СЭБ Банк

Система электронного документооборота на базе платформы Docsvision в АО «СЭБ Банк» используется с 2011 года и изначально обеспечивала создание и движение внутренней документации, включая ведение журналов и формирование сводных отчётов. Постепенно система развивалась, своевременные обновления позволяли повышать производительность, также был автоматизирован и оцифрован процесс закупок. Новым этапом развития проекта стало решение для рассмотрения заявок на транши по неподтвержденной кредитной линии.

2021: Автоматизация рассмотрения заявок на транши

В банковской сфере используются разные виды кредитов. Одним из них выступает выдача траншей по неподтвержденной кредитной линии. Главное его отличие от краткосрочного займа заключается в возможности юридического лица получать заемные средства неоднократно. Термин «неподтвержденная кредитная линия» означает, что финансовая организация оставляет за собой право отказать компании в выдаче займа или в одностороннем порядке изменить условия выдачи кредита. Каждая заявка на выдачу транша по неподтвержденной линии обязательно должна пройти процедуру одобрения банком: потенциальный клиент предоставляет в банк пакет документов, банковские сотрудники проводят анализ, согласовывается решение по заявке. Качество сервиса банка оценивается по такому показателю, как скорость обработки заявки и данных заказчика.

От клиента требуется стандартный набор документов. Согласование проводится по стандартному регламенту. До последнего времени документы передавались в бумажном виде – сотрудники банка лично передавали их между подразделениями, что влекло определенные временные затраты.

Руководство банка поставило задачу – автоматизировать согласование траншей. Требовалось ускорить обработку заявок, освободить клиент-менеджеров от ручного труда и ношения бумажных документов между подразделениями. Кроме того, необходимо было исключить человеческий фактор – минимизировать риск ошибок, утери документов, задержек при обработке заявок по причине отсутствия сотрудника на рабочем месте. 

Решение

Руководство банка отлично понимает необходимость цифровой трансформации и ориентировано на последовательный перевод всех бизнес-процессов в цифру. Ожидается, что процедуры, выполняемые в ручном режиме, но поддающиеся алгоритмизации, будут полностью автоматизированы. Такой подход позволяет компании стабильно улучшать сервис, оптимизировать выполнение внутренних задач и повышать лояльность клиентов.

Для внедрения цифровой обработки траншей было решено использовать платформу Docsvision, которая уже применялась в банке. На базе Docsvision автоматизированы типовые внутренние процессы – закупки, организация и согласование командировок, учет командировочных расходов, рассылка внутренний документации и пр.

Сотрудники «СЭБ Банк» ежедневно используют Docsvision в управлении бизнес-процессами и рассматривают доработки в системе как возможность оптимизировать, ускорить и упростить работу, избавиться от рутины. Разработчиком нового функционала была выбрана компания RKIT – один из ключевых партнёров «ДоксВижн».

Особенности проекта

Приоритетами проекта стала скорость согласования выдачи/пролонгации транша и максимальное качество проверки. Банком был предоставлен маршрут движения заявки от клиента до проверки и одобрения. На основании полученных данных специалисты RKIT создали автоматические задания по проверке, согласованию, подписанию заявок. Была выполнена настройка сервисов быстрого поиска документов и напоминаний.

В бизнес-процессы встроили нестандартный почтовый модуль, ранее разработанный другим поставщиком. Несмотря на то, что работы проводились в разгар пандемии, поставленные задачи были решены в срок и обеспечен требуемый результат. Все операции от отладки до тестирования сотрудники RKIT решили в дистанционном формате на серверах «СЭБ Банк». Совместная работа команды проекта осуществлялась в Help Desk-системе RKIT и на внутренней Kanban-доске банка.

Результат

• Основные операции процесса (регистрация заявки в системе и загрузка пакета документов) осуществляются в карточке Docsvision, а согласование производится через почтовый модуль.
• Решение в виде письма с уведомлением о продолжении или остановке бизнес-процесса приходит сотруднику на электронную почту.
• Если специалист не согласовал заявку, он должен указать причину/комментарий к данной сделке.
• Все комментарии и замечания отражаются в карточке заявки Docsvision.

«Мы реализовали согласование через почту по нескольким причинам. Во-первых, не у всех сотрудников есть доступ к Docsvision, иногда банк вынужден прибегать к дистанционному режиму работы. Во-вторых, при работе через почтовый модуль не нужно тратить время на открытие системы. В-третьих, не занимается лицензия СЭД.

Автоматизация ускорила согласование заявок на транши примерно в 8 раз. За 1 час заявка в среднем проходит через 5 департаментов. Риск ошибки при этом минимален. Документы всем знакомы. Каждый специалист проверяет только те данные, за которые он отвечает: условия кредита, его влияние на деятельность банка. Таким образом, цифровизация стандартного бизнес-процесса снизила операционные риски банка и высвободила время сотрудников для решения экспертных задач», — Виталий Чарахчян, руководитель проектов.

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»