Как автоматизировать управление договорами в организации? Гид по выбору решения в 2023 году

Ирина Чеча
21 июня 2023
Статьи

ИТ-системы для управления договорами облегчают бизнес-группам создание, согласование, подписание, пролонгацию и отчётность по договорам за счёт прозрачности контроля, автоматизации рутинных операций и снижения рисков ошибок. От начала до конца договорной процесс проходит на одной платформе, и сотрудникам не нужно переключаться между приложениями.

Кому необходимо ПО для управления договорами?

Платформа для управления договорами особенно актуальна для предприятий, которым необходимо масштабировать договорную работу без увеличения численности персонала. То есть максимальную выгоду получают быстрорастущие компании, у которых увеличивается объём контрактов. Такая платформа позволяет объединить в едином информационном пространстве различные подразделения, включая юридические, торговые, финансовые, логистические и кадровые группы.

Юридические группы

Юристы обычно «владеют» процессом подготовки договоров в компании. В зависимости от регламентов компании они либо разрабатывают каждый раз индивидуальные договоры, либо могут предложить ряд шаблонов. Шаблоны договоров и установленные регламенты позволяют коммерческим группам самостоятельно и оперативно готовить документы для клиентов.

Коммерческие группы

Сотрудники, которые максимально вовлечены в продажи и общение с клиентами, не любят обременять себя бумажной волокитой. Однако стоимость ошибки в договоре может оказаться слишком высока. Ускорить процесс подготовки и проверки позволяет ECM/BPM-платформа, которая обслуживает весь жизненный цикл документа. В части управления договорами она позволяет учесть правки всех участников процесса согласования, отразить их в итоговом документе. Также платформа может быть интегрирована с учётными системами, что позволяет управлять контрагентами, учитывать все счета и акты в рамках каждого договора.

HR-группа

Отдел кадров в быстрорастущей компании обычно заключает и управляет большими объёмами трудовых договоров. Платформа управления договорами позволяет HR-командам автоматизировать работу с трудовыми договорами в масштабе предприятия, упрощая и ускоряя процесс найма, адаптации, обучения новых сотрудников. А также других кадровых процессов — отпуска, командировки, доверенности.

Как автоматизация упрощает работу с договорами в ИТ-системе:

Шаблоны.

Если система поддерживает создание новых документов по шаблонам, то бизнес может делегировать часть рутинных процессов такой ИТ-системе. