Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

НТФФ Полисан, ООО

НТФФ Полисан, ООО Заказчик — компания: НТФФ Полисан, ООО
Заказчик — город: Санкт-Петербург
Заказчик — регион: СПб и Ленинградская обл.
Заказчик — отрасль: Здравоохранение и медицинская промышленность
Заказчик — тип предприятия: Производство лекарственных препаратов
Заказчик — количество сотрудников: 1500
Проект — стадия проекта: эксплуатация
Проект — тип внедрения: внедрение партнера, развитие и поддержка - специалистами компании
Проект — пользователи: 100
Проект — партнер: Экспертные решения
Проект — дата начала: 2007
Проект — дата окончания: 2015
Версия Docsvision: 5.3
Проект — разрешено к публикации
Год завершения проекта: 2007
Класс внедрения BPM: Отраслевые

Краткое описание — Характеристика организации:

ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» (г. Санкт-Петербург) разрабатывает и производит лекарственные препараты. Продукция реализуется на российском рынке, экспортируется в страны ближнего зарубежья и юго-восточной Азии. В компании работает порядка 1500 человек. «Полисан» входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний-экспортёров.

http://www.polysan.ru/

Краткое описание — Характеристика решения:

В 2005 производство было переведено на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), в связи с чем к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены определенные правила. Кроме того, ведение документации на бумажных носителях с увеличением объёмов стало неудобным, выливалось в потери документов и времени на согласование. Возникла необходимость в автоматизации процесса обработки документов и создании единого электронного хранилища. 

Выбор системы Docsvision был обусловлен возможностью наиболее эффективной и удобной для конечного пользователя реализации. Проект продолжается несколько лет, за это время в контур автоматизации вошли ключевые внутренние процессы компании. 

Реализация проекта. Этапы. 
Автоматизация документооборота СМК 
2006 г. – реализовано управление документацией СМК на платформе Docsvision. Организовано единое хранилище документации СМК с возможностью просмотра всех внесенных изменений и замечаний на всех этапах согласования. 
Сформирован реестр документов (с двумя уровнями группировки: по типу документа и по состоянию).

Обеспечена маршрутизация документа между участниками процесса, версионность документов, построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа.

В результате этого этапа получен инструмент, благодаря которому значительно повысилось качество и эффективность работы сотрудников с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, исключена возможность потери документов, решена проблема удаленности структурных подразделений, а руководителям дана возможность следить за качеством работы своих сотрудников. Повышен уровень контроля исполнительской дисциплины. 

После удачного внедрения в промышленную эксплуатацию блока управления документацией СМК автоматизация документооборота компании была продолжена. 

Работа с корреспонденцией, договорами и организационно-распорядительной документацией
Сформирован реестр документации, реализованы регистрация и рассылка получателям входящей корреспонденции, регистрация и согласование исходящей корреспонденции, автоматическая нумерация документов. 

Согласование договоров 
Процесс оказался наиболее трудно поддающимся автоматизации. 
•    Сложности при начальной постановке задачи: как должна выглядеть карточка договора? 
По итогам тестовой эксплуатации карточка была дополнена всеми необходимыми полями.
•    Трудности при формировании списков согласующих лиц, в зависимости от различных факторов. 
Был решён вопрос со списками согласующих для всех типов договоров, возможность вручную дополнить список. 
•    Задержки при отсутствии на рабочем месте участников процесса 
Добавлены новые опции автоматической и ручной пролонгации.
•    Человеческий фактор - сотрудники неохотно работали с системой. 
Был выпущен Приказ генерального директора о согласовании в Docsvision. Cозданы отчёты по исполнительской дисциплине: первый показывает, какое количество циклов по каждому договору понадобилось инициатору на его согласование; второй - насколько согласующие лица укладываются в сроки согласования. В компании нормой согласования договора с момента поступления согласующему лицу задания является 2 дня.
•    Сложности при наполнении справочника контрагентов - не было единого стандарта. 
Проблема была решена путём синхронизации справочников контрагентов Docsvision и ERP-системы Infor, в которой этот справочник всегда в порядке.

Согласование приказов и распоряжений
Согласование приказов и локальных нормативных документов -- Рассылка исполнителям и заинтересованным лицам -- Контроль за исполнением
К этому моменту сотрудники уже окончательно привыкли к работе в Docsvision. Процедура согласования осталась прежней, но в модуле, помимо последовательного согласования, впервые реализовано и параллельное, и пользователи имеют возможность выбора.  
После окончания согласования приказ или распоряжение рассылается в виде задания на исполнение исполнителям и в виде задания на ознакомление сотрудникам из списка получателей. Для каждого приказа формируются отчеты по исполнению и ознакомлению.

По окончании этого этапа автоматизации документооборота сотрудники компании начали ощущать все удобства системы, и в отдел АСУ стали поступать заявки от различных подразделений на автоматизацию их специфических процессов.

Счета на оплату
Создание счета из карточки договора -- Согласование -- Интеграция с системой Infor ERP LN

Автоматизация согласования счетов на оплату и выгрузка их в ERP-систему Infor. В карточку договора добавлена функция создания карточки счета на оплату, прописаны маршруты согласования, в зависимости от подразделения инициатора и статей бюджета. Реализован шлюз между Docsvision и ERP-системой. 
Реализация этого модуля значительно облегчила работу финансово-экономической службы:
•    контроль финансовой дисциплины в части своевременности оплаты, 
•    сокращение затрат на проверку соблюдения организационно-регламентирующих мероприятий при согласовании счетов,
•    облегчение контроля исполнительской дисциплины, исключение потери счетов,
•    своевременное поступление информации об оплате инициатору. 

Согласование внутренней документации
Универсальный инструмент согласования для любых внутренних документов, для которых нет отдельного модуля (служебные записки, модули отдела рекламы и др.). Возможен выбор типа согласования (последовательное/параллельное), создания приложений к документу и модификации действующего документа.

Интеграция с другими системами
Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами, что значительно облегчило работу бухгалтерии и отдела персонала.

Заявки в отдел снабжения (интеграция с Infor ERP LN)

Согласование должностных инструкций

Заявки на покупку авиа и ж/д билетов

Согласование нарядов (на проведение тематических лекций методологами и лекторами)

Заявки на корректировку бюджетов подразделений

Рассылка документации по валютному контролю

Результаты проекта внедрения СЭД Docsvision: 
•    Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что помогает заключать выгодные соглашения с крупными зарубежными компаниями;

•    Повысилось качество работы сотрудников с документацией;

•    Хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшили риск несанкционированного доступа и утечки информации;

•    Экономия ресурсов (отпала необходимость в доставке документов курьерами между удаленными структурными подразделениями, экономия бумаги). 


Отзыв 
Коноплев Евгений Андреевич, инженер по АСУП: 

«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники компании «Полисан» пользуются уже много лет, и она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого и успешного прохождения ряда ключевых внутренних коммуникаций, облегчения задач различных групп пользователей - это видно даже по количеству автоматизированных на сегодня процессов. Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на все 100%, и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля. 
Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше». 

Скачать описание проекта Скачать описание проекта
 → 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса