Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ «МФЦ ИО»)

Заказчик — компания: Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ «МФЦ ИО»)
Заказчик — город: Иркутск
Заказчик — отрасль: Услуги
Проект — пользователи: 100
Проект — партнер: RKIT Group
Версия Docsvision: Docsvision 5
Проект — разрешено к публикации
Год завершения проекта: 2014

Краткое описание — Характеристика организации:

Государственное автономное учреждение Иркутский областной Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (ГАУ «МФЦ ИО») дает возможность гражданам получать одновременно несколько услуг по принципу «одного окна». В настоящее время функционируют 4 крупных представительства МФЦ по Иркутску (5-40 окон) и 13 филиалов МФЦ «Мои документы». 

Краткое описание — Характеристика решения:

  • Docsvision 5 
  • 7000 документов за год 
  • 100 пользователей
  • Территориальная распределённость филиалов
  • Прикладное решение от RKIT «Делопроизводство и контроль исполнения»

Сеть МФЦ стала активно развиваться в 2014 году. При большом объёме оказываемых услуг и большом потоке документов, не было чётко отлаженного документоооборота. На момент открытия предприятию необходимо было поставить под контроль процесс согласования, сделать движение  документов прозрачным и создать единое информационное пространство: как в центральном подразделении, так и в территориально удаленных. При открытии первого офиса многофункционального центра в Иркутске было принято решение установить систему, которая позволит систематизировать всю документацию и выстроить бизнес-процессы с ноля. 

Задачи:

  • организовать электронный документооборот,
  • создать технологические регламенты,
  • автоматизировать филиалы.

Руководителю проекта со стороны заказчика важно было организовать согласование документов, написать «с чистого листа» регламенты по делопроизводству и с помощью СЭД придерживаться этих регламентов. В результате анализа были определены основные бизнес-задачи. Одним из главных условий при выборе СЭД была расширяемость системы, возможность подключения новых территориально-распределённых филиалов, организации централизованного документооборота во всех филиалах. Целью проекта была комплексная автоматизация делопроизводства всего предприятия, включая действующие филиалы. 

Этапы:

  • экспертиза бизнес-процессов ГАУ «МФЦ ИО» аналитиками RKIT Group
  • настройка прикладного решения под особенности работы предприятия. На площадке ГАУ «МФЦ ИО» было поставлено решение «Делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины». 

Сроки:
Март 2014 - реализация пилотного проекта по автоматизации базового делопроизводства
Апрель 2014 – опытная эксплуатация.
С 1 июля 2014 года – все документы согласовываются внутри МФЦ в электронном виде.
На данный момент в ГАУ «МФЦ ИО» с системой работает около 100 активных пользователей, включая удаленные рабочие места в филиалах.

Результаты

  • Решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:
  • Работа с входящими, исходящими документами
  • Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные
  • записки)
  • Согласование проектов документов
  • Поддержка библиотеки типовых документов
  • Типовые рабочие места сотрудника и руководителя
  • Работа с личными поручениями
  • Контроль выполнения задач исполнителями

Благодаря решению работа по регистрации и согласованию документов проходит быстро, эффективно соблюдаются регламенты. Каждый сотрудник, работающий в системе, может контролировать свои задачи, а руководители оперативно получают информацию об исполнении выданных ими  поручений. Обеспечена удаленная работа территориально разнесенных по области обособленных подразделений. Проведено обучение сотрудников: для пользователей и частично по администрированию и разработке. В ближайших планах ГАУ «ИО МФЦ» автоматизация других бизнес-процессов
предприятия, сертификация специалистов Многофункционального центра по курсам Docsvision.

Скачать описание проекта Скачать описание проекта
 → 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса