Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Документооборот для ритейла

07.02.2017
Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем Digital Design

Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем Digital Design

Время для ритейла сейчас не самое простое. Покупательская способность населения, как и его реальные располагаемые доходы, снижаются уже 3 года подряд. Динамика розничных продаж в России также продолжает показывать снижение, в среднем на уровне 5% в год.  Общий уровень потребления падает, прихватив с собой средний чек.

Это означает, что розничная торговля становится все более сложным и все менее выгодным занятием, заставляя владельцев и менеджеров компаний думать о том, как вернуть себе прибыль на падающем рынке.

При этом, даже если не брать в расчет кризисные явления, перед современным ритейлом существует множество специфических вызовов времени:

  • Омниканальность, как необходимость присутствовать во всех сферах коммуникаций, где обитает потенциальный покупатель;
  • Необходимость обеспечения лояльности клиентов в условиях, когда 85% покупателей считают скидку лучшим возможным бонусом от продавца, а конкуренция превращается в войну скидок, на которой теряют деньги все участники (кроме покупателя);
  • Возрастающие объемы товарооборота по дропшиппинг-модели и рост популярности совместных закупок, исключающих участие розницы в канале продаж;
  • Необходимость обслуживания розничной инфраструктуры в случае крупных распределенных сетей, которой лишены онлайн-игроки, демонстрирующие впечатляющие темпы роста объемов продаж...

Вынужденный зарабатывать на падающем рынке ритейл начинает обращать особое внимание на детали, которые на растущем рынке если не игнорировались, то, как минимум, не ставились на первое место.

Стратегия, как обычно, выглядит простой: повышать продажи и снижать издержки. Повышение продаж достигается множеством способов, таких как: выход в онлайн (или укрепление существующих позиций в Сети), постоянное улучшение конверсии магазинов и повышение качества обслуживания клиентов, широкое внедрение POS-систем, мобильные приложения для покупателей и средства мобильной аналитики, разработка и внедрение программ лояльности и т.д. Над этими вопросами работают все ритейлеры мира — чего стоит, например, недавний эпатажный патент компании Amazon на создание складов-дирижаблей с доставкой товаров до покупателей дронами (СМИ, декабрь 2016).

Но мы хорошо знаем, что успех любой торговой компании определяется не только объемами продаж. Задача компании — получать прибыль, а для этого необходимо, чтобы издержки (себестоимость товаров и затраты на жизнеобеспечение торговой сети) были ниже, чем ее выручка. Выживают и развиваются те компании, которые умеют контролировать и снижать свои расходы. Сэм Уолтон, основатель крупнейшей торговой компании в мире — Walmart, в своих воспоминаниях прямо указывал на ключевую роль контроля за издержками в развитии компании: «Мы полностью посвятили себя воплощению именно этой идеи. Все работали как ненормальные, лишь бы снизить уровень затрат».

«Мы полностью посвятили себя воплощению именно этой идеи. Все работали как ненормальные, лишь бы снизить уровень затрат». Сэм Уолтон, Walmart

Современному ИТ-рынку есть что предложить розничной торговле. Существует множество компаний, которые помогают ритейлерам увеличивать продажи. Если говорить о том, чем занимаемся мы как внедренцы систем электронного документооборота (СЭД) и систем автоматизации бизнес-процессов, то наши решения, в первую очередь, помогают экономить деньги, снижая издержки и повышая прибыльность бизнеса.

Давайте рассмотрим детально, что современные СЭД /ECM системы могут предложить ритейлеру.

Снижение издержек в ритейле

Любая компания розничной торговли помимо фронт-офиса, развернутого лицом к покупателю (магазины и интернет-сайт, торговые зоны и продавцы), имеет подводную часть айсберга — бэк-офис, который обеспечивает гладкую и бесперебойную работу механизма передачи товаров от поставщиков к покупателям.

Например, в каждой торговой компании существует реклама и маркетинг, бухгалтерия и финансовый отдел, юристы, логистика и служба инженерной эксплуатации. Каждая из этих служб выполняет свои задачи в рамках определенных и устоявшихся (в большинстве случаев) бизнес-процессов. А если есть бизнес-процессы — их можно автоматизировать, оптимизировать и улучшить, достигнув желаемого сокращения издержек.

