Первый канал. Всемирная сеть

  • Москва
  • Телекоммуникации
  • Год начала проекта: 2019
Описание проекта

В августе 2019 года был начат проект по автоматизированному созданию электронного архива скан-копий договорных документов после их согласования в Docsvision. Решение было настроено с помощью технологий штрихкодирования и потокового сканирования. 

Скачать описание проекта в pdf (410 Кб)Ежегодно в компании регистрируется и проходит внутреннее согласование порядка 3000 договоров и дополнительных соглашений. Договора делятся на «доходные» и «расходные» - это очень широкий спектр документов: от закупок оборудования/ПО/лицензий до приобретения или продажу прав на контент.

О компании

«Первый канал. Всемирная сеть» («ПКВС», «Channel One Russia Worldwide») — дочернее предприятие «Первого канала», отвечающее за распространение его телевизионного сигнала за пределами РФ. Компания работает с 1995 года. Ее основная задача - развитие зарубежного вещания. Сотрудники компании занимаются созданием и адаптацией контента для интернет-аудитории, разработкой мобильных приложений, приложений «второго экрана», развивают онлайн дистрибуцию контента и онлайн каналы. В числе партнеров «ПКВС» крупные игроки интернет-рынка.

1tv.com

Предпосылки проекта

Ежегодно сотрудники компании регистрируют и согласовывают около 3000 договоров и дополнительных соглашений. Возникла необходимость в создании электронного архива для удобного поиска договорных документов после их согласования в Docsvision. 

Процесс схематично делится на 2 этапа: 

  • Генерация и проставление штрихкодов на договорных документах;
  • Запуск потокового сканирования с дальнейшим прикреплением по штрихкоду сканов документов к их карточкам в Docsvision.

Реализация проекта

август 2019 - запущен процесс загрузки документов по штрихкодам, который состоит из следующих этапов:

  • Автоматическая конвертация MS Word документов в .pdf и проставление штрихкодов;
  • Потоковое сканирование подписанных документов с сохранением листов в формате .pdf;
  • Бизнес-процесс Docsvision постоянно «прослушивает» папку, в которую сохраняются сканы документов. Файлы, прошедшие проверку на отсутствие штрихкода, перемещаются в отдельную папку, где «ждут» появления последней страницы документа со штрихкодом (есть версия, где штрихкод на первой странице). Последняя страница проходит проверку, в ходе которой не происходит распознавания, а вычисляется вероятность присутствия штрихкода на странице. Если вероятность достаточно велика, формируется документ .pdf, который содержит все ранее сохранённые и последнюю страницы. 
  • Далее производится попытка распознавания штрихкода. Если распознать не удалось, применяется пошаговое (до 5 раз) «размытие по Гауссу», что достаточно хорошо исправляет возможные дефекты бумажного экземпляра документа;
  • (если штрихкод есть, но его не удалось распознать, все предыдущие и текущая страница формируются в файл emptyPages.pdf и отправляются в виде карточки задания назначенному сотруднику) 
  • После распознавания штрихкода, бизнес-процесс производит поиск карточки документа в Docsvision. К ней привязывается новая карточка задания с вложенным сканом документа. Задание отправляется сотруднику на проверку; 
  • Сотрудник сравнивает скан документа с карточкой документа. При положительном результате завершает задание. Скан прикрепляется к карточке документа как основной файл, статус карточки документа меняется на «Подписан».

сентябрь 2019 - завершение интеграции решения на базе Docsvision. 

 

Рис. 1. Бизнес-процесс в системе Docsvision, автоматизирующий загрузку документов по штрихкодам.

Эффект от внедрения

В результате оптимизации системы электронного согласования договорной документации в Docsvision разработана удобная схема формирования электронного архива подписанных документов. 

О проекте в цифрах

~3000 договоров и дополнительных соглашений в год

Партнер
BTLab
BTLab -

Предоставляет услуги по разработке, внедрению и технической поддержке корпоративных систем электронного документооборота, электронных архивов, портальных решений, специализированных отраслевых информационных систем.