Электронный документооборот для предприятий ЖКХ: «Водоканал» Новокузнецка при поддержке ECMGroup.Pro перешёл на новую версию Docsvision

• 27 июля 2016
• Новости

В 2016 году Новокузнецкий «Водоканал» приступил к работе с документами в СЭД на базе Docsvision 5.4. Сегодня на предприятии автоматизировано не только базовое делопроизводство и работа по согласованию договоров, но и ряд процессов по управлению качеством. Реализована интеграция с информационной системой жилищно-коммунального центра. Более 150 сотрудников ежегодно обрабатывают в системе порядка 30 000 документов. Проект осуществляется при поддержке компании ECMGroup.Pro. 
 
Политика ООО «Водоканал» четко ориентирована на высокое качество и бесперебойность оказания услуг, повышение прибыльности за счет минимизации совокупных издержек, внедрение новых технологий и методов управления. Впервые СЭД на базе Docsvision была внедрена несколько лет назад, когда необходимо было ускорить и упростить внутренние процессы и, в конечном итоге, сократить себестоимость услуг на фоне всеобщего роста тарифов в сфере ЖКХ.

При выборе платформы решающую роль сыграли возможности создать масштабируемое и гибкое решение, обеспечить дальнейший рост и развитие системы в соответствии с потребностями бизнеса. Решающим фактором при выборе подрядчика – компании ECMGroup.Pro – стал уровень компетенции специалистов, их опыт автоматизации крупнейших компаний России, а также партнерский подход к разработке проектного решения. 

На базе платформы автоматизирован ряд бизнес-процессов и областей делопроизводства: работа с организационно-распорядительными документами, ведение договорной работы, постановка задач и контроль исполнительской дисциплины. Кроме того, автоматизированы некоторые процессы по управлению качеством: в системе ведётся работа с мнением и обращениями сотрудников в карточках «Голос сотрудника» и «Проблема», обработка рационализаторских предложений, работа с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями. Система установлена в 9 локациях, соединенных между собой каналами связи. 

Константин Знобищев, руководитель проекта, ИТ-директор компании: 
«Система уже 6-й год успешно используется в нашей компании и приносит эффект. Рецепт успеха нашего проекта – тенденция к пошаговому расширению функциональности, использование актуальных версий системы, поддержание всей инфраструктуры в актуальном состоянии, активное вовлечение в проект службы качества и сотрудничество с надежным бизнес–партнером ECMGroup.Pro»

Интеграция с информационной системой жилищно-коммунального центра реализована с целью привязки входящих сообщений к клиентам и формирования единой истории обработки обращений клиента – физического лица. В Docsvision обеспечен функционал передачи документов (входящих писем, заявлений, служебных записок, исходящих писем) в базу ИС ЖКЦ: посредством выбора ключевых параметров клиента инициируется связывание текущего документа с лицевым счетом выбранного клиента, в результате чего в ИС ЖКЦ для лицевого счета клиента отобразятся связанные документы. 

Развитие системы со стороны компании и платформы со стороны вендора привело к тому, что в 2015 году в ООО «Водоканал» был осуществлён перевод решения на последнюю версию платформы Docsvision 5, обеспечивающую новый функционал и производительность. 

Технически решение представляет собой настройку стандартных приложений Docsvision, с использованием Модуля расширенного согласования, разработанного партнером ECMGroup.Pro. За время работы над проектом создано более 40 шаблонов карточек в СЭД. 

В 2016 году решение было переведено на новейшую версию платформы Docsvision 5.4. Подробное описание проекта доступно в формате pdf. 

Екатерина Камчатова, исполнительный директор ECMGroup.Pro:
«Проект – яркий пример совместного активного вклада, высочайшей ответственности и продуманной инициативы. Водоканал – пример Заказчика, адекватного рынку и бизнес-потребностям предприятия, успешности во внешне-рыночной и корпоративной политике. Общаться с таким Заказчиком приятно и профессионально комфортно. Система на сегодня интегрирована с ключевыми приложениями, покрывает ключевые процессы и охватывает целевых пользователей СЭД»