Управление инвестиционными проектами
Решение «Управление инвестиционными проектами» на базе платформы Docsvision предназначено для организаций, в которых запускаются инвестиционные проекты. Оно обеспечивает инструмент для подготовки и согласования заявок на такие проекты, а также возможность контролировать ход их исполнения.
Возможности решения
Решение «Управление инвестиционными проектами» позволяет автоматизировать весь процесс обработки инвестиционного проекта — от создания и согласования инвестиционной заявки до отправки договора контрагенту по этой заявке и формирования соответствующих поручений по исполнению проекта. При этом в решении настроено несколько ролей пользователей, для каждой из которых предусмотрены определенные функциональные возможности:
- Ответственный сотрудник — создает инвестиционные заявки в системе и отслеживает ход их обработки.
- Согласующий сотрудник — участвует в согласовании заявки.
- Делопроизводитель — регистрирует исходящий документ и отправляет его контрагенту.
Сценарий работы
Процесс обработки инвестиционного проекта в решении «Управление инвестиционными проектами» состоит из нескольких этапов.
Этап 1. Создание инвестиционного проекта
На вкладке «Общий раздел» указываются основные реквизиты проекта.
Часть полей карточки проекта заполняется автоматически:
- Регистрационный номер — формируется системой на основании других реквизитов проекта.
- Дата регистрации — автоматически подставляется текущая дата.
- Ответственный сотрудник — автоматически указывается ФИО сотрудника, создавшего карточку проекта.
- Ответственное подразделение — автоматически указывается подразделение, в котором зарегистрирован сотрудник, создавший карточку проекта.
Часть полей карточки проекта заполняется из справочников системы Docsvision:
- Бизнес-единица — выбирается подразделение компании, к которому относится инвестиционный проект.
- Производственная компания — из справочника сотрудников выбирается необходимое юридическое лицо.
- Вид инвестиционного проекта — например, развитие, поддержка, деинвестиции и т.д.
- Источник финансирования — например, собственные средства, займ и т.д.
- Бюджет ГИП — указывается, находится ли проект в рамках ГИП или нет.
Остальные поля карточки проекта заполняются вручную.
На вкладке «Обоснование проекта» в соответствующих полях указывается текущая ситуация без проекта: какую проблему необходимо решить, обоснование предлагаемого решения, возможные альтернативы и риски.
На вкладке «Обоснование инвестиций» фиксируется вся информация о приобретаемом оборудовании для инвестиционного проекта, данные о поставщике и обоснование его выбора (цена, качество, условия и т.д.).
На вкладке «Реализация и инвестиции» приложено два шаблона документов — «Инвестиции.xlsx» и «Реализация.xlsx». В первом документе указываются данные по суммам и годам инвестирования (в случае приобретения импортного оборудования/техники, данные по суммам пересчитываются в рубли, исходя из курса валюты, указанного в карточке проекта), а также данные по финансированию проекта (% соотношения собственных и привлеченных средств). Во втором документе указываются помесячные данные графика реализации проекта в разрезе финансирования (месяц, сумма) и освоения (месяц).
Этап 2. Запуск на согласование инвестиционного проекта
После подготовки карточки инвестиционного проекта ответственный сотрудник запускает ее на согласование. Маршрут согласования формируется автоматически на основании реквизитов, которые были указаны в карточке. Маршрут согласования может зависеть от вида инвестиционного проекта, организации или подразделения ответственного сотрудника, а также от любого другого реквизита, указанного в полях карточки проекта.
По умолчанию маршрут согласования состоит из трех этапов:
Этап 1: Согласование с руководителем сотрудника, ответственного за инвестиционный проект.
Этап 2: Внутреннее согласование с другими сотрудниками организации.
Этап 3: Подписание инвестиционного проекта у руководителя организации.
Количество этапов, тип согласования (последовательно или параллельно), плановая длительность на каждом этапе согласования и список согласующих лиц могут быть изменены в настройках маршрута согласования.
Этап 3. Согласование и подписание инвестиционного проекта
Сотрудники, указанные в маршруте согласования, получают задания на согласование инвестиционного проекта. Из своего задания сотрудник может перейти в карточку проекта и ознакомиться с его реквизитами и документами. Свое задание на согласование сотрудник может делегировать другому сотруднику. Если сотрудник не согласовывает инвестиционный проект, ему необходимо указать причину или приложить файл замечаний, после чего проект вернется на доработку ответственному сотруднику. Когда все сотрудники, указанные в маршруте согласования, согласовали инвестиционной проект, он поступает на подписание руководителю организации. Руководитель может подписать проект через удобное для него рабочее место системы Docsvision — через почту (например, MS Outlook), через web-клиент или через мобильное приложение.
Этап 4. Связывание инвестиционного проекта с другими документами
Необходимые документы по проекту можно создать прямо из карточки, для этого на вкладке «Связанные документы» нужно выбрать тип связи и соответствующие документы. Все они будут автоматически связаны с карточкой проекта.
Этап 5. Создание поручений по инвестиционному проекту и контроль хода их исполнения
Все поручения по инвестиционному проекту создаются из карточки проекта (кнопка «Задание»). На вкладке «Поручения» можно контролировать ход исполнения всех поручений, выданных по проекту, и при необходимости открыть любое из них, чтобы ознакомиться с результатом его выполнения.
