Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Автоматизация договорного процесса на предприятии

Михаил Захаров

Михаил Захаров,
руководитель продуктового направления «ДоксВижн».

22.10.2014

Работа с договорами — основа всех документных процессов большинства предприятий, за исключением, возможно, государственных органов. Это подтверждается фактами: при рассмотрении задач автоматизации, в первую очередь, смотрят на договоры.

При кажущейся простоте набора атрибутов самого объекта "договор", процесс его обработки не является простым, поскольку содержит сложную логику и состоит из разных подпроцессов.

Рассмотрим, какие составляющие есть в таком процессе как работа с договорами.

Создание и регистрация

В первую очередь, это создание и регистрация. Договор (на этапе создания — это некая черновая версия) должен быть создан в виде файла и должным образом зарегистрирован. Системы электронного документооборота (СЭД) с легкостью позволяют это сделать, поскольку договор ничем не отличается от других объектов: это документ с набором атрибутов. Важно, чтобы СЭД поддерживала версионность документов, поскольку по набору версий можно проследить историю внесения изменений.

Согласование

Второй этап - это согласование. Это самая большая часть, и именно ее чаще всего подразумевают заказчики при рассмотрении автоматизации договорного процесса.

Согласование - это сложный процесс, который при этом является специфичным для каждого предприятия. Маршруты согласования могут зависеть от типа договора (денежный или безденежный), от суммы, от контрагента. Участники или этапы согласования могут добавляться по ходу. При этом важно, чтобы система СЭД обладала инструментами для построения маршрутов любой сложности. Именно так можно добиться наиболее точного соответствия автоматизированного процесса согласования реальным правилам предприятия.

При согласовании важно учесть еще один момент. Помимо внутреннего согласования есть еще и этап согласования с контрагентом: договор нужно переслать контрагенту, он его должен согласовать, и факт его согласования должен быть отмечен в СЭД. Обычно при автоматизации данного процесса предполагается, что электронная версия договора пересылается по обычным каналам связи и обрабатывается вручную. «Высшим пилотажем» автоматизации является передача подписанной версии между системами документооборота каждого из контрагентов через каналы обмена юридически значимыми документами типа Диадок.

Исполнение

После того, как документ подписан, наступает этап исполнения договора. Данный этап автоматизируется по-разному, в зависимости от того, является ли сторона заказчиком или исполнителем по данному типу договора. В любом случае, эта часть тесно связана с заданиями и контролем исполнительской дисциплины. Завершение работы по этапу договора закрывается актом, который фиксируется в СЭД и должен быть связан с сохраненным договором.

Отдельной темой является связь с финансовыми и бухгалтерскими системами. Очень часто этот процесс не рассматривается. В СЭД автоматизируют процессы регистрации и согласования, а финансовые и товарные транзакции обрабатываются в ERP системах. Некоторые СЭД, и Docsvision в том числе, позволяют интегрироваться с ERP-системами для организации сквозного бизнес-процесса работы с договорами.

Выше мы рассмотрели составные части автоматизации работы с договорами. На что еще следует обратить внимание перед началом подобного проекта? Конечно, на организацию доступа к договорам и разделении прав. Причем в двух аспектах: доступ к конфиденциальной информации и запрет на внесение изменений в договор на определенных стадиях.

Разделение прав основывается на двух функциях СЭД: ролевой доступ и состояние объекта в системе. Роли позволяют определить, что именно может выполнять пользователь. Например, автор договора имеет полные права, а сотрудник подразделения автора только читать текст договора. Состояния же можно связать с ролями. Например, роль — согласующее лицо может вносить правки в текст договора, только когда тот находится в состоянии «На согласовании».

На рынке существует много решений, позволяющих автоматизировать договорной процесс, но только системы электронного документооборота позволяют автоматизировать все его составляющие части, а не только какую-то одну.

 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса