Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Согласование документов

Документы и работа с ними являются центром управленческой деятельности. Совершенствование процессов создания, согласования и обработки документов напрямую влияет на скорость и качество работы компании.

Согласование документов — очень важный процесс

Типовым, но очень важным процессом в каждой организации является согласование документов. Согласование может иметь различную структуру в зависимости от типа документа, структуры организации, вовлеченных участников и пр. Соответственно, настраиваться они должны по-разному.

Можно выделить следующие варианты согласования документов:

  • согласование текста документа;
  • согласование документа с ответственными лицами;
  • согласование документа с контрагентами.

Для разных видов согласования используются различные механизмы СЭД. На стадии разработки текста документа все пользователи вносят изменения в текст документа непосредственно в редакторе текста, и основная задача пользователей – отслеживание изменений, сравнение версий и пр. На стадии сбора согласующих подписей, основным инструментом в согласовании документов являются механизмы электронной подписи и формирования листа согласования. После утверждения согласование документов переходит в стадию согласования с контрагентом. В этом случае используются технологии меж-организационного обмена документами, формирование протоколов разногласий и пр. Современная СЭД, например Docsvision, позволяет автоматизировать все этапы согласования документов в электронном виде.

Очень многие организации по старинке согласовывают документы с помощью электронной почты. И так как почтовый клиент все же не предназначен для функций согласования, недостатков его использования больше, чем достоинств.

Главные особенности согласования документов с помощью электронной почты и СЭД

Во-первых, почтовый клиент не может отследить судьбу документа, всю карту его прохождения — кто участник согласования, кому пересылалось письмо, где найти более ранние версии документов и т.д. В Docsvision все зарегистрированные документы  имеют специальную «Карточку документа», в которой сохраняется вся история документа — кто его согласовывал, когда и какие замечания вносил каждый их участников.

Во-вторых, принимая по почте все варианты документов, созданные всеми участниками согласования, дальнейшее редактирование нужно проводить поэтапно, открывая каждый документ. И, например, чтобы свести все замечания в один многостраничный договор, над которым работало большое количество пользователей, потребуется время и усилия. Docsvision упрощает эту задачу, сразу внося все правки всех участников в единый документ.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса