Группа компаний AGC
Москва
Легкая промышленность, Машиностроение
Год начала проекта: 2018
Группа компаний AGC — два уникальных производственных комплекса по выпуску архитектурного и автомобильного стекла, а также 23 локальных дистрибуционных центра и 8 дистрибуционных складов автомобильного стекла. Более 50% автостекол для автомобилей, собираемых в России, выпущены AGC!
Компания AGC оцифровала и ускорила документоцентричные процессы в результате внедрения платформы Docsvision в 2019 г. В структуру компании входят 2 производственные площадки, порядка 30 дистрибуционных центров. Управление строится по модели ОЦО, когда центральный офис обслуживает филиалы компании. Система ускорила обмен данными между головным офисом и филиалами, продолжает накапливать функциональность и развивается в режиме «единого окна» работы с документами в организации.
Предпосылки проекта
Предпосылкой внедрения системы электронного документооборота (СЭД) стала необходимость создания единой электронной базы, в которой бы создавались, согласовывались и хранились документы.
Активно развивающейся компании требовался инструмент, который позволил бы прозрачно отслеживать стадии исполнения заданий, контролировать ход их выполнения и сократить временные затраты сотрудников на поиск необходимого документа. Партнёром проекта по внедрению системы выступила компания «Smart-Docs», предложившая оптимальное решение текущих задач клиента на платформе Docsvision.
О проекте в цифрах
- 1200 сотрудников на 2 производственных площадках
- Полная интеграция в систему всех подразделений группы компании AGC — от Иркутска до Калининграда
- 30 автоматизированных бизнес-процессов
Старт проекта и этапы реализации проекта
Октябрь 2018. Принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision.
Апрель 2019. Готов процесс по переводу в электронный вид приказов на командировки, путевых листов и авансовых отчётов, приказов на представительские расходы, служебных записок на компенсацию прочих расходов. Более 10 локальных бумажных документов были заменены на электронные. Внедрена усиленная квалифицированная подпись для руководителя организации.
Июнь 2019. Внедрён блок работы с доверенностями. Внедрена усиленная квалифицированная подпись для главного бухгалтера. Непосредственный руководитель согласовывает приказы простой подписью, а руководитель организации и главный бухгалтер усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Сентябрь 2019. Настроен процесс на автоматическое подписание ЭЦП руководителем организации и главным бухгалтером.
Октябрь 2019. Продолжилось внедрение внутреннего электронного документооборота в Дивизионе архитектурного стекла.
Апрель 2020. Реализована интеграция с системой «1С:Кадры» для загрузки информации о командировках из Docsvision в табель учёта рабочего времени. Выполнена интеграция с учётной системой ERP с целью автоматических проводок бухгалтерских записей по авансовым отчётам.
Учёт расчётов с поставщиками
В 2022 году система оперативно поддержала новый бизнес-процесс по работе с кредиторской задолженностью. Ранее эти задачи решались в иностранной системе, доступ к которой был органичен. Для этого была реализована интеграция СЭД и операторов ЭДО. Данные из документа, полученного от контрагента, загружаются во внутреннюю систему, проходят по маршруту согласования и попадают на оплату в бухгалтерскую службу. Бухгалтера в учётной системе создают проводки, фиксируют данные по оплате в карточке документа.
Подробнее о проекте Ирина Лазарева, руководитель отдела по учёту расчётов с контрагентами и казначейских операций и инициатор проекта, рассказала на вебинаре из цикла «Истории успеха»:
Сценарии работы пользователей подразумевают:
- создание документов на удалённых площадках;
- согласование и утверждение документов только через СЭД (с использованием КЭП);
- обработку электронных документов (выполняется в Объединённом сервисном центре AGC, в котором сосредоточены функции бухгалтерии);
- там же осуществляется централизованное архивирование первичных бухгалтерских документов;
- автоматизирован бизнес-процессов блока «Учёт расчётов с поставщиками».
Эффект от автоматизации документооборота
Внедрение системы Docsvision позволило:
- упорядочить поступление запросов и заданий;
- создать единую базу документов в зависимости от природы возникновения;
- прозрачно и оперативно согласовывать документы;
- повысить качество выполняемой работы за счёт внедрённых механизмов контроля;
- пересмотреть существующие бизнес-процессы, отказаться более чем от 10 бумажных документов;
- создать электронный архив документов;
- высвободить время руководителей, убрав подписание бумажных документов;
- сократить расходы на приобретение бумаги.
Документы, которые ранее оформлялись в службе по персоналу, сейчас инициируются самими сотрудниками в СЭД. В силу того, что данные в системе структурированы, задача Объединённого сервисного центра (ОЦО) сводится к контролю работы системы и процессов, а не к ручным операциям.
Операции со структурированными карточками документов в СЭД стали выполняться гораздо легче и быстрее в сравнении с работой со скан-копиями документов, созданными вне системы.
Документы в виде необходимых печатных форм стали вспомогательными, формирующимися по результатам работы, и неключевыми.
Уникальные разработки
- В ходе выполнения проекта реализовано автоматическое формирование и подписание КЭП всех печатных форм. Все реализованные печатные формы экспортируются из системы для внешней передачи.
- Реализован потоковый ввод сканов бумажных документов в Docsvision, в том числе для наполнения электронного архива, с помощью Fujitsu fi-6230z.
Видео
Ирина Лазарева, руководитель отдела по учёту расчётов с контрагентами и казначейских операций и инициатор проекта, поделилась опытом успешного внедрения системы и адаптации персонала к работе с ней.
