Электронное делопроизводствона платформе Docsvision
Автоматизация системы делопроизводства: регистрация документов, рассмотрение, резолюции, контроль сроков и исполнения, номенклатура дел. Обработка и хранение входящих, исходящих и внутренних документов в системе.
Стоимость решения
Проблема
На обработку и пересылку бумажных документов уходит много времени и денег. Высокие риски дублирования или потери обращений, ошибки при вводе данных, нет единых шаблонов. Непонятно,
где и в каком статусе находятся документы.
Нарушение регламентов и сроков обработки заявок.
где и в каком статусе находятся документы.
Нарушение регламентов и сроков обработки заявок.
Решение
Автоматизируем делопроизводство и коммуникации, обеспечивая загрузку всех входящих обращений и документов в единую систему. Оптимизируем процесс обработки, задаём маршруты для документов внутри компании и по внешним запросам. Организуем прозрачную унифицированную систему электронного делопроизводства организации с инструментами контроля сроков и регламентов.
Эффективная система электронного делопроизводства
Управляем документами и исполнением задач
Автоматическая регистрация и обработка
Ускоряем подготовку документов
Настроенные маршруты, шаблоны и автоответы — система современного делопроизводства сама проводит всю предварительную обработку документов. Снижается нагрузка на сотрудников и ускоряется процесс.
-
Быстрая регистрацияПри регистрации документа автоматически создаётся его карточка, формируется название и номер согласно правилам нумерации. Часть полей заполняет система, в другие — данные передаются из справочников, если ввести первые буквы значения.
-
Образцы и автозаполнениеПреднастроенные шаблоны помогают быстро сформировать готовый документ. Например, заполняем данные в карточку исходящего письма, и система сама выведет текст на фирменном бланке, сохранит в указанном формате (docx, pdf, png, jpg и др.) и отправит адресату.
-
Обработка бумажных экземпляровСистема распознаёт скан-копии документов, автоматически регистрирует, маркирует штрихкодами, создаёт связи с другими файлами и направляет на рассмотрение ответственным.
-
Интеграция с другими системами и порталамиДля автоматической загрузки документов в Docsvision доступны интеграции с внешними ресурсами: корпоративной электронной почтой, сайтом и другими источниками.
Система электронного документооборота в делопроизводстве — это удобно
Упрощаем работу с документами
От скорости обработки документов зависит оперативность всей организации. Перевод процесса в электронный вид уменьшает сроки и трудозатраты, исключает риск потери или дублирования документов.
-
Лёгкий и мобильный интерфейсWeb-клиент платформы Docsvision позволяет работать в системе через интернет с любого устройства: компьютер, планшет или смартфон. Интерфейс адаптируется к роли и обязанностям сотрудника. 95% пользователей считают наш интерфейс простым и удобным.
-
Удобные оповещения
Система делопроизводства предприятий направляет уведомления на электронную почту, и адресат сразу из письма может завершить своё задание, ответив на полученное сообщение. Так, например, все сотрудники смогут подтвердить ознакомление с внутренним приказом, даже не заходя в СЭД.
-
Рассмотрение, согласование, электронная подписьВесь цикл работы с документом можно провести в электронном виде, быстро и из любой точки мира, где есть интернет: посмотреть, сформировать резолюцию и подписать. Решение поддерживает все виды подписи по ФЗ-63 «Об электронной подписи».
-
Соблюдение регламентов и сроков ответаПравила обработки документов настраиваются в соответствии с регламентами компании и нормативными требованиями к срокам ответа на обращения. В дальнейшем система автоматически контролирует исполнение этих регламентов и формирует напоминания.
Поиск. Доступ. Контроль исполнения.
Контролируем все этапы делопроизводства
Все входящие, исходящие и внутренние документы в единой системе: можно разграничить права доступа, быстро найти нужный документ и контролировать ход обработки.
-
Хранение и быстрый поиск
В системе учёта и делопроизводства можно найти все нужные документы по реквизитам или по тексту приложенных файлов. Гибкие настройки безопасности позволяют разграничить права доступа с учётом роли пользователя и статуса документа.
-
Контроль перемещения бумажных документовВ решении можно вести электронный журнал учёта приёма-передачи бумажных оригиналов, отображая, когда, кем и кому был передан документ, где он сейчас физически размещён.
-
Электронные журналыУдобные функциональные журналы с реестрами документов, которые легко можно настроить под любую задачу: доступна группировка по виду, получателю и другим реквизитам.
-
Сводные отчётыУдобные инструменты визуализации и контроля исполнения документов. Например, отчёт по ознакомлению с приказом выводит информацию, кто и когда завершил задание, а кто — ещё нет.
Посмотрите вебинар и демонстрацию решения
Вебинар о ключевых функциях системы, которые необходимы для организации эффективных процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами в электронном виде.
Показаны различные сценарии, которые можно реализовать в решении.
Показаны различные сценарии, которые можно реализовать в решении.
Примеры внедрения
Использование систем электронного делопроизводства Docsvision началось с 2011 года для управления большим количеством регламентированных процессов. Начиная с автоматизации «канцелярии», постепенно включая всё новые задачи делопроизводства и документооборота, сегодня система объединяет свыше 7 500 пользователей.
Docsvision автоматизирует работу с 40 видами документов, действуют 23 сценария, например, для обработки входящих и исходящих, подготовки и согласования распоряжений. Процессы делопроизводства прозрачны, движение документов легко контролировать. Систему автоматизации делопроизводства используют свыше 500 сотрудников компании, в том числе топ-менеджмент.
Кому это нужно?
Выгоды решения
«Делопроизводство»
«Делопроизводство»
-
Руководитель: оптимизация контроля исполнения поручений и документов, снижение затрат на ведение бумажного делопроизводства.
-
Делопроизводитель: гарантия соблюдения регламентов и корректного оформления документов, автоматизация их учёта, исполнения и хранения.
-
Секретарь: сокращение времени и трудозатрат на обработку документов, контроль их перемещения и этапа жизненного цикла.