МЭР (Министерство экономического развития РФ)

В рамках ФЦП «Электронная Россия» в Минэкономразвития России в 2005 году была внедрена система на базе платформы Docsvision, позволяющая организовать безбумажный документооборот как внутри Министерства, так и между ведомствами. На базе платформы Docsvision компания Digital Design реализовала для Минэкономразвития систему электронного документооборота (СЭДО). В структуру управления деятельностью Министерства также входят система управления проектами, внутренний и внешний порталы Министерства, торговая площадка и другие информационные системы.

СЭДО Министерства является основой автоматизированного делопроизводства, на базе и в интеграции с которой функционирует ряд подсистем, такие как работа с законопроектами и работа по учету приказов, электронные административные регламенты. С введением СЭДО в эксплуатацию эффективность работы с документооборотом в Минэкономразвития России была существенно повышена: среднее время исполнения поручений уменьшилось в 1,5 раза, количество просроченных поручений уменьшилось более чем в 5 раз за это же время; доведение задания до конечного исполнителя в среднем по всем департаментам сократилось с 19-ти дней до 2-х; количество приказов по Министерству, доступных в электронном виде возросло с 10 до 100%; число входящих документов, доступных в электронном виде выросло с 30 до 100%.

Задача

Задачи, стоявшие при внедрении системы документооборота, заключались в том, чтобы создать инфраструктуру автоматизации управления, которая предоставляет достаточное количество информации для принятия решений, и включить в электронный документооборот конечных исполнителей, обеспечив прозрачность процессов исполнения поручений до их уровня. Для создания системы, предназначенной для решения указанных задач, в ходе тендера была выбрана компания Digital Design и платформа автоматизации документооборота Docsvision.

Решение

В сжатые сроки была внедрена система электронного документооборота на платформе Docsvision, создана инфраструктура автоматизации документооборота в виде базовых служб, реализованы механизмы групповой работы, инфраструктура автоматизации регламентов, процессы создания и согласования резолюций и процесс контроля исполнения, а также решены организационные проблемы и проведено обучение сотрудников.

На первом этапе главной задачей являлось создание инфраструктуры работы с электронными документами. В ходе первоочередных работ стала доступна в электронном виде входящая корреспонденция; было реализовано доведение документа и резолюции до конечного исполнителя посредством СЭДО; был разработан проект регламента согласования исходящих документов; был введен в обращение электронный телефонный справочник сотрудников Министерства; организован web-доступ к СЭДО; а также появились отчеты по исполнительской дисциплине. В это же время проводилось обучение пользователей и доработка функциональности системы в соответствии с их пожеланиями.

На втором этапе был осуществлен переход к полному циклу работы с документами; была введена подсистема контроля деятельности и оперативных отчетов; СЭДО подготовили к запуску подсистемы электронно-цифровой подписи; были реализованы сервисы напоминаний. На этом же этапе была реализована система учета законопроектов; система планирования деятельности Министерства и осуществлен запуск подсистемы раскрытия информации (на сайте Министерства на странице http://projects.economy.gov.ru публикуются результаты работ по проектам ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», выполненным по линии Минэкономразвития России. Это является прецедентом для органов государственной власти в сфере раскрытия несекретной информации и введению в хозяйственный оборот результатов НИОКР, оплаченных за счет средств федерального бюджета).

Кроме того, был осуществлен ввод в действие специализированных подсистем, таких как соотнесение деятельности с планами, рубрикация и формализация документов, автоматизация проектных процессов. Появились средства моделирования и автоматизации бизнес-процессов, возможность off-line работы, возможность обмена электронными документами. Важно, что теперь можно проводить анализ эффективности деятельности сотрудников Министерства, используя объективные данные из системы электронного документооборота.

Результат

На данный момент в системе работает более 1500 сотрудников Министерства на всех уровнях; ежедневно регистрируется более 1000 документов и накладывается около 3000 резолюций; суммарный документооборот составляет более 200 тысяч документов в год. 
Изначально, после внедрения и освоения СЭДО сотрудниками Департамента управления делами, количество подключенных пользователей составляло 200, а к настоящему времени система развернута более на 1500 рабочих мест. С системой электронного документооборота работают сотрудники Министерства всех уровней: Министр, заместители Министра и их помощники; директора департаментов и их заместители, помощники и секретари директоров департаментов; начальники отделов и их заместители, а также конечные исполнители.

В ходе проекта по созданию СЭДО были полностью автоматизированы процессы деятельности, связанные с оборотом входящих, исходящих и внутренних документов:

• прием и регистрация входящей корреспонденции;
• потоковое сканирование;
• создание резолюций и выбор исполнителей;
• ознакомление с входящим / внутренним документом;
• подготовка и утверждение проектов исходящих и внутренних документов;
• регистрация исходящих / внутренних документов; передача документов в архив;
• контроль исполнения резолюции и документов.

Преимущества системы

• потоковое сканирование;
• повышение эффективности корпоративных методов работы над документами Министерства;
• повышение качества контроля за состоянием документооборота, исключение утраты отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
• сокращение времени поиска документов и соответствующей информации;
• сокращение затрат на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени;
• обеспечение внедрения информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в виде текстовых и графических файлов «электронных образов»).

Успешный опыт Минэкономразвития России по автоматизации документооборота на платформе Docsvision послужил примером и для других Министерств и ведомств. В частности, на сегодняшний день на платформе автоматизирован документооборот в таких ведомствах, как Минпромторг России, Минрегион России, Росрыболовство, Росграница и др.

2014: Внедрение распознавания печатных документов и конвертации

Компания Digital Design выполнила работы по модернизации СЭД Министерства экономического развития Российской Федерации. Система обеспечивает работу уже 2000 пользователей. Переход СЭД Министерства экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России) на новую программную платформу был обусловлен необходимостью расширения ее функциональных возможностей. СЭД, разработанная компанией Digital Design на базе платформы Docsvision 4.5, позволила оптимизировать процессы подготовки, регистрации, передачи и согласования документов, а также обеспечила промежуточный и итоговый контроль исполнения документов.
Особенностью проекта стало внедрение ПО оптического распознавания и конвертации документов. Нововведение сделало возможным полнотекстовый поиск по документам в системе, что, в свою очередь, повлияло на сокращение времени на нахождение документов и нужной информации для всех пользователей СЭД.
 
Внедрение и настройка модуля «Автоматизированное рабочее место» руководителя на iPad обеспечило в системе автоматизацию функций руководителя, в частности процессов согласования документов, формирования поручений и контроля их исполнения. Этот модуль разработан компанией Digital Design с учетом особенностей работы руководства, он включает в себя оптимизированный интерфейс и возможность бесперебойной работы в СЭД как удаленно, так и в режиме офлайн. 
 
В рамках проекта в СЭД был выделен особый модуль — «Поручения особого контроля», работающий с поручениями и указаниями Президента Российской Федерации, а также поручениями Правительства Российской Федерации. Кроме того, был разработан и внедрен модуль работы с циклическими поручениями, позволяющий отслеживать исполнение цепочки выданных поручений в Минэкономразвития России. Решение о привлечении компании Digital Design к выполнению работ по модернизации СЭД Минэкономразвития России было принято на конкурсной основе. 
 
Модернизация СЭД Министерства – необходимый шаг. Внедрение новых модулей позволило расширить функциональность и задействовать ряд универсальных процессов, в том числе процесс согласования с использованием электронной подписи. В рамках проекта специалистами Digital Design было проведено обучение сотрудников Министерства.

2015: Автоматизация управленческой деятельности

В конце 2015 года компания «Диджитал Дизайн» успешно завершила проект по расширению функциональности СЭД. Целями работ были повышение эффективности и надежности функционирования СЭДО, обеспечение ее соответствия законодательным требованиям к обмену электронными документами, а также достижение совместимости работы программного обеспечения «Автоматизированное рабочее место Руководителя» с новой версией операционной системы.

В настоящий момент в СЭДО работают свыше 2400 пользователей и автоматизирован значительный объём документооборота: ежедневно в системе регистрируется около 4 000 документов. В рамках проекта модернизации было выполнено расширение функциональности модуля СЭДО, разработанного подрядчиком, которое позволило интегрировать систему с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО). В свою очередь, эта интеграция обеспечила информационное взаимодействие Минэкономразвития по МЭДО в соответствии с современной нормативно-правовой базой в части обмена документацией с использованием электронной подписи.

В ходе работ был установлен необходимый пакет обновлений, модуль «АРМ Руководителя» адаптирован под новую версию операционной системы iOS, благодаря чему обеспечена совместимость решения и ОС.

«АРМ Руководителя» установлено на около 40 рабочих мест, среди которых руководители разного уровня. Проект модернизации системы позволил повысить эффективность и надежность функционирования СЭДО Минэкономразвития России.

Партнёр

Один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России — оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ.