Электронный архив документов

• 
  Владимир Андреев
• 11 января 2020
• Статьи

Предпосылки создания электронного архива в компании

С годами существования любой организации в ней накапливается большое количество различной документации. Чтобы не складировать папки с различными бумагами, всё больше предприятий создают электронный архив документов.

Создание электронного архива – что именно под этим подразумевается? Под организацией электронного архива документов в компании мы понимаем реализацию части функций комплексной СЭД, которые обеспечивают долгосрочное хранение документов. Систематизация информации посредством электронного архива решает следующие задачи: способствует более быстрому нахождению нужного документа, отслеживанию движения договоров и прочих нормативных актов компании, а также более эффективному управлению делопроизводством. Электронный архив особенно важен в случае, когда нужно обеспечить централизованное или распределённое хранение документов компании, которые весь или часть своего жизненного цикла проходят в электронном виде (разрабатываются, обрабатываются, исполняются или хранятся).

Каким предприятиям необходим электронный архив?

Несомненно, организация электронного архива особенно важна для крупных холдингов – им важно поддерживать свой электронный архив, так как ежедневно через организацию проходят тысячи различных бумаг, которые необходимо не только оперативно обрабатывать, но и хранить. Цифровизация архива компании не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени сотрудников. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры современной компании. Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для бизнеса любого масштаба, и для малого бизнеса в том числе. Несмотря на то, что небольшие фирмы не нуждаются в комплексном контроле за документооборотом, электронный архив станет залогом того, что все бумаги компании находятся в порядке. Начинать надо с малого, и в случае развития организации до масштабов среднего или крупного бизнеса, опыт ведения электронного архива документов сыграет своё дело на благо и прибыль компании.

Запись вебинара об организации электронного архива на предприятии

Функции и требования к электронному архиву организации

Электронный архив должен обеспечивать хранение как документов, созданных в результате автоматических процессов обработки, так и размещённых сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах. Цель максимум – добиться, чтобы электронный архив стал единственным местом, где хранится контент и документы компании. Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предоставлять целый ряд сервисов для владельца, для конечных пользователей и для приложений корпоративных информационных систем. Одна из ключевых возможностей СЭД - создание и организация электронного архива (платформы для электронного документооборота и цифровых бизнес-процессов, например Docsvision, отвечают всем актуальным требованиям как с технической, так и с нормативной точки зрения).

Подробно о требованиях к электронному архиву документов, его функциях и условиях для успешного внедрения в любой компании можно прочитать в нашем методическом руководстве.

Реализация требований к электронному архиву на примере СЭД Docsvision

Для полноценного функционирования электронного архива СЭД должна отвечать некоторым условиям. Рассмотрим, как реализуются выше обозначенные сервисы и функции электронного архива документов на примере функций системы Docsvision:

• Структуризация хранения. Docsvision позволяет создавать электронный архив документов компании, включающий один или несколько серверов, имеющий произвольную структуру. Структуру электронного архива формируют иерархические папки документов, которые могут создаваться пользователями и приложениями. Для папок могут быть определены различные ограничения, например, на хранимые в папках типы документов. Имеется возможность создавать виртуальные деревья, размещая в иерархиях ссылки на папки и так называемые виртуальные (поисковые) папки. С папками могут быть связаны различные представления, по-разному отображающиеся данные документов, хранящихся в электронном архиве и т.д.

• Разграничение доступа. Docsvision обеспечивает гибкие и разнообразные механизмы разграничения доступа в Электронном архиве, как на уровне дискреционной, так и мандатной безопасности. Доступ к документам или папкам может быть представлен различным пользователям, группам и ролям. Особо нужно отметить так называемую ролевую безопасность, в которой доступ к документам электронного архива может определяться в зависимости от их содержимого. Электронный архив может содержать как внешние, так и внутренние документы, поэтому ему нужна надёжная система защиты на различных уровнях менеджмента. Иными словами, электронный архив документации должен быть доступен руководству предприятия в большей степени, нежели рядовым менеджерам.

• Поиск. Docsvision поддерживает все необходимые для современного электронного архива документов средства поиска: полнотекстового, атрибутивного, с возможностями сохранения шаблонов поисковых запросов и созданием виртуальных папок.

• Интеграция со средствами обработки документов. Пользователи могут осуществлять сохранение документов и сообщений электронной почты в электронном архиве непосредственно из приложений Microsoft, При использовании структурированных шаблонов атрибуты документов будут доступны в качестве метаданных для атрибутивного поиска в электронном архиве и для обработки в бизнес-процессе. Данные возможности позволяют сотрудникам системы полностью отказаться от хранения документов в файловых архивах и пользоваться надежным централизованным архивом документов.

• Средства интеграции с корпоративными приложениями. Docsvision обеспечивает различные механизмы, которые позволяют корпоративным приложениям использовать систему в качестве хранилища документов, используемых в приложениях. Развитый API, интерфейс WebService, возможность загрузки и выгрузки документов в XML формате обеспечивают бесшовную интеграцию средств электронного архива документов Docsvision и различных приложений. Поддерживаются готовые модули интеграции с электронной почтой, сервисами операторов ЭДО, 1C, SAP и другими корпоративными системами.

• Масштабирование. Архитектура Docsvision предоставляет различные инструменты и способы масштабирования, которые позволяют создавать высоконагруженные электронные хранилища. Большое количество проектов в крупнейших российских компаниях демонстрирует возможности использования системы в качестве корпоративного архива электронных документов.

• Надёжность системы. Конечно, система сама по себе должна быть надёжна и стабильна. Для подтверждения производительности электронного архива нужны соответствующие тестовые испытания. Электронный архив документов Docsvision подходит по всем стандартам и самым жёстким требованиям, что неоднократно подтверждено результатами нагрузочного тестирования.

Нагрузочное тестирование электронного архива документов

В ходе тестового испытания решения на основе Docsvision и Microsoft SQL Server, которое используется в банке ВТБ24, был реализован сценарий одновременной работы в архиве документов 5000 пользователей. Производилась эмуляция 10 типов операций по работе с карточками и документами, поиску и обмену данными в архиве документов. В час в системе электронного архива производилось более 2 млн операций, общий общем базы данных составил 5 Тб: 50 миллионов сканированных изображений, 60 миллионов карточек документов. По результатам нагрузочного тестирования специалисты компаний-разработчиков и ИТ-специалисты компании-заказчика подтвердили, что архив документов, построенный на платформе Docsvision и Microsoft SQL Server, способен выдерживать высокие нагрузки и является надежным решением для построения электронного архива документов крупной компании.

Другой пример – нагрузочное тестирование платформы Dosvision в ПАО «Акционерная компания «АЛРОСА». Основной интерфейс работы с электронным архивом в компании – web-клиент Docsvision. Тестирование подтвердило применимость платформы для работы с реестрами документов в количестве свыше 20 млн., c нагрузкой 7 000 одновременных пользователей, что покрывает потребности крупного холдинга на горизонте в 13 лет. Нагрузочные тестирования будут продолжаться, предварительно в ходе разработки платформы было подтверждено быстродействие работы архива при одновременной активности 120 000 пользователей.

Создание электронного архива с учётом тренда на цифровую экономику и перевод документооборота в электронный вид становится не выбором, а необходимостью для большинства компаний. Для успешного внедрения и развития электронного архива можно выбрать готовые ИТ-решения от отечественных разработчиков, экспертиза которых подтверждена десятками реализованных проектов.

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»