Организация, ведение и управление делопроизводством
Информация, задействованная в бизнес-процессах предприятия, требует строгой регламентации и четкого управления. Для управления информацией, которая содержится в документах и сообщениях, используются различные системы управления корпоративным содержанием (ЕСМ-системы).
Задачи системы электронного документооборота можно разбить на 2 класса:
- организация делопроизводства и хранение документов с возможностью повторного использования (электронный архив)
- управление бизнес-процессами
Организация делопроизводства
Основной задачей ведения делопроизводства является управление документами и сообщениями, поступающими на предприятие. Все документы должны быть консолидированы и связаны с теми, или иными бизнес-процессами. Системы, обеспечивающие электронное ведение делопроизводства, должны:
- уметь интегрироваться с различными носителями коммуникациями (бумажные документы, электронные и цифровые документы)
- уметь объединять документы в структуры, связанные единой задачей (контекстом).
- уметь видеть связи между документами (связь родитель-потомок или связь между различными версиями одного документа)
- уметь обращаться с большим потоком бумажных документов, распознавать их реквизиты и содержание
- уметь обеспечить удобный и оперативный поиск, сгруппировать документы по любому запросу (категориям, реквизитам, тексты в теле документа)
На предприятии входящий документ должен быть рассмотрен должностными лицами. Должностное лицо составляет резолюцию – реакцию на входящий документ, решение о каких-либо действиях. Действия, которые определяются резолюцией для исполнителей на входящем документе, образуют маршрут документа. Маршрут зависит от условий, которые могут изменяться на каждом шаге движения документа.
На предприятии любые документы и их маршруты должны гарантировать конфиденциальность информации, доступность информации для тех, кто имеет к ней доступ, а также целостность информации. Под целостностью понимается неизменность содержания в теле документа и в журнале совершенных с ним действий. Конфиденциальность обеспечивается шифрованием документов, а также контролем прав пользователя системы делопроизводства.
Автоматизированное ведение делопроизводства должно соответствовать следующим требованиям:
- должен быть создан справочник должностных лиц, которые участвуют в работе с документами (уровень доступа, роль и организационная принадлежность)
- должна быть обеспечена автоматизация идентификации документов и выбора маршрута при большом потоке документов
- система должна сохранять типовые маршруты документов, создавать уникальные маршруты или изменять типовые маршруты в связи с обстоятельствами, не нарушая ограничения корпоративной безопасности
- должен быть создан контроль выполнения заданий, независимый от исполнителей
- система должна уметь предоставить отчетность по контролю документооборота и бизнес-процессов
- должны быть включены средства конфиденциальности и безопасности информации (шифрование и электронная подпись)
- система должна гарантировать производительность всех операций
Одной из важнейших задач управления делопроизводством является контроль действий над исходящими и входящими документами, созданными в результате обработки сотрудниками предприятия определенных вопросов. Эффективная организация делопроизводства требует автоматизации данных процессов, она должна фиксировать изменения состояния документов (входящих или исходящих) и действия по исполнению бизнес-процессов, а также обеспечивать представление информации.
Внутренние документы также подлежат автоматизации. Это могут быть служебные записки, нормативные документы, приказы, решения и другие виды документов. Процессы подготовки и обработки внутренних документов могут быть типовыми или единичными. автоматизированное ведение делопроизводства позволяет быстро и удобно создавать, хранить или корректировать документы (шаблоны), отслеживать их маршруты, а также обеспечивать контроль доступа к этим документам.
DocsVision позволяет максимально автоматизировать управление делопроизводством на предприятии: контролировать весь процесс работы сотрудников с документами, отслеживать маршруты документов, следить за ходом исполнения задач, а также хранить всю информацию в электронном архиве.
Получить более подробную информацию вы можете в каталоге DocsVision.