Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Автоматизированная система документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления

23.06.2014

Специфика автоматизации задач ДОУ в органах местного самоуправления

Сергей Кайгородцев

Сергей Кайгородцев,
компания «Юнидок».

Принимая во внимание специфику работы государственных органов власти, для которых работа с документами является ключевым «производственным» процессом, и, учитывая ярко выраженный директивный подход к управлению, на первое место следует поставить задачу автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ), а не просто внедрение электронного документооборота в широком его смысле.

Ведь именно качественная автоматизация ДОУ позволяет органу власти демонстрировать перед вышестоящими организациями отличные показатели исполнительской дисциплины и соблюдение нормативных сроков исполнения документов и поручений, установленных законодательством.

Кроме архиважной задачи автоматизированного контроля исполнения документов, также следует выделить целый набор специфических для отрасли задач, таких как:

  • документирование (т.е. автоматизированное формирование бланков документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и альбома фирменного стиля организации к оформлению документов);
  • интеграция с системой Межведомственного электронного документооборота, в частности, для взаимодействия с вышестоящим региональным органом государственной власти;
  • интеграция с порталом государственных услуг, с целью оказания муниципальных услуг гражданам в электронном виде;
  • интеграция с порталом муниципалитета с целью автоматизированной выгрузки документов, подлежащих обязательной публикации на основании Федерального Закона № 8-ФЗ от 09.02.2009г;
  • соответствие положениям Федерального Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011г. «Об электронной подписи»;
  • выполнение требований Федерального Закона № 152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных» и т.п.

Также нельзя забывать и о традиционных задачах автоматизации документооборота и хранения документов в электронном виде

  • Автоматизация обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
  • Обработка внутренних документов (организационно-распорядительных документов, решений коллегиальных органов);
  • Согласование документов;
  • Исполнение поручений;
  • Ведение номенклатуры дел и формирование электронного архива.

Весь этот комплекс задач можно решать как с помощью типовых приложений Docsvision, так и с помощью приложений компании «Юнидок», разработанных с учетом лучших отраслевых практик, либо комбинируя оба этих способа.

Docsvision — платформа для эффективной автоматизации задач муниципалитетов

Опираясь на гибкость платформы Docsvision и легкость интеграции с другими системами, мы неоднократно реализовывали специальные модули в различных органах муниципального управления (речь об этих решениях пойдёт чуть ниже). Кроме заказных разработок, Docsvision имеет ряд готовых типовых решений общих задач (для автоматизации работы канцелярии, управления совещаниями, обработки обращений граждан и т.п.), что позволяет муниципалитетам малых городов также строить небольшие решения на платформе Docsvision.

Преимущества Docsvision для автоматизации документооборота в муниципалитетах:

  • Система представлений (виртуальных папок), адаптированных под роли пользователей;
  • Развитые средства поиска;
  • Возможность настройки типовых резолюций, с учетом всех видов контроля исполнения;
  • Конструктор согласований;
  • Гибкий графический модуль управления деловыми процессами;
  • Поддержка всех видов ЭП, согласно положениям Федерального Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011г. «Об электронной подписи»;
  • Наличие сертификата системы Docsvision по закону о защите персональных данных 152-ФЗ.

Список ключевых приложений компании «Юнидок», разработанных для муниципальных заказчиков:

  • «Обращение граждан» и «Обращение организаций» в соответствие с требованиями Федерального Закона № 59-ФЗ от 02.05.2006г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Приложения позволяют эффективно обрабатывать обращения, используя: регистрацию обращений из нескольких источников, проверку уникальности заявителя, все особенности работы со сроками и контролем, внутриведомственное взаимодействие, автоматическое формирование бланков писем заявителю и другим органам, интеграцию с электронными приемными, автоматизацию всего жизненного цикла — от обращения до оформления ответа с контролем сроков.

  • «Муниципальные услуги»;

Приложение позволяет повысить эффективность оказания муниципальных услуг за счет таких инструментов, как: проверка уникальности заявителя, автоматическое формирование расписки в получении документов, приложенных к заявлению, выбор услуги из справочника услуг, интеграция с электронными приемными, автоматизация всего жизненного цикла оказания услуги — от обращения до оформления ответа с контролем сроков.

  • «Жалобы»;

Приложение позволяет эффективно автоматизировать весь цикл обработки всех видов жалоб.

  • «Правотворчество» (для городской думы);

Приложение позволяет готовить вопросы для их включения в повестки заседаний комиссий и Думы, обеспечивать формирование и согласование пакетов документов, имеющих отношение к вопросам, просматривать вопросы и входящие в них пакеты документов к повесткам заседаний в специальном WEB-интерфейсе.

  • «Интеграция с порталом муниципалитета»;

Модуль обеспечивает публикацию документов на портале и передачу данных из электронных приемных в Docsvision.

Более подробную информацию о компании «Юнидок» и ее разработках можно найти на сайте www.docoborot.com.

Практика внедрения АСДОУ в органах местного самоуправления на примере Администрации города Екатеринбурга 

Наша компания выполнила ряд проектов в органах местного самоуправления с общим количеством пользователей более 2 тысяч человек. В том числе, проекты в Екатеринбургской городской Думе, где автоматизирован процесс подготовки заседаний постоянных комиссий и Думы, а также наш крупнейший проект — в Администрации города Екатеринбурга.

Характеристики проекта в Администрации города Екатеринбурга:

  • К системе подключены все органы (42 подразделения) Администрации города Екатеринбурга, включая 7 Администраций районов города;
  • Настроено более 1700 рабочих мест пользователей;
  • С помощью системы Docsvision обрабатывается более 300 тыс. документов в год, или более 80% всех документов Администрации города Екатеринбурга.

Вклад Docsvision в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга:

1. Сокращены сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителей (с 1-2 дней до 5-10 минут).

2. Оптимизированы маршруты движения документов, исключено дублирование и повторная регистрация.

3. Сокращено время создания документа (при использовании шаблонов).

4. Создан единый электронный архив документов.

5. Сокращено время поиска нужных документов по реквизитам.

6. Объединены в единый делопроизводственный цикл все подразделения,  включая территориально удаленные.

7. Автоматизированы инструменты для контроля исполнительской дисциплины.

8. Руководители всех уровней  имеют возможность осуществлять контроль сроков исполнения своих поручений в режиме online.

9. Исполнители видят состояние собственной исполнительской дисциплины в режиме online.

10. Разработано более 70 отчетов.

11. Разработаны шаблоны документов для каждого органа Администрации: (более 200 печатных форм).

12. СЭД Docsvision обеспечивает полную прозрачность работы с документами. Показатели исполнительской дисциплины улучшились в 1,5 раза за один год.

Наш опыт реализации подобных проектов в муниципалитетах и взаимодействие с высококлассными специалистами в области методологии организации ДОУ в органах местного самоуправления, дают нам глубокое понимание специфики отрасли и позволяют эффективно решать поставленные задачи.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления Docsvision Администрации города Екатеринбурга заняла первое место в рейтинге журнала «Деловой квартал» ТОП-30 самых громких IT-проектов 2010 года в городе Екатеринбурге. Проект победил в номинации «Решения по автоматизации процессов госуправления». Организатором конкурса выступил журнал «Деловой квартал» г. Екатеринбург.

Рейтинг «Самые громкие IT-проекты года» был сформирован методом экспертного опроса и оценки публичных IT-проектов, реализованных в Екатеринбурге. Были опрошены специалисты, занятые в IT-отрасли, и топ-менеджеры профильных компаний. Эксперты оценивали новизну, значимость проектов для рынка, соответствие тенденциям развития IT-сектора на Урале и масштаб серийных решений.

Проект также отмечен дипломом «За новации и оригинальные решения» РОО «Гильдия Управляющих Документацией» (май 2012г.).

 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса