Аудит быстродействия СЭД Docsvision в компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» позволил улучшить показатели работы системы

• 27 сентября 2016
• Новости

Систему электронного документооборота в компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» используют порядка 1500 сотрудников. В 2016 году нами был проведен аудит быстродействия СЭД. Вместе с компанией-заказчиком делимся результатами! 

Компания «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» перешла на электронный документооборот в 2010 году, когда на базе платформы Docsvision был автоматизирован ряд ключевых процессов: согласование и учет договоров, ряда внутренних и организационно-распорядительных документов, учет входящей корреспонденции, сделана синхронизация с «1С». Решение включало как настройку стандартных приложений, так и разработку собственных бизнес-процессов, карточек и отчетов. Сегодня «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» осуществляет поддержку и развитие СЭД на базе Docsvision самостоятельно – силами высококвалифицированных сотрудников.

С момента, когда система была спроектирована и внедрена, на неё значительно возросла нагрузка – как по количеству пользователей, так и по интенсивности работы и по объёму накопленных и обрабатываемых данных. Возрастающая нагрузка спровоцировала ряд проблем с быстродействием. Для их решения, а также с целью оптимизации системы в связи с существующими планами по развитию СЭД, компания «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» в 2016 году обратилась в «ДоксВижн» с предложением провести аудит быстродействия. На начальном этапе был определён ряд ключевых операций для анализа, а результатом аудита стал перечень рекомендаций, позволяющих оптимизировать работу СЭД. 

Были даны типовые рекомендации по оптимизации архитектуры серверного комплекса: в частности, добавление серверов WorkFlow при увеличении нагрузки позволило сохранить, а в некоторых моментах и сократить время обработки бизнес-процессов, направленных на рассылку заданий и уведомлений.

Сформированы оптимальные настройки СЭД – основные предложенные изменения связаны с настройками обслуживания (очистка системных таблиц БД, настройка периодичности индексирования таблиц и т.п.), их реализация способствует сокращению времени обработки запросов к БД и в целом увеличивает быстродействие СЭД. 
Дополнительно были проанализированы операции открытия карточки «Задание», «Договор» по ссылке из Microsoft Outlook. В результате исследования возможностей их оптимизации была выпущена доработка для клиентской части Docsvision – время открытия карточки сократилось в 2-3 раза. 

Отдельный блок рекомендаций касался оптимизации проектного решения, к примеру, в части структуры папок контрагентов и организации справочников для сокращения времени раскрытия дерева папок. В ходе проекта платформа также оптимизирована в соответствии с актуальными на момент аудита наработками Docsvision. 

Специалистам компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» также была представлена новая версия программной платформы - Docsvision 5.4 и предложено запланировать работы по переходу на новую платформу. Она позволяет решить ряд существующих на текущий момент проблем платформы Docsvision 4.5, используемой в компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ», которые не могут быть решены из-за архитектурных ограничений версии. 

По результатам аудита, часть рекомендаций находится на стадии реализации при консультационной поддержке специалистов «ДоксВижн». 
Работы по аудиту были завершены в течение месяца. Проведенная работа позволила специалистам «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» улучшить работу текущего решения и перейти к плановому развитию СЭД. 

По словам руководителя проекта со стороны компании «СТРОЙГАЗМОНТАЖ», процедура аудита, которую предлагает вендор – хороший способ «сделать паузу», тщательно оценить реализованный ИТ-проект и взглянуть глазами экспертов на решение, которое работает в компании много лет. Кроме того, аудит вендора позволяет реально оценить возможности программной платформы и сделать выводы относительно того, насколько реализуемы те или иные требования бизнеса, предъявляемые в компании к системе электронного документооборота, и, исходя из сделанных выводов, скорректировать или перестроить планы по развитию системы. 
Оптимизация системы и представленные рекомендации в рамках проведенного коллегами из «ДоксВижн» аудита позволили нам сделать это и решить ряд текущих проблем. СЭД, построенная сегодня в ООО «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» на платформе Docsvision, является критически важной бизнес-системой организации» 

Справка о компании:
ООО «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» (www.ooosgm.ru). Группа компаний СГМ – ведущий холдинг России по строительству объектов нефтегазового комплекса. Основные направления деятельности Группы компаний СГМ – строительство магистральных трубопроводов, наземных сооружений, морское строительство, газификация субъектов РФ. Среди компаний, получающих более 25 % выручки от выполнения работ в нефтегазовом строительстве, ООО «СГМ» занимает 1-е место по России и СНГ, входит в четверку лучших строительных фирм Европы и в число 22 ведущих подрядчиков мира. В августе 2016 года «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» заняло 89-е место в ТОП-250 ведущих подрядных организаций мира по версии Engineering News-Record (ENR), став единственной российской компанией, включенной в этот представительный рейтинг.