Чем именно автоматизация может быть полезна в различных областях деятельности бэк-офиса ритейлера? Давайте разберемся!

Мерчендайзинг и маркетинг

Для любого ритейлера оборачиваемость товара является важнейшим показателем. Обеспечивая высокую оборачиваемость товара, мы повышаем уровень прибыли от торговых операций в единицу времени.

В современном, перенасыщенном предложениями мире, мало какой товар продает себя сам. Для того, чтобы товар не превращался в товарные остатки, мертвым грузом лежащие на складах и полках, замораживая ценные оборотные средства, требуется активное привлечение покупателей и постоянная работа в точках продаж. Именно этим и занимаются службы мерчендайзинга, маркетинга и рекламы.

В крупных сетях ежедневно изготавливаются, доставляются и размещаются в торговых зонах магазинов тонны маркетинговых материалов. Каждый день разрабатывается, согласовывается и размещается наружная реклама, создаются и претворяются в жизнь различные маркетинговые мероприятия и рекламные кампании.

Все эти задачи по генерации спроса и его таргетированию внутри торговых зон можно (и нужно) централизовывать и упорядочивать. Заинтересованное лицо должно иметь возможность запускать процесс (например, заполнить заявку на разработку POS-материалов), исполнители должны качественно и в срок выполнять свои задачи в рамках процесса, а владельцы процесса должны получать отчетность и аналитику, чтобы сделать его еще лучше. И здесь мы можем вам помочь. Владельцы внутренних процессов предприятий в сфере ритейла должны получать отчетность и аналитику, чтобы сделать процессы еще лучше. В этом может помочь СЭД.

Владельцы внутренних процессов предприятий в сфере ритейла должны получать отчетность и аналитику, чтобы сделать процессы еще лучше. В этом может помочь СЭД.

Вот краткий перечень тех процессов мерчендайзинга и маркетинга, которые возможно автоматизировать с помощью СЭД / ECM систем:

  • Разработка новых POS-материалов (листовки, воблеры, рекламные и информационные стенды), актуализация и обновление существующих;
  • Своевременный заказ и доставка POS-материалов в торговые точки;
  • Составление, актуализация и обновление товарных матриц магазинов, планограмм выкладки товаров в торговых зонах;
  • Разработка планировки и оформления новых помещений;
  • Разработка и проведение рекламных компаний, создания дизайн макетов, производства аудиовизуальных материалов для рекламы на видеоэкранах в торговой зоне;
  • Заказ производства или самостоятельное производство рекламных материалов;
  • Документальное сопровождение процесса открытия новых магазинов, контроль сроков исполнения регламентных задач.

Все это реализуемо с помощью возможностей Docsvision в части управления бизнес-процессами. В частности, существенный опыт автоматизации подобных процессов в ритейле есть у компании «Диджитал Дизайн».

Эксплуатация инфраструктуры

Любая компания розничной торговли несет затраты на эксплуатацию принадлежащих ей или арендуемых торговых, офисных и складских помещений, торгового и кассового оборудования, автотранспорта — то есть на эксплуатацию своей инфраструктуры. Для сетевых компаний эти затраты могут быть весьма высокими, и их место в общих издержках предприятия может быть определяющим.

Поэтому очень важно, во-первых, осуществлять учет и аналитику этих затрат (что реализуется в основном с помощью различных учетных систем), и во-вторых, постоянно оптимизировать и повышать прозрачность и подконтрольность процессов, связанных с обслуживанием этой инфраструктуры.

К примеру, практически у каждого ритейлера существуют такие разовые или периодические задачи как: 

  • Выполнение текущих и капитальных ремонтов зданий и сооружений, инженерной инфраструктуры магазинов, офисных и складских помещений;
  • Монтаж, демонтаж, ремонт и техническое обслуживание торгового, кассового, антикражного и прочего специализированного оборудования в магазинах;
  • Поддержка программного обеспечения в точках продаж;
  • Строительство новых или реконструкция существующих торговых точек;
  • Клининг и прочее периодическое обслуживание магазинов;
  • Обеспечение пожарной безопасности объектов розничной торговли и многое другое.

Все эти процессы существенно различаются своими объемами, этапами исполнения, документальным сопровождением и количеством вовлеченных в них сотрудников. Если, к примеру, для выполнения мелкого ремонта можно установить регламентный срок в один день и выполнять работы на основании простой заявки, то в случае с проектом строительства нового магазина сроки могут измеряться месяцами, а количество различных этапов процесса — десятками и сотнями.

Все процессы разные, но объединяет их то, что каждый из них может быть автоматизирован. Задачи и процессы, связанные с эксплуатацией инфраструктуры в ритейле, разные, но каждый из них можно автоматизировать, чтобы повысить их прозрачность и подконтрольность.

Задачи и процессы, связанные с эксплуатацией инфраструктуры в ритейле, разные, но каждый из них можно автоматизировать, чтобы повысить их прозрачность и подконтрольность.

Благодаря автоматизации процессов, связанных с эксплуатацией инфраструктуры, ритейлер получает такие возможности как:

  • Полный контроль над соблюдением регламентных сроков выполнения работ;
  • Возможность оперативного согласования сложных условий работ и привлечения дополнительных ресурсов;
  • Система уведомлений и напоминаний о плановых сроках ремонтов и технических обслуживаний;
  • Отчетность и аналитика, позволяющая контролировать издержки и оценивать эффективность работы служб эксплуатации.

В целом автоматизация процессов, связанных с эксплуатацией инфраструктуры в ритейле направлена на снижение издержек и сокращение сроков выполнения работ, которые могут ухудшить или даже остановить работу подразделений торгового предприятия. Цель автоматизации в ритейле  — максимально снизить непроизводительные простои и потери в ежедневной торговой деятельности.

Цель автоматизации в ритейле — максимально снизить непроизводительные простои и потери в ежедневной торговой деятельности.

Перемещение и обработка документов

Чтобы передать товар розничному покупателю, его необходимо сначала получить у поставщика. Документооборот в розничной торговле складывается из того, что все операции закупки товара у поставщиков сопровождаются документами — товарными накладными, счетами-фактурами, сопроводительными документами. По сути, обработка этого потока документов — это и есть основной документарный процесс ритейлера.

В компаниях федерального масштаба документация от поставщиков ежедневно перевозится грузовиками в центры обработки. К счастью, рынок все быстрее движется в сторону организации юридически значимого электронного документооборота с поставщиками, который для ритейла уже зарекомендовал себя как очень эффективное решение. Но пока инерция большинства поставщиков не преодолена, можно с успехом использовать решения, позволяющие обрабатывать огромные массивы бумажной первичной документации, и тогда документооборот в розничной торговле становится более эффективным.

Организация системы приемки и обработки первичных документов от поставщиков позволит решить такие задачи как:

  • Приемка документации от поставщиков в точках продаж, без необходимости передачи их в центральный офис;
  • Формирование электронных реестров документов;
  • Организация единого (или региональных) центров обработки документов;
  • Организация процессов удаленного рассмотрения и верификации документов, с выдачей заключения поставщикам по месту нахождения торговой точки;
  • Обеспечение возможности оперативного поиска передаваемых документов;
  • Получение актуальной информации о движении документов с детализацией по их статусу и текущему местонахождению;
  • Снижение процента потери документов и повышение прозрачности процесса их движения.

Следующим логичным шагом является создание системы, которая будет осуществлять потоковое сканирование и распознавание первичных документов, передачу их в единый электронный архив, верификацию и согласование платежей.

Потоковый ввод первичных документов (организованный, например, на базе единого или регионального РЦО) позволяет существенно сократить временные затраты персонала на сканирование бумажных документов и внесение данных из них в учетные системы, тем самым освобождая время сотрудников для непосредственной работы с клиентами. Использование электронного архива позволяет систематизировать учет больших объемов документации и ускорить поиск необходимых документов.

Потоковый ввод первичных документов позволяет существенно сократить временные затраты персонала на сканирование бумажных документов и внесение данных из них в учетные системы

Подобные решения могут использоваться совместно с еще одним классом решений, существенно помогающим ритейлерам экономить деньги — системами юридически значимого электронного документооборота, речь о которых дойдет дальше.

Юридически значимый документооборот

Наиболее перспективным направлением в плане сокращения издержек на ведение документооборота ритейлера является переход на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) с контрагентами: в первую очередь, с поставщиками.

ЮЗЭДО дает возможность осуществлять обмен документами (например, первичными документами, договорами) с сохранением их юридической значимости через специализированных провайдеров EDI, что позволяет минимизировать затраты на физическую пересылку документов (теми самыми грузовиками), существенно сократить время обмена документами, уменьшить процент их потерь, и, как следствие, повысить оборачиваемость товара и лояльность поставщиков.

Система электронного документооборота в автоматизации этого комплексного процесса является интерфейсом, который связывает учетную систему ритейлера и облачный сервис провайдера ЭДО воедино, а также предоставляет возможности по согласованию документов с использованием ЭЦП. Такие технологичные платформы как Docsvision позволяют организовать интеграционный шлюз, фактически объединяющий множественных EDI-провайдеров, что делает обмен документами прозрачным для пользователей, автоматически направляя документы, отправляемые через различных операторов.

Система электронного документооборота является интерфейсом, который связывает учетную систему ритейлера и облачный сервис провайдера ЭДО воедино, а также предоставляет возможности по согласованию документов с использованием электронной цифровой подписи.

Система электронного документооборота является интерфейсом, который связывает учетную систему ритейлера и облачный сервис провайдера ЭДО воедино, а также предоставляет возможности по согласованию документов с использованием электронной цифровой подписи.

Более подробно юридические аспекты организации такого документооборота рассматривались на вебинаре Docsvision «Юридическое обеспечение электронного документооборота на предприятии».  А вопросы технической подготовке организации к переходу на юридически значимый документооборот с Docsvision были освещены на вебинаре «Подготовка организации к переходу на юридически значимый документооборот технические аспекты».

Системы, обеспечивающие ЮЗЭДО, все шире и шире распространяются в ритейле. К платформам, на которых строятся подобные решения и электронный документооборот в торговле, предъявляются высокие требования по производительности, масштабируемости и надежности, и Docsvision обладает всеми этими характеристиками, являясь удачным выбором в качестве платформы для организации юридически значимого электронного документооборота.

Юридическое сопровождение бизнеса ритейлера

Роль юристов в ритейле, вероятно, не так заметна, как, к примеру, в компаниях нефтегазового сектора, ежедневно проводящих многомиллионные сделки со сложными условиями реализации. Тем не менее, у юристов ритейлера всегда огромное количество важных дел.

Наиболее часто встречаются такие задачи как:

  • Обработка покупательских претензий, выходящих за рамки нормального претензионного урегулирования;
  • Выдача доверенностей на получение товара, заключение сделок и т.д.;
  • Разработка пакетов документов, использующихся в работе с поставщиками;
  • Сопровождение сделок с недвижимостью и ведение реестров собственности торгового предприятия.

На начальном этапе автоматизации оптимальным вариантом является создание системы обработки заявок в юридические службы, своеобразного сервисдеска, который даст возможность заявителям отправлять и контролировать, а юридической службе — диспетчеризировать и распределять входящий поток задач между сотрудниками. В итоге заявки обрабатываются быстрее, создается банк готовых решений и документов, формируется аналитическая отчетность и с каждым днем работа юридической службы становится эффективнее. 

Можно полностью автоматизировать работу юридической службы с помощью специализированного решения, предназначенного для автоматизации претензионно-исковой деятельности.

Если пойти дальше, то можно полностью автоматизировать работу юридической службы с помощью специализированного решения, предназначенного для автоматизации претензионно-исковой деятельности. Оно предоставляет собой набор инструментов и методологий, позволяющий наладить работу юридической службы в наиболее рисковой для предприятия области – в части претензионных и судебных споров с клиентами и поставщиками, регулирующими и контролирующими органами. Можно более подробно ознакомиться с решением для автоматизации работы юридических служб.

Снижение рисков работы с поставщиками

Даже если у вас небольшой магазин, а поставщиков всего несколько, поддерживать актуальность договоров и вести учет всех дополнительных соглашений, рамочных заказов на закупку, коммерческих условий и спецификаций уже сложно. Что уж говорить о крупных сетях, ассортимент которых может составлять миллионы SKU, а количество поставщиков — измеряться десятками тысяч. Необходимо четко отслеживать и контролировать исполнение договорных обязательств, вести учет и хранение документов, в том числе и для возможных претензионных и судебных целей.

Кроме того, эффективность договорной работы может напрямую влиять на прибыльность бизнеса. Если вы не работаете с поставщиками на условиях товарного кредита, то любые задержки в согласовании договора и проведении оплаты по нему приводят к упущенной выгоде — вы платите аренду и зарплату, имеете свободные полки, но не можете продавать товар — вы его еще не закупили. Такие задержки в поставках также приводят к снижению показателей оборачиваемости товара, искажая статистику и мешая акцентироваться на наиболее выгодных и ходовых для ритейлера позициях. 

Автоматизация договорного документооборота — одна из первых задач, решаемых в ритейле.

Автоматизация договорного документооборота — одна из первых задач, решаемых в ритейле. Договоров хозяйственного назначения, таких как договоры аренды торговых помещений, проектирования и создания инженерных систем, поставки, монтажа и обслуживания торгового оборудования, дизайну и размещению вывесок, изготовлению POS-материалов и других, у каждого ритейлера также более, чем достаточно. Здесь важно отслеживать, например, сроки истечения контрактов на обслуживание инфраструктуры, поскольку их нарушение может парализовать работу торговой точки, приводя к прямым убыткам.

Поэтому автоматизация договорного документооборота — одна из первых задач, решаемых (и более того, в большинстве случаев уже решенных) в ритейле. Docsvision предоставляет удобные решения по управлению договорным документооборотом и контрактной работой.

Вот лишь краткий перечень возможностей, которые предлагает электронный документооборот в торговле:

  • Учет и согласование договоров и прочей договорной документации;
  • Обмен электронными документами через провайдеров ЭДО;
  • Интеграция с учетными системами;
  • Работа в географически и организационно распределенных компаниях;
  • Мобильные рабочие места для согласующих менеджеров;
  • Поддержка работы с миллионами документов.

Не будем останавливаться на них подробно, тем более, что информация о них есть в соответствующем разделе. Скажем лишь, что они позволяют автоматизировать полный цикл контрактной работы, начиная от закупок и заканчивая контролем исполнения.

 

Воспользуйтесь отраслевым опытом Docsvision

Все перечисленные решения анализировались и реализовывались золотым партнером "ДоксВижн", отраслевым центром компетенции, компанией «Диджитал Дизайн» на базе Docsvision в различных компаниях розничной торговли, а за годы существования платформы были реализованы десятки проектов для предприятий ритейла.

Платформа Docsvision отличается гибкостью и легкостью настройки под требования конкретных проектов, лёгкостью интеграции с другими системами корпоративной инфраструктуры. Опыт успешного решения описанных и аналогичных задач в торговых компаниях различной специализации аккумулирован в ряде наших собственных IT-продуктов, что позволяет решать такие задачи быстрее, надежнее и дешевле. Имея представление о специфике построения систем документооборота и автоматизации для компаний этой отрасли, мы готовы делиться с Вами своими знаниями и опытом.

Для того, чтобы узнать больше о возможностях создания систем электронного документооборота для ритейла, посетите раздел внедрений в ритейле, посмотрите отзывы заказчиков и описания успешных проектов, информацию о решениях или задайте нам вопрос.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

// для сокрытия лишних сообщений от твитера, 2017-06-21