут доступны из головной организации.

Применение этого решения существенно снижает трудоемкость сбора информации о ходе реализации проектов и программ, обеспечивает оперативный доступ к актуальной информации и соответственно позволяет принимать эффективные управленческие решения.

Управление мероприятиями по энергоэффективности и природоохранными мероприятиями

Решение обеспечивает планирование и контроль программ и мероприятий по повышению энергоэффективности предприятия, природоохранных программ и мероприятий, целевых показателей их реализации. Автоматизирует согласование и утверждение планов. Содержит механизмы контроля исполнения планов: в том числе на уровне управляющей компании возможен контроль сводных планов и отчетов о реализации соответствующих мероприятий по всем предприятиям группы или по отдельным компаниям. Система обеспечивает хранение и учет всей информации, относящейся к программе, в том числе результаты обследований и планы реконструкций. В рамках управления мероприятиями по энергоэффективности может автоматизироваться полный цикл управления энергосервисными контрактами.

Система обеспечивает подготовку отчетности о результативности и эффективности выполнения мероприятий в соответствии с требованиями регуляторов и контролирующих инстанций, в том числе — отчетность в Министерство по энергетике РФ согласно приказу №398 от 30.06.2014 г.

Управление оборудованием и обеспечение непрерывности его эксплуатации

Решение предназначено для ведения реестра оборудования – это данные из паспорта оборудования, включая показатели его экономичности и экологичности. Позволяет автоматизировать контроль и учет процедур регламентного и ремонтного обслуживания оборудования, автоматически инициировать процедуры регламентного обслуживания с возможностью последующего их аудита. Решение автоматизирует процессы аттестации нового оборудования, обеспечивает учет инцидентов и накопление данных по отказоустойчивости и наработкам на отказ для различных типов оборудования. На основе внесенных данных формируется база аналогов и заменителей, с использованием которой может осуществляться автоматизированный подбор подходящего оборудования по заданным параметрам (например, подбор отечественных аналогов). Из системы автоматически может быть инициирована закупочная процедура на основе сформированной спецификации оборудования.

При использовании данного решения существенно упрощается целый ряд трудоемких задач:

1. Анализ и планирование программ технического перевооружения.
2. Оптимизация расходов предприятия без потери качества.
3. Поддержание уровня безаварийности эксплуатации.

Автоматизация закупочной деятельности

Решение для поддержки и автоматизации полного цикла управления закупками: от планирования потребностей и бюджета, через подготовку и проведение закупочных процедур, до составления обязательной и аналитической отчетности и контроля исполнения контрактов. При этом по проблемным контрактам (в том числе просроченным работам или оплатам) непосредственно в системе может быть инициирована претензионно-исковая работа (досудебное урегулирование и судебные разбирательства). 

Решение учитывает все требования Федерального закона №223-ФЗ от 18 июля 2011 г. и позволяет связать в единый процесс разрозненные закупочные процедуры, облегчить передачу информации между подразделениями и обеспечить порядок и управляемость выполняемых операций.

Это лишь некоторые из специализированных решений, которые мы предлагаем предприятиям энергетической отрасли. Совокупность таких решений позволяет сформировать систему комплексного управления предприятием, способствующую повышению качества и надежности его функционирования, сокращению издержек и минимизации рисков по ключевым направлениям деятельности.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса