Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Организация, ведение и управление делопроизводством

Управление информацией компании требует четкой регламентации и структурирования. Контроль  как бизнес-процессов в целом, так и документов и сообщений в частности может осуществляться с помощью различных систем управления корпоративной информацией (ЕСМ-системы).

При этом задачи, которые стоят перед системами такого класса делятся на две группы:

  • организация делопроизводства и построение электронных архивов;
  • управление непосредственно бизнес-процессами.

Документы и сообщения, поступающие в компанию, должны проходить определенные стадии разработки, принятые регламентом организации. Кроме того, работа с любыми видами документов должна быть настроена в контексте общих бизнес-процессов, связана и консолидирована с ними. Принимая во внимание эти условия, ведение делопроизводства с помощью систем электронного документооборота должно отвечать следующим параметрам:

  • возможность работы с различными носителями (бумажные, электронные и цифровые документы);
  • наличие настроек, позволяющих объединять документы в контекстно связанные структуры;
  • возможность определять связи между документами, например, находить связь между разными версиями одного документа;
  • достаточная производительность для обработки большого потока бумажных документов с применением функций распознавания их реквизитов или содержания;
  • возможность группировать документы по различным критериям запросов для их удобного поиска.

При использовании автоматизированных систем для ведения делопроизводства процедура работы с документами не меняется кардинальным образом. К примеру, в первую очередь, входящие документы направляются на рассмотрение должностным лицам компании, которые уже накладывают резолюцию, согласно которой определяется маршрут документа. Система помогает отслеживать документ на всех этапах его обработки, которые могут изменяться в зависимости от условий.

Безусловно, документооборот на всех стадиях обработки должен быть защищен, поэтому управление делопроизводством должно выстраиваться таким образом, чтобы гарантировать конфиденциальность информации, а также невозможность ее копирования и несанкционированного изменения.  Необходимо также обеспечивать разграничение прав доступа различных категорий сотрудников к тем или иным документам. Такого рода защита обеспечивается как системными настройками, так и средствами шифрования и криптографии.

Автоматизированное ведение делопроизводства

Требования к системам, обеспечивающим автоматизированное ведение делопроизводства:

  • наличие справочника сотрудников, участвующих в процессах обработки документов с обозначением их роли в процессе, уровнем доступа к информации различного рода;
  • автоматическая идентификация документов по различным критериям для дальнейшей маршрутизации;
  • возможность определять маршрут документа в зависимости от обстоятельств, использовать типовые маршруты, создавать новые, при этом не нарушая настроек, предусмотренных корпоративной безопасностью;
  • возможность контролировать выполнение заданий и поручений независимо от исполнителя;
  • предоставление отчетов о состоянии бизнес-процессов и контроля общего документооборота;
  • использование таких средств защиты, как шифрование, криптография, возможность использование электронной подписи;
  • гарантия производительности всех операций.

Одной из важнейших задач делопроизводства является учет и контроль входящей и исходящей документации. Грамотная организация делопроизводства с помощью систем документооборота позволяет автоматизировать эти процессы, а также обеспечивать контроль исполнения заданий по ним. Кроме того, на протяжении всего жизненного цикла документа должен быть предоставлен доступ как к последним версиям документа, так и к его промежуточным версиям, что позволяет отслеживать изменение состояния документа.

Внутренний документооборот, который в некоторых компаниях бывает достаточно объемным, также может быть автоматизирован. Приказы, распоряжение, служебные записки, нормативные акты – современные системы позволяют настроить типовые и единичные сценарии их обработки.  Автоматизированное ведение делопроизводства внутренних документов, также, как и внешних, может предоставлять возможности отслеживания маршрутов, изменений, позволяет организовать их хранение.

Система Docsvision позволяет в короткие сроки организовать эффективное управление делопроизводством в организации любого масштаба и отраслевой специфики: обеспечить полный цикл обработки документов и их последующее хранение, настроить функционал контроля исполнения заданий.

Получить более подробную информацию вы можете в каталоге Docsvision.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса