Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Контурные внедрения. Стратегия и тактика ИТ при волатильном рынке

Сергей Курьянов

Сергей Курьянов,
Директор по стартегическому маркетингу «ДоксВижн».

12.11.2015

Главной задачей CIO является формирование и исполнение ИТ-стратегии предприятия. По существу, это проекция бизнес-стратегии на технологический уровень. Стратегия — это долгосрочный план достижения корпоративных целей. Наступающая периодически волатильность рынка, которую мы наблюдаем, начиная с середины 2014 года, конечно, не должна влиять на стратегию, но тактика зависит от внешней среды решающим образом.

Как влияет волатильность на тактику? Посмотрим разницу подходов при разработке плана развития ИТ на год.
 

Стабильный растущий рынок Волатильный рынок
Стратегические цели Конкретные тактические цели
Длинный горизонт планирования Короткий горизонт планирования
Наличие бюджетных ресурсов на длинном горизонте Ресурсы планируются на коротком горизонте
Типичный проект — внедрение платформы и комплексная автоматизация Типичный проект — внедрение «коробки» для автоматизации конкретной бизнес-функции

На стабильном рынке основой планирования являются непосредственно стратегические цели. Проекты в плане часто являются переходящими из года в год, при этом в текущем плановом периоде может заканчиваться только этап проекта со слабо измеримыми целями (например, «технический проект СЭД»). Такое планирование допустимо, поскольку с высокой вероятностью в следующем плановом периоде необходимые для продолжения и завершения проекта ресурсы окажутся доступными. В результате типичным проектом в плане оказывается внедрение комплексной платформы автоматизации документооборота и бизнес-процессов, с определенным ближайшим этапом.

Когда на рынке наступает волатильность, резко изменяется бюджетная дисциплина. Все проекты должны начинаться и заканчиваться достижением конкретных бизнес-целей в плановом периоде. Стратегические цели реализуются косвенно через тактические. В плане такой проект может выглядеть как «Автоматизация согласования договоров».

Кроме сегодняшних факторов волатильности в пользу коротких «коробочных» проектов говорят и глобальные тенденции в управлении информационными технологиями (по материалу Roger Sessions — Radical IT Transformation, 2012 год):

  • От большого к малому. Следует мыслить малыми решениями непосредственной задачи.
  • От сложного к простому. В новой парадигме целесообразно реализовывать задачу наипростейшим способом.
  • От долгосрочных к краткосрочным проектам. Долгосрочные проекты практически никогда не покажут расчетную окупаемость. Быстрое достижение результата важнее прогнозируемой долгосрочной возвратности.
  • От процессности к результативности. Трудоемкость процессов целесообразно снизить до абсолютного минимума, поощряя быстрейшее получение бизнес-ценности.

При таком подходе к планированию возникает риск потери стратегических целей, что проявляется, например, во фрагментации решений. Вместо платформы СЭД приобретается «коробочное» решение, например, веб-приложение, автоматизирующее процесс согласования договоров с ограниченными возможностями корректировки маршрутов. Очевидно, что с долгосрочной точки зрения покупка множества отдельных коробок окажется гораздо дороже и по начальной цене, и, главное, по окупаемости, по сравнению с тем же множеством задач, решенных на общей программной платформе.

В чем собственно особенности «коробки», делающие ее привлекательной для реализации ИТ-проектов в период волатильности?

1) Реализован типовой, т.е. многократно испытанный на практике, вариант решения задачи.
2) Стоимость проекта известна заранее.
3) Состав работ ограничен развертыванием, параметрическими настройками и обучением, т.е. также является типовым. Поэтому проект быстрый, как правило от двух недель до полутора месяцев.
4) Типовой характер решения и типовой набор работ гарантируют минимальные риски — вы получите в точности то что вам покажут.
5) Поскольку работ не много, проект в целом получается весьма бюджетным.

Однако современные платформы СЭД позволяют совместить преимущества «коробочного» и платформенного подхода (см. статью «Третий путь. Коробки и платформы – объединение возможно», опубликованную еще до наступления кризиса).

Все перечисленные выше привлекательные особенности «коробки» имеют место и в случае использования в этом качестве готового приложения СЭД, например, приложения «Договоры» системы Docsvision. Отличие в характере проекта — в случае приложения это чаще всего большой длинный проект, целью которого является не предоставление заказчику типовой функциональности, а максимальная реализация всех его требований и пожеланий – по принципу «любой каприз за Ваши деньги», т.е. безграничное расширение этапа настроек, благо возможностей для них в платформе на порядки больше, чем в коробке.

Специалисты компании Docsvision на основании собственного опыта внедрений наших приложений, а также анализа опыта их внедрения партнерами пришли к выводу, что типовой проект внедрения любого приложения Docsvision может быть проведен в течение 10 рабочих дней, при этом половина этого времени — поддержка заказчика в начале промышленной эксплуатации. Объем работ по настройке системы ограничен одним рабочим днем, и, с учетом мощности инструментов платформы, это дает заведомо больше возможностей учета специфики, чем параметрические настройки любой коробки. Такой формат внедрения приложений, чтобы отличить его от проектного или от настоящих «коробок», мы называем контурным.

В чем преимущество контурных внедрений по сравнению с внедрением «коробок»:

1) Они позволяют не терять связь с ИТ-стратегией и сохранить преимущество масштаба, увеличив ROI от платформы.
2) Развитие и кастомизация уже внедренных контуров может планироваться также ступенями, как последовательность контуров, что позволяет эффективно выполнять ИТ-стратегию в условиях волатильного рынка.
3) Интеграция различных контуров друг с другом происходит внутри платформы, а с внешними приложениями — с помощью мощных инструментов платформы. В результате решение получится более интегрированным и более эффективным.

контур «Документы».

Решаемая бизнес-задача — управление исполнением и хранением важных документов. Ситуация до внедрения – на предприятии организовано хранение в бумажном виде переписки с регулирующими и надзорными органами, с арендодателем офиса, провайдерами связи и другими жизненно важными для деятельности предприятия сервисами. А также хранение договоров в бухгалтерии.

Хотя это и решает задачу по-минимуму, но остаются серьезные проблемы – поиск документов в бумажном хранилище, учет выданных по ним поручений и контроль их исполнения, возможность утери документа и наличие многочисленных его ксерокопий, способствующих утечкам информации и использованию устаревших версий документов.

Решением является развертывание платформы Docsvision и приложения «Управление документами», установка клиентских рабочих мест секретарям для регистрации корреспонденции и фиксации выданных по ней поручений, бухгалтерам — для регистрации договорных документов и руководителям подразделений — для быстрого поиска документа в электронном хранилище.

Такая конфигурация решает следующие задачи:

  • Хранение и быстрый поиск важных документов,
  • Контроль исполнения поручений по таким документам,
  • Формирование культуры работы с электронными документами:
    • Регистрация документов любыми способами — ручным вводом, сканированием или из электронной почты,
    • Распознавание документа при сканировании,
    • Штрихкодирование документов при регистрации, использование штрихкодов для быстрого поиска карточки документа,
    • Использование в рабочих процессах последней редакции документа,
    • Доступ к истории его изменений, согласований и утверждения,
    • Управление структурой хранения, любые виды поиска,
    • Управление доступом сотрудников к документам.
  • Создание базы для дальнейшей автоматизации документооборота и бизнес-процессов.

Состав лицензий:

  • Платформа Docsvision
  • Клиентские рабочие места «Навигатор»
  • Приложение «Управление документами»
  • Конструктор карточек и конструктор согласований

План работ по внедрению контура «Документы»:

Наименование работы Длительность, рабочих дней
Установка и настройка системы
1 Установка системы на подготовленном оборудовании заказчика 1
2 Базовая настройка системы: загрузка справочника сотрудников и контрагентов из подготовленных заказчиком данных, настройка прав безопасности (до 5 ролей) 1
3 Настройка решения:
  • Не более 3-х дополнительных видов документов
  • Не более 3-х дополнительных поисковых запроса
  • Не более 3-х дополнительных представлений
  • Не более 2-х маршрутов согласования

Настройка осуществляется в рамках стандартных возможностей конструкторов системы Docsvision без применения программирования

1
Обучение пользователей
4 Обучение администраторов системы по возможностям настройки и администрирования (не более 2-х человек) 1
5 Обучение ключевых пользователей системы (до 10 человек) по работе с основными функциями системы:
  • Регистрация документов
  • Работа с заданиями
  • Поиск документов, просмотр отчетов и т.п.
1
6 Сопровождение в процессе эксплуатации 5
Итого 10

Как видно из состава этапа настройки — это гораздо больше, чем можно ожидать от настроек «коробки», но важно, что настройки производятся с помощью высокоуровневых инструментов (конструкторов), без программирования, что сводит к нулю риски появления ошибок при эксплуатации.

Для дальнейшего снижения затрат и повышения утилизации собственных ресурсов заказчик может провести проект не только силами квалифицированного партнера Docsvision, но и силами собственного ИТ-персонала. Конечно, это возможно, во-первых, потому что для настроек используются только высокоуровневые инструменты без программирования и, во-вторых, потому что Docsvision предоставляет как документацию, так и возможность обучить персонал на дистанционных курсах.

Docsvision подготовил четыре контурных предложения:

1) «Документы».
2) «Договоры».
3) «Делопроизводство».
4) «Поручения».

В рамках специальной акции по продвижению контурного подхода мы предлагаем специальные скидки на соответствующие наборы лицензий.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса