Цифровая трансформация позволила Группе компаний AGC перейти на новый уровень управления задачами и работой с документами

AGC

Сотрудники нескольких подразделений группы компаний AGC – от производственных площадок до головного офиса – перешли к работе с документами в электронном виде, в системе, настроенной на российской платформе Docsvision. Внедрение позволило пересмотреть внутренние процессы, облегчить и ускорить работу, минимизировать риск ошибок при работе с документами, среди которых приказы, служебные записки, путевые листы и авансовые отчеты. Кроме того, появился эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины, что немаловажно для компаний такого уровня, как AGC. К системе подключены 1200 человек. 

Группа компаний AGC – это два уникальных производственных комплекса. Предприятие производит стекло с энергосберегающими и ударопрочными характеристиками, интерьерное и автомобильное стекло. Компании, активно развивающей бизнес, был необходим инструмент для отслеживания стадий исполнения заданий, контроля их выполнения и сокращения временных затрат сотрудников – к примеру, на поиск документов. Кроме того, требовалась единая электронная база, в которой бы создавались, согласовывались и хранились документы.

Партнером проекта по внедрению такой системы выступила компания Smart-Docs, предложившая оптимальное решение текущих задач клиента на платформе Docsvision.  

Проект был реализован в 2019 году. В электронный вид были переведены приказы на командировки, путевые листы и авансовые отчеты, приказы на представительские расходы, служебные записки, автоматизирован блок работы с доверенностями. Непосредственный руководитель согласовывает приказы простой подписью, а руководитель организации и главный бухгалтер усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Дистрибьюционная сеть складов автомобильного стекла компании AGC организована во всех крупных городах Российской Федерации, что определило начало внедрения платформы именно с территориально-отдаленных локаций дивизиона автомобильного стекла AGC в России. Сотрудники, которые направляли по электронной почте скан-копии документов для централизованной обработки, быстро освоили новую систему. 

Внедрение системы позволило отказаться от обработки в бумажном виде более чем 10 типов документов, создать электронный архив документов, высвободить время руководителей, убрав подписание бумажных документов, и сократить расходы на приобретение бумаги. Процесс согласования и учёта документов стал более удобным, прозрачным и контролируемым. Операции со структурированными карточками документов в системе выполняются легче и быстрее в сравнении с работой со скан-копиями документов, созданными вне системы. Документы, которые ранее оформлялись в службе по персоналу, сейчас инициируются в СЭД самими сотрудниками. Задача Объединенного сервисного центра теперь сводится к контролю работы системы и процессов, а не к ручным операциям.
Настроен также потоковый ввод сканов бумажных документов (с помощью сканера Fujitsu fi-6230z) в Docsvision, в том числе для наполнения электронного архива.

В настоящее время в рамках повышения эффективности процессов специалистами компании Smart-Docs ведется интеграция Docsvision с внешними системами, в частности:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом» -  для загрузки информации о командировках из Docsvision в табель учета рабочего времени;
  • с учетной системой SAP ERP - с целью автоматизации проводок бухгалтерских записей по авансовым отчетам;
  • с платформой поставщика полного спектра услуг в сфере организации деловых поездок -  для загрузки в СЭД Docsvision документов, связанных с поездками в командировку сотрудников, тем самым исключая ручную обработку информации по билетам, бронированию места проживания и т.п.;
  • с сервисом «Контур. Фокус» - для автоматизации поиска, оценки благонадежности и создания контрагентов в системах Группы компаний AGC.

Кроме того, специалисты компании Smart-Docs в первом квартале 2020 года внедрили в Группе компаний AGC функциональность по регистрации и дальнейшей обработке входящей и исходящей корреспонденции, а также по автоматизации работы с такими внутренними документами компании, как заявки на выдачу ЭЦП сотрудникам, заявки на выпуск корпоративных карт и другими видами заявок.

Руководитель Объединенного сервисного центра AGC Russia Лазарев А.А.:

«Docsvision – инструмент повышения эффективности и прозрачности процессов внутреннего документооборота Группы компаний AGC, основанный на их стандартизации с одновременным переводом данных процессов в электронный формат»

Генеральный директор компании Smart-Docs Далматский Д.А.:

«Функциональность на платформе Docsvision, разработанная экспертами Smart-Docs в рамках проекта внедрения, выполненного в Группе компаний AGC - подтверждение как масштабируемости платформы Docsvision (в системе работает более 1000 пользователей), так и возможности перевода в электронный вид большинства бизнес-процессов компании любой отрасли, независимо от численности штата сотрудников и территориальной структуры» 

Перейти к полному описанию проекта

Похожие публикации
4 июня 2020
Завершили серию бесплатных мастер-классов "СЭД своими руками". За 1,5 месяца, мы обучили 126 технических специалистов реализовывать базовые процессы электронного документооборота на платформе Docsvision.
19 мая 2020
Как быстро перевести компанию на безбумажный договорной документооборот с помощью Docsvision: что учесть, как подготовиться и запустить процесс?
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.