Интервью с Дмитрием Арефьевым, руководителем направления автоматизации бизнес-процессов «Диджитал Дизайн»
Заказчик нашего уровня формирует требования в ультимативном порядке: он не готов слышать, что система чего-то не может
- 16 мая 2019
- Наш взгляд
Дмитрий, наши компании уже давно являются партнерами, давайте вспомним ещё раз, как все начиналось?
Началом нашего партнерства можно считать рождение платформы Docsvision внутри компании Digital Design в 1999 году. В какой-то момент продукт дозрел, и пришло понимание, что он может быть востребован на открытом рынке и даже иметь собственную партнёрскую сеть. Соответственно, было принято логичное решение о формировании одноимённой компании (в 2005 году официально появилась «ДоксВижн»), которая взяла на себя роль вендора и сконцентрировалась на задачах развития платформы Docsvision как продукта; мы же продолжили заниматься внедренческой практикой.
Что представляет собой направление автоматизации бизнес-процессов (АБП) Digital Design? Поделитесь своими достижениями, масштабами сотрудничества?
Департамент автоматизации бизнес-процессов внедряет Docsvision с момента его основания. Совместно с Docsvision мы прошли большой путь: от небольших внедрений на 25-50 одновременных пользователей до крупнейших внедрений СЭД в Восточной Европе со 100 000 одновременных пользователей.
Существенно расширилась и функциональность проектов — изначально мы автоматизировали преимущественно процессы классического документооборота, сейчас большую долю в нашем портфеле занимают комплексные внедрения, охватывающие не только документооборот, но и любые документоцентричные бизнес-процессы. Например, автоматизация работы служб внутреннего аудита и управления рисками, юридических служб крупных компаний, внедрение различных архивов, в том числе финансовой и технической документации (с поддержкой процессов контроля актуальности, формирования описей и дел, документационной поддержки ремонтов), автоматизация HR-процессов, внутренних процессов работы с различными видами заявок и работой с обращениями граждан.
Как развился – качественно и количественно – департамент АБП за эти годы?
Мы изначально делали ставку на высокую квалификацию сотрудников, участвующих во внедрениях. В настоящее время все производственные сотрудники департамента в обязательном порядке проходят обучение с последующей сертификацией, а также периодические обучения при выпуске новых продуктов вендором. Причем такое обучение является обязательным не только для инженерного состава, но и для аналитиков и руководителей проектов.
В компании выстроены и внутренние процессы обучения – это и такие активности как школы архитектора, бизнес-аналитика, разработчика и инженера. В обязательном порядке проводятся внутренние ревью завершившихся проектов, на которых систематизируется полученный опыт, делаются выводы и даются рекомендации. Многие сотрудники имеют сертификаты Microsoft и активно участвуют во внешних профессиональных конференциях, что мы всячески поощряем и стимулируем.
Однако успех проекта лежит не только в технологической плоскости – важно глубокое понимание области автоматизируемых процессов, наличие у сотрудников предметной экспертизы. Для этого мы проводим профессиональное обучение наших аналитиков во ВНИИДАТ по программам профессиональной переподготовки по специальностям Документоведение и Архивное дело. Ну и, конечно, мы всячески стимулируем руководителей проектов в получении статуса PMP или PRINCE2.
Что вы считаете главным преимуществом Digital Design как партнера Docsvision?
Наше преимущество — в профессионализме. Мы накопили как предметную экспертизу, которая позволяет реализовывать проекты любой сложности в части продвигаемых нами решений, так и технологическую, позволяющую использовать платформу для решения сверхсложных функциональных задач в условиях больших внедрений - с точки зрения как обрабатываемых объемов информации, так и количества пользователей.
Другая сильная сторона Digital Design — в части выполнения проектных работ в организациях со сложной структурой, с большим количеством заинтересованных сторон и сильным влиянием политических факторов.
Как выстраивается взаимодействие с другими партнерами?
У нас есть успешный опыт привлечения других партнёров на выполнение локальных задач в рамках больших проектов. При этом с учётом вышесказанного, мы не раз проводили повышение квалификации сотрудников партнёров-порядчиков, чтобы они могли выполнять работы на требуемом нашим заказчиком уровне.
Пару слов о ваших самых крупных/сложных проектах?
К сожалению, мы не можем называть многие проекты из-за NDA, но хочется упомянуть в первую очередь самый крупный проект по внедрению СЭД в Восточной Европе — в Сбербанке.
Другой интересный пример — внедрение Docsvision в крупном промышленном холдинге. Проект охватил множество функциональных блоков, причём внедрение осуществлялось одномоментно всей функциональности в рамках одного проекта — на этом настоял заказчик. Централизованная система охватывала автоматизацию канцелярии, внутреннего документооборота, договорной работы, блок финансового архива, процессы кадрового делопроизводства. Система охватила около 50 крупных дочерних обществ холдинга, а численность пользователей составила более 40 000 сотрудников. Как и в любом сложном внедрении, реализовано много интеграций со смежными системами заказчика по очень нетривиальным сценариям. При этом для минимизации стоимости проекта заказчик сформировал Центр компетенции, который в ходе проекта перенял наши компетенции, чтобы далее предприятие могло самостоятельно развивать и тиражировать решение, в минимальной степени привлекая нас для выполнения более сложных задач.
Что насчет сложностей, встречающихся вам в работе?
Сложности можно разделить на две составляющие. Первая — технологическая. Уникальная гибкость, достигнутая в первых релизах версии 5, не совпала с достижением высокой производительности и надежности, достигнутых в версиях 5.4 (2014 год) и, в особенности, в новой вышедшей версии 5.5. Сейчас мы успешно реализуем требования наших крупнейших заказчиков как по производительности, так и по масштабированию.
Вторая составляющая — это организационные вопросы проекта. Зачастую заказчик не готов к проекту внедрения, и нам в процессе приходится, в том числе, обучать его и методологии выполнения проектов. В крупных внедрениях сильное влияние оказывает корпоративная «политическая» среда, на которую, как правило, проектная группа не может оказать влияния. Проекты с такими заказчиками отличаются большим количеством заинтересованных сторон, интересы которых должны быть гармонизированы, и более сложными процессами принятия решений. При этом я хотел бы заметить, что в последнее время государственные организации и корпорации с госучастием часто показывают высокую степень готовности к использованию проектного подхода и фактически сравнялись в этом с передовыми коммерческими заказчиками.
Что является, на Ваш взгляд, основным конкурентным преимуществом Docsvision?
Конкурентное преимущество Docsvision всегда было в том, что платформа позволяет быстро и глубоко настраивать и кастомизировать решения без использования программирования. Как только мы говорим о внедрении решения в больших компаниях, встаёт вопрос изменения встроенной функциональности под требования заказчика. К тому же, заказчик нашего уровня формирует требования в ультимативном порядке: он не готов слышать, что система чего-то не может, и требует сделать это быстро, зачастую до конца рабочего дня.
Имея такой большой опыт, можете дать 3 совета компаниям-клиентам, которые планируют у себя проект автоматизации ДО или БП?
Первый совет – не выбирать средство автоматизации по функциональным возможностям платформ. Рынок сейчас таков, что у 5-10 лидирующих продуктов функциональные возможности примерно одинаковые. Выбирать поставщика решения надо исключительно по зрелости компании, по опыту реализации проектов, по готовности работать с учётом специфики, окружения, бюджета. Одним из доминирующих факторов является такое нечёткое понятие, как «психологическая совместимость» заказчика и исполнителя: способность понимать, слышать, идти навстречу.
Второе - трезво оценивать свои возможности. При формировании бюджета понимать, что определить весь функциональный объём проекта до «последней запятой» даже на этапе проектирования, к сожалению, невозможно. После завершения всё равно потребуется менять и расширять функциональность системы ввиду того, что реальные процессы в компании намного шире и разнообразней, чем это предусмотрено регламентами или чем это будет спроектировано. Для этого желательно заранее выбрать стратегию выхода из ситуации, когда необходимо расширить функциональность. Заказчик может либо создать свою группу компетенции, которая бы позволила развивать платформу самостоятельно, либо сразу обсудить возможность доработки функциональности и предусмотреть на это дополнительный бюджет, либо осознанно покрывать автоматизацией не все возможные бизнес-сценарии, смиряясь при этом с неким нарушением управляемости.
Третье — и самое главное — чётко понимать цели и показатели, которые должны быть достигнуты при внедрении системы, понимать ценность, которую принесёт внедрение всем заинтересованным в проекте сторонам. К сожалению, достаточно часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда при готовой функциональности, сроки внедрения откладываются из-за того, что кто-то на стороне заказчика требует доработать несущественную функциональность, не влияющую на ценность системы для компании. Зачастую речь идет даже не об удобстве использования, а просто о личных вкусовых предпочтениях. Система не вводится в промышленную эксплуатацию до их устранения - и компания заказчика не получает преимущества от автоматизации.
Когда же в проекте чётко определены бизнес-цели внедрения и у всех участников есть понимание выгод от использования системы, как правило, проект завершается успешно в кратчайшие сроки, и все задействованные стороны остаются удовлетворёнными.