Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

СЭД для банков

Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем Digital Design

Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем Digital Design

26.05.2016

Мир меняется. В эпоху цифровой трансформации банки и прочие финансовые компании становятся больше похожи на ИТ-компании, чем на традиционные финансовые институты. Их эффективность напрямую определяется скоростью, полнотой и эффективностью использования информации, а информационные технологии становятся основным конкурентным преимуществом.

На фоне этой общей тенденции имеются частные обстоятельства, особенно ярко выраженные в России сейчас: кризисное падение рыночного спроса, снижение объемов продаж банковских продуктов и изменение поведенческих стратегий клиентов, и пр. Все это ведет к снижению прибыли, а иногда и к убыткам, что требует обратить пристальное внимание на метрики текущей деятельности и возможности по улучшению ее эффективности.

Перед банками и прочими организациями финансового сектора сейчас в полной мере встают следующие вопросы:

  • Как снизить издержки и повысить эффективность бизнес-процессов?
  • Как соответствовать новым требованиям к скорости операций в условиях цифровой трансформации рынка?
  • Как снизить риски работы на регулируемом рынке?
  • И, наконец, как использовать возможности, предоставляемые кризисом, во благо бизнеса?

На эти вопросы, как минимум частично, помогут найти ответ системы электронного документооборота.

Переосмысление процессов

Если раньше клиент приезжал в отделение банка, для того чтобы выполнить любую операцию, то теперь он приезжает только один раз – подключить интернет-банкинг (и все чаще к нему для этого приезжает сам банк). Рутинные операции выполняются в сети, а в отделения банков клиенты приезжают только за особо сложными продуктами или в случае, когда личная явка является требованием закона (например, в случае открытия расчетного счета требуется идентификация личности). Если раньше клиент брал кредит в банке, где являлся клиентом в рамках зарплатного проекта или уже имел кредитную историю, то теперь он рассылает заявки на кредит в десятки банков сразу и кредитуется в первом же, который ее одобрит на приемлемых условиях. Таких примеров множество.

Жизнь изменилась. С точки зрения банковских технологий, это означает переосмысление и редизайн рабочих процессов, приспособление их к новым условиям работы. И целью должно быть не просто приспособление, а извлечение наибольшей выгоды, причем не столько для себя, сколько для клиента. Процессы должны измениться в соответствии с некоторыми ключевыми принципами, которые можно сформулировать так:

  • Процессы ускоряются, минимизируется количество задержек, вызванных человеческим фактором, исключается непродуктивная потеря времени между операциями процесса;
  • Количество участников процесса оптимизируется (если раньше банки могли себе позволить «лишнего» участника согласования, то теперь ряд функций или совмещен в рамках одной функциональной роли или исключен в отсутствии законодательно закрепленной необходимости). Любой согласующий — это, в первую очередь, время, клиенты в текущих конкретных условиях могут и не дождаться;
  • Процессы работают в соответствии с правилами, установленными потребностями бизнеса, а не с их интерпретацией конкретными людьми;
  • Процессы переходят в безбумажный электронный вид на как можно более раннем этапе, где это только возможно;
  • Весь документопоток находится под средствами централизованного мониторинга, контроля и проверки на соответствие политикам и правилам организации;

Такое изменение бизнес-процессов может быть достигнуто при использовании в качестве инструмента автоматизации СЭД. Как конечный результат — появляется возможность фокусироваться не на внутренней организации процесса обслуживания клиента, а на том, что действительно важно — на его потребностях и интересах. Несколько примеров приведено ниже.

Бежать впереди паровоза

Разработка и своевременный вывод новых тарифов и продуктов на рынок — тот самый процесс, который позволяет банкам успешно конкурировать, завоевывать новые ниши, предоставлять клиентам лучший сервис, и, в конечном итоге, получать прибыль.

С помощью возможностей СЭД по управлению бизнес-процессами можно оптимизировать процесс разработки и запуска новых предложений для клиентов. При этом, использование формализованных методик позволяет:

  • Существенно сократить длительность процесса разработки тарифов, банковских продуктов и пакетов предложений;
  • Повысить качество процесса за счет всестороннего анализа информации и своевременного принятия необходимых управленческих решений в соответствии с настроенными индикаторами;
  • Обеспечить вывод продуктов на рынок в нужное время.

С помощью средств коллективной работы СЭД, таких как единое рабочее пространство, совместная работа над документами, и прозрачный процесс согласования, в единый процесс вовлекаются бизнес-подразделения и бэк-офис, а также руководители, принимающие решения по ключевым параметрам продуктов и их выводу на рынок.

Утром — стулья, вечером — деньги

Для банков скорость в принятии решения по выдаче кредита означает разницу между приобретенным или потерянным клиентом. Прошли те годы, когда клиенты готовы были ждать одобрения своей заявки неделю — они хотят получать решения сразу.  Автоматизация согласования кредитных заявок с помощью системы электронного документооборота позволяет ускорить процесс оценки потенциального клиента банка перед выдачей кредита при гарантированном соблюдении всех нормативных требований по оценке.

В ходе автоматизации решаются такие задачи как:

  • Интеграция с различными системами банка для ускорения заполнения кредитной заявки (например, за счет автоматического заполнения справочных данных);
  • Категоризация документов, обеспечение комплектности документов по кредитной заявке (без необходимости ручного комплектования документов и проверки их комплектности);
  • Автоматический выбор маршрута согласования заявки и отправка ее на согласование;
  • Ускорение согласования, за счет выстраивания оптимального процесса.

Клиенту это дает возможность получить решение по своей заявке как можно быстрее, что в конечном итоге ведет к удовлетворенности работой финансовой организации.

В то же время, бизнес-подразделениям и бэк-офису банка предоставляются такие преимущества как:

  • Балансировка загрузки специалистов;
  • Хранение истории обработки заявки;
  • Возможность снятия метрик процесса и построения контрольных отчетов;
  • Генерация печатных форм документов «на лету».

Информация под рукой

Информация в быстром доступе является ключевым преимуществом при принятии решений.  Все банки ведут картотеки клиентских дел. Полноценная автоматизация этого процесса позволяет ускорить доступ работников банка к идентификационным, правоустанавливающим и иным документам клиента банка. Кроме того, появляются новые возможности для оценки рисков продажи банковских продуктов. Например, при выдаче кредитов появляется возможность оперативного получения и анализа кредитной истории и других документов взаимосвязанных объектов.

Возможности решения по ведению картотеки клиентских дел на базе системы Docsvision включают такие функции как:

  • Категоризация документов, обеспечение полноты комплектности документов по клиенту, предупреждение об истечении срока давности каждого конкретного документа;
  • Хранение версий документов и истории изменений;
  • Многофакторный поиск электронных досье, например, по временному интервалу действия, по дате и/или автору его ввода в хранилище, по принадлежности к юридическому лицу, по заданному контексту и т.д.;
  • Возможности установления и именования связей между: двумя юридическими лицами, юридическим и физическим лицом, двумя физическими лицами; индикация взаимосвязей в агрегированном виде;
  • Автоматическое выявление/поиск связей (в том числе выявление подобных взаимосвязей по косвенным признакам (общий адрес регистрации, пересечение по составу учредителей, родственные связи и т.п.).

Бизнес-подразделениям и бэк-офису предоставляются следующие преимущества:

  • Быстрота поиска документов и сокращение времени операций ведения картотеки;
  • Независимость от географического расположения сотрудников и отделений, обслуживающих клиента.

Единый архив

Единый архив документов банка является развитием картотеки клиентских дел и представляет из себя единое централизованное хранилище документов из различных информационных систем, с дополнительными возможностями по управлению обработкой бумажных документов.

Очевидно, что любое специализированное банковское решение затрагивает несколько информационных систем, как минимум СЭД и АБС (автоматизированные банковские системы). Интеграция процессов между приложениями бэк-офиса, и далее - между приложениями бэк-офиса и фронт-офиса, в итоге становится ключевой деталью, ведущей к удовлетворенности клиентов. В отличие от модели реализации сквозных процессов на базе одной системы (например, АБС), интеграционная модель дает больше гибкости для модификации и больше возможностей по «тонкой настройке» системы.

В случае создания единого архива, СЭД Docsvision может выступать в качестве хранилища, консолидирующего данные из различных систем, нормализующего эти данные в соответствии с заданными алгоритмами и предоставляющего единый защищенный и безопасный интерфейс доступа к ним. При этом, возможности поиска в условиях хранения миллионов записей становятся экстремально важны. Тратить минуты и часы на поиск документов и связей между ними — это непозволительная роскошь. Инструменты Docsvision позволяют сделать поиск по большим массивам документов и метаданных быстрым и результативным.

Тем не менее, к сожалению, полностью избавиться от бумажного документооборота не получится – многие операции все равно должны сопровождаться «твердыми копиями» документов. На помощь придет система управления архивом бумажных документов, позволяющая вести учет физического местоположения документов, контроль доставки документов из точек продаж в центры хранения, размещение, изъятие, перемещение и уничтожение бумажных досье. Это решение задействует возможности Docsvision по штрихкодированию документов, интеграции со средствами потокового ввода и распознавания, а также категорированного хранения пакетов документов.

Что еще?

Специализированные решения для банков на базе системы электронного документооборота Docsvision позволяют автоматизировать такие процессы как обработка документов валютного контроля, автоматизация процедур заключения договоров эквайринга с торгово-сервисными предприятиями, управление досье по зарплатным проектам, обработка документов по проблемным кредитным сделкам и многие другие. Для того, чтобы узнать о них подробнее — обратитесь к нашим экспертам и ознакомьтесь с описанием решений на нашем сайте.

Сделать больше при тех же ресурсах

Часто бывает, что банк вполне соответствует требованиям времени «извне», но его внутренняя сторона, остается архаичной и малоэффективной. Например, при наличии продвинутого интернет-банка для клиентов, согласование выделения ресурсов для поддержки системы интернет-банка внутри организации происходит с помощью старых добрых служебных записок на бумаге. Такое решение не выглядит эффективным, поскольку скорость прохождения бумажных процессов мала, а генерация ненужных артефактов (служебных записок) является пережитком прошлой, доцифровой эпохи.  

Что делать? Автоматизировать внутренние процессы!

Хотите, чтобы ваши сотрудники обрабатывали на 200% больше задач? Не имея возможности привлекать новые ресурсы в условиях кризиса и снижения продаж, достичь этого можно только повышением производительности труда сотрудников и ускорением операций. Сотрудникам необходимо дать инструменты для того, чтобы они работали максимально эффективно.

Здесь могут помочь средства групповой работы, предоставляемые СЭД Docsvision, такие как организация пространств рабочих групп, поддержка версионности документов в целях коллективной работы с ними, создание документов по шаблонам и разграничение доступа в соответствии с ролевой моделью групп.

Еще одно приложение Docsvision, ориентированное на реализацию задач класса сase management — модуль «Менеджер задач», позволяющий поддержать реализацию микро-проектов и микро-процессов, автоматизацию задач повышения продуктивности и групповой работы над совместными целями, при этом интегрированный с другими модулями платформы Docsvision.

Средства контроля исполнения поручений необходимы сейчас не только руководителям, но и самим сотрудникам. В огромном потоке задач, поступающих посредством разных каналов коммуникации: по электронной почте, устно, на основе совещаний, по план-графиками реализуемых проектов, из внешних корпоративных систем и т.д.,- легко потерять приоритеты и пропустить важные задачи. Отчетность Docvision в разрезе Мои задачи/Мои поручения, Сотрудник/Подразделение, Выполнено в срок/Просрочено позволит упорядочить работу над поручениями и даст почву для взвешенных административных решений.

И наконец, взгляните, сколько систем автоматизации используют работники банка в повседневной работе. Три системы? Пять? Десять? Чем меньше их будет, тем выше будет производительность труда, и ниже — непродуктивные затраты рабочего времени. Поэтому принцип единого окна становится крайне важным, а Docsvision, обладающая набором готовых интерфейсов сопряжения и инструментов по созданию кастомизированных интеграционных шлюзов (таких как открытый API, SDK, поддержка URL-адресации и обмена XML-данными) позволяет консолидировать на своей основе информацию из множества систем.

В конечном итоге работа над оптимизацией внутренних операций и процессов ведет к росту персональной производительности сотрудников и руководителей, и как следствие — к увеличению прибыли.

«Экономика должна быть экономной»

Не стоит забывать о ситуации, в которой в настоящее время находится наша экономика. Сейчас самое время экономить, и очевидной точкой приложения сил в этом направлении выглядит снижение операционных затрат.

Банки, как и любые организации, нуждаются в производственных ресурсах: офисных принадлежностях, логистических услугах, аренде и обслуживании офисных и площадей, оборудовании точек продаж и т.д.

Все это закупается на рынке, и процесс закупок может стать тем процессом, где удастся найти свободные средства. Закупки могут проводиться быстрее и дешевле, если они автоматизированы, поэтому областью применения СЭД становится автоматизация процесса закупки. Процесс этот комплексный, начинается он с обработки заявок на закупку, проведения тендерных комитетов, согласования административно-хозяйственных договоров. Каждый из этапов процесса имеет возможности для оптимизации. Решений на базе Docsvision позволяют автоматизировать такие процессы, как:

  • Планирование закупок (за счет сбора и публикации планов для внешних контрагентов),
  • Создание единой точки обращения в корпоративную службу закупок (за счет формирования и согласования заявки на закупку),
  • Инициация проведения закупки (подготовка тендерной документации и ее согласование),
  • Управление выбором поставщика (подготовка закупочной документации и ее согласование),
  • Организация работы коллегиальных органов (поддержка принятия решений и протоколирование решений),
  • Поддержка контрактной работы (контроль условий заключения контракта, контроль исполнения контракта).

Без права на ошибку

Многое изменилось в работе банков за последние годы, но их деятельность по-прежнему строго регулируется законодательством. Цена ошибки может начинаться со штрафов (например, при задержке предоставления информации в ответ на запрос налоговых органов) и заканчиваться отзывом лицензии (к примеру, при не предоставлении требуемой отчетности в срок).

Очевидно, что запросы от регулятора и государственных органов должны отрабатываться с должным качеством и в срок. На базе СЭД реализуются задачи по обработке входящей и исходящей корреспонденции, как в адрес регулятора, так и прочих контрагентов. Выделение приоритетных документов в отдельные потоки обработки позволяет отделу контроля в любой момент понимать, что происходит с запросом, где он находится сейчас, кто отвечает за его исполнение и когда он будет выполнен.

Не менее важным является поддержание нормативной базы банка в актуальном состоянии, своевременное обновление документов в соответствии с внешними изменениями и доведение документов до сведения всех заинтересованных лиц и подразделений. Это классическая задача документооборота, реализуемая на основе СЭД.

СЭД может также помочь организовать выполнение ключевых требований ЦБ, таких как, к примеру, хранение документов операционного дня (речь идет об исполнении указания ЦБ РФ 2346-У от 25.11.2009 «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»). В соответствующем решении на базе Docsvision данные операционного дня автоматически выгружаются из АБС в СЭД с помощью фонового процесса, после чего документы преобразуются, собираются в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам и проходят процедуру согласования с подтверждением ЭП. По данным из АБС система автоматически составляет опись документов, собранных в пакет, за чем следует выдача поручения ответственному сотруднику на запись отчуждаемого носителя (DVD). Далее следует процедура размещения носителей в двух территориально разнесенных подразделениях банка, в системе фиксируется физическое местоположение каждого пакета.

Внутренний документооборот банка также должен быть эффективным. Зампред правления банка, например, не должен подписывать приказ об установке каждого банкомата — у него есть более важные задачи. Согласование служебных записок и заявок (на расходование средств, в службу ИТ, в юридический отдел, на выдачу/возврат ТМЦ) может стать полностью безбумажным, и существенно более быстрым, за счет параллельного согласования и одновременного рассмотрения документа разными службами.

Банковский документооборот часто отягощается распределенной структурой операционных офисов и филиалов и выстраивание эффективных внутренних процессов невозможно без наличия инструментов для оценки их текущего состояния — и именно СЭД может стать первым шагом к достижению настоящей эффективности.

Эффективная система административного документооборота и управления процессами — одно из ключевых преимуществ банка, и одно из главных средств его защиты от рисков, неизбежных при работе на регулируемом рынке.

Платформа

Наш бизнес — построение и сопровождение систем управления бизнес-процессами и документами в корпорациях и группах компаний, в том числе финансового сектора. Мы готовы помочь как консультанты (на этапе выстраивания процессов и обоснования инвестиционных проектов) и как инженеры (имея опыт и наработки по построению систем документооборота в различных инфраструктурных условиях). В проектах мы используем ведущую российскую платформу автоматизации бизнес-приложений Docsvision, отличающуюся гибкостью настроек и простотой интеграции как с автоматизированными банковскими системами, так и другими системами корпоративной инфраструктуры. Благодаря нашему огромному опыту и множеству собственных наработок на базе платформы, мы имеем возможность предложить, спроектировать и реализовать наиболее эффективное решение.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса