Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

СЭД на крупном предприятии

Виктор Сущев

Виктор Сущев,
Директор по консалтингу «ДоксВижн»

28.10.2014

Система электронного документооборота на крупном предприятии имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при выборе платформы и организации проекта внедрения. Об этих особенностях мы постараемся рассказать в заглавной статье цикла и раскрыть их в дополнительных статьях по отдельным вопросам.

СЭД – одна из ключевых ИТ-систем крупного предприятия

Потребность в СЭД на крупном предприятии непропорционально выше, чем на малых и средних. Это обусловлено, в первую очередь, именно его размером, сложной организационной структурой, количеством подразделений, их территориальной изолированностью друг от друга. Потребность растёт не линейно по мере роста предприятия, а, как минимум, пропорционально квадрату численности сотрудников.

По мере того, как сотрудники из одной комнаты (малое предприятие) рассаживаются по нескольким комнатам и этажам (среднее предприятие), а потом по нескольким зданиям и территориально удаленным площадкам (крупное предприятие) – деловые коммуникации между ними усложняются и затрудняются, и простые методы коллективной обработки документов перестают быть эффективными. Нужна серьёзная система, базирующаяся на современных информационных технологиях, что и принято называть СЭД. Без этого работа предприятия становится неэффективной или даже фактически парализуется.

Поэтому система документооборота предприятия становится в один ряд с такими критичными для бизнеса системами, как системы управления финансами, производством, закупками, продажами, персоналом. Более того, именно сегодня СЭД зачастую находится в фокусе внимания собственников и топ-менеджеров. Это происходит потому, что прочие упомянутые системы начали развиваться раньше, и их задачи уже по большей части решены, а тема СЭД находится ещё в поисках своего оптимального воплощения.

Разнообразие задач СЭД на крупном предприятии

Прежде всего, задачи, возлагаемые на СЭД крупного предприятия, отличаются большим разнообразием. Начинается всё с традиционного делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). По этой части крупное предприятие сравнимо с органами государственного управления федерального и регионального масштаба. Это касается как интенсивности документооборота, так и применяемых методик. Фактически инструкции по делопроизводству крупных предприятий базируются на типовых инструкциях для федеральных органов исполнительной власти.

Но если в государственной организации (которая, по сути, является предприятием по обработке документов) этим всё в основном и заканчивается, то на крупном промышленном предприятии это только начало. Закупки сырья, материалов и услуг, производство и сбыт продукции – основные бизнес-процессы, сопровождаемые интенсивным документооборотом. Если крупное предприятие занимается разработкой продукции или предоставлением услуг – это тоже «документоёмкие» виды деятельности. Причём, если делопроизводство на всех предприятиях в значительной степени стандартизовано, то документооборот, связанный с производственными процессами, зачастую довольно специфичен для каждого предприятия, и это вносит дополнительное разнообразие.

Также, ввиду масштаба, даже вспомогательные задачи, которым на малых и средних предприятиях не уделяется столько внимания с точки зрения их автоматизации, на крупном предприятии становятся отдельной темой и разделом в СЭД. Это могут быть, например, процессы оформления командировок, обработки разнообразных внутренних заявок, кадровый и финансовый документооборот.

Поэтому современная СЭД крупного предприятия, кроме модуля традиционного делопроизводства, должна содержать достаточное количество вспомогательных прикладных модулей, и\или обладать высокой универсальностью и развитыми инструментами быстрой настройки\разработки, чтобы удовлетворить эти различные и специфические потребности.

Большое количество и разнообразие вовлеченных пользователей

Крупное предприятие – это тысячи и десятки тысяч сотрудников. На таких предприятиях даже только на уровне делопроизводства в работу с СЭД вовлечены сотни и даже более тысячи человек. Это сотрудники канцелярии, аппарата управления, заводоуправления, руководители подразделений, их секретари, помощники и т.д. Но чем глубже СЭД проникает в операционную деятельность, в основные и вспомогательные функциональные процессы, тем больше число пользователей, достигающее нескольких тысяч. При этом интенсивность работы и функции различных категорий пользователей СЭД начинают сильно отличаться. В соответствии с этим начинают различаться и их требования к интерфейсу СЭД.

Делопроизводители и прочие профессионалы по работе с документами (например, ответственные за договоры или другие типы функциональных документов) нуждаются в развитых многофункциональных интерфейсах. Но, в зависимости от выполняемых функций, даже при работе с одними и теми же документами, в рамках одного и того же процесса, пользователям нужен различный интерфейс. При этом один и тот же сотрудник в одном процессе может играть одну роль (например, инициатора процесса обработки документа), а в другом – другую (например, согласующего или контролёра). Отсюда возникает новое требование к СЭД: возможность настройки интерфейсов пользователя, в зависимости от его ролей в различных процессах.

Руководители при выполнении своих задач в СЭД предъявляют свои требования: наглядность, «всё под рукой» и ничего лишнего. А многие пользователи прикасаются к СЭД лишь время от времени, выполняя в ней простейшие действия: ознакомиться с документом, согласовать документ, выполнить задание и т.п. Для них в таких случаях нужен простой, лёгкий, интуитивно понятный интерфейс «одной кнопки». Лучше всего, если для работы с СЭД этим пользователям не придётся осваивать какие-то новые интерфейсы, а взаимодействие с СЭД происходит через уже привычные приложения – например, через электронную почту. Для крупного предприятия это не просто документооборот, это корпоративная система электронного документооборота, объединяющая сотрудников.  

Необходимость интеграции СЭД с другими ИТ-системами крупного предприятия

СЭД на крупном предприятии – важная, но далеко не единственная ИТ-система. Множество специализированных систем обеспечивают автоматизацию разнообразных задач управления предприятием: управление производством, запасами, готовой продукцией, финансами, персоналом и т.д. Причём документы и процессы их обработки тесно переплетены с большинством из них, а также связывают одни функции с другими в рамках этих процессов. Поэтому электронный документооборот компании должен иметь возможность интеграции с другими ИТ-системами как по справочным данным, так и при передаче управления и необходимой оперативной информации в рамках сквозных бизнес-процессов.

Так, например, при появлении\изменении информации, или выполнении определенных действий в одной системе, СЭД реагирует на это, загружая соответствующие данные, передавая их на обработку сотрудникам, а затем – в другую систему. Для взаимодействия с типовыми базовыми системами (службой каталогов, почтой, файловой системой, порталом) СЭД крупного предприятия должна иметь встроенные настраиваемые механизмы. Аналогичные механизмы могут существовать для распространенных ERP-систем. Но всех вариантов необходимой интеграции не предусмотреть, поэтому должны присутствовать универсальные низкоуровневые инструментальные возможности: открытый интерфейс прикладного программирования (API), экспорт-импорт XML, и пр. При наличии таких возможностей СЭД может быть интегрирована в ИТ-ландшафт любого специфического предприятия и проекта. 

Поддержка холдинговых и территориально-распределенных структур

Фактически любое крупное предприятие – это несколько юридических лиц. Они могут находиться на одной или нескольких территориально удаленных площадках, находиться в различных организационных отношениях: управляющая компания, филиалы, представительства, дочерние и зависимые общества, крупные обособленные производственные, сбытовые, сервисные предприятия и т.д. 

Если электронный документооборот внедряется на всю эту взаимосвязанную структуру, то к такой СЭД на предприятии предъявляются дополнительные особые требования. В первую очередь, логически структура справочника пользователей должна позволять отразить эту сложную оргструктуру «своих предприятий». При этом часто бывает, что одни и те же физические лица занимают различные должности в нескольких предприятиях. Нужно, чтобы они могли выполнять свои действия в системе в соответствующих контекстах от имени различных должностных лиц. Учитывая территориальную распределенность, соотношение интенсивности внутреннего документооборота площадок и документооборота между площадками, может возникнуть необходимость организации многосерверной структуры и взаимодействия между удаленными серверами (репликация, синхронизация, маршрутизация, и т.п.). Электронный документооборот в организации и, соответственно, система (СЭД) должна иметь для этого соответствующие механизмы межфилиального взаимодействия.

Требования по масштабированию, администрированию и безопасности

Ну и, наконец, крупное предприятие – это высокая нагрузка на систему. Тысячи документов и десятки тысяч заданий в день, тысячи одновременно выполняемых бизнес-процессов. СЭД должна обеспечивать достаточную производительность и быстродействие при таких нагрузках, иметь возможности масштабирования. В основе должна лежать современная трехуровневая архитектура (клиент – сервер приложений – сервер баз данных), разделяющая нагрузку по отображению интерфейса пользователя, бизнес-логике, обработке данных. Каждый из серверных уровней должен иметь возможности кластеризации для обеспечения масштабирования и отказоустойчивости. Благодаря этому при росте количества пользователей и интенсивности документооборота можно наращивать аппаратные мощности, обеспечивая требуемую производительность и быстродействие СЭД.

При большом количестве и территориальной распределённости пользователей также отдельной проблемой становится администрирование системы. Архитектура и арсенал средств администрирования должны позволять эффективно управлять всей системой из единого центра с минимальными трудозатратами на обслуживание. Несмотря на развитие чисто «вебных» интерфейсов, многие СЭД имеют клиентское ПО, устанавливаемое на рабочие станции для более эффективной работы. Для крупных инсталляций необходима возможность автоматической установки и обновления клиентов СЭД без участия администратора, при обращении их к серверу. Большое значение имеет также возможность автоматического распространения различных конфигурационных настроек на группы пользователей.

Повышенное внимание на крупных предприятиях уделяется безопасности ИТ-систем как с точки зрения их надежности, так и с точки зрения несанкционированного доступа. Архитектура СЭД должна обеспечивать устойчивость к сбоям, возможность быстрого восстановления после аварии. Как правило, информация, обрабатываемая в СЭД, очень чувствительна к разграничению доступа. Кроме базовых методов статической дискреционной безопасности (на основе списков доступа), бывает необходимо мандатное разграничение доступа (на основе меток безопасности «уровень доступа\уровень допуска»). Но поскольку информация в СЭД не статична, и ручные методы управления доступом в таких условиях слишком трудозатратны и медлительны, большое значение имеет возможность управлять не отдельными случаями, а правилами автоматического предоставления доступа на основе роли пользователя в контексте процесса, - так называемая «контекстно-ролевая безопасность». Дополнительную степень защиты достоверности данных, особенно при передаче данных из СЭД во внешний мир, обеспечивает применение электронной цифровой подписи. При этом важно обеспечивать ЭЦП не только на файлах документов, но и на метаданных, и по отношению к операциям, выполняемым в СЭД.

Docsvision на крупных предприятиях

Подытоживая требования к СЭД на крупном предприятии, это должна быть система:

  • основанная на современных информационных технологиях;
  • обладающая высокой производительностью;
  • предлагающая достаточное количество вспомогательных прикладных модулей;
  • обладающая высокой универсальностью и развитыми инструментами быстрой настройки\разработки;
  • с простым, интуитивно понятным интерфейсом для разных групп пользователей;
  • с возможностями интеграции с другими ИТ-системами;
  • с механизмами межфилиального взаимодействия;
  • отвечающая требованиям по масштабированию, удобству администрирования и безопасности.


СЭД Docsvision изначально создавалась как система для крупных предприятий. Уже первые внедрения Docsvision в начале 2000-х годов – это внедрения масштаба Октябрьской железной дороги и Министерства Экономического Развития и Торговли РФ.

Сегодня СЭД Docsvision обладает всеми необходимыми возможностями для документооборота крупного предприятия:


Следующие статьи цикла:

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса