Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Управление внутренней документацией

Внутренняя документация — это весь объем официальных бумаг, разработанных для применения в рамках предприятия. Они создаются согласно указаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой они были подготовлены, классифицируются по различным признакам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим параметрам.

Внутренние документы подразделяются по следующим направлениям:

  • организационно-правовые — учредительный договор, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции;
  • информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения;
  • трудовые — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, контракты, лицевые счета;
  • финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации, главная книга;
  • распорядительные — постановления, решения, приказы, распоряжения;
  • личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов. К ним относятся различные заявления, справки и другие важные информационные файлы.

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по распределению перечисленных документов, обозначению правил их оформления и перемещения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию в системе. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив.

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Повсеместное распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объемов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях. На смену бумажным журналам и таблицам пришли их цифровые аналоги. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы управления данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное последствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторская компания, налоговая инспекция). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по выбранному факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

  • установление процедур и указаний руководящего характера;
  • разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
  • формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
  • подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
  • решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision проработаны с учетом богатого опыта внедрений в крупныз и средних компаниях  и понимания задач, которые необходимо предусмотреть в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Выбор Docsvision в качестве платформы для автоматизации сопровождается следующими преимуществами:

  • экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность интеграции с другими корпоративными решениями;
  • высокий уровень конфиденциальности информации;
  • поддержка быстрого ввода ручным или автоматическим способом;
  • хранение данных согласно созданным папкам и обеспечение отдельного доступа для разного типа пользователей;
  • большой набор атрибутов, приписываемых тому или иному документу;
  • поддержка простой электронной цифровой подписи для отображения факта ознакомления с информацией.

Дополнительные услуги

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесет максимальную пользу предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы со всеми параметрами системы. Помимо услуг по внедрению системы электронного документооборота, которые оказывают как партнеры «ДоксВижн» самостоятельно, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по направлениям, соответствующим разрабатываемым продуктам. При желании может быть проведен семинар для отдельной компании по узкой тематике. Небольшие вопросы, возникающие в рамках работы внедренного продукта, можно решить, воспользовавшись консультацией от специалистов «ДоксВижн» или услугой авторского надзора. После внедрения системы СЭД Docsivision заказчики получают техническую поддержку.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
// для сокрытия лишних сообщений от твитера, 2017-06-21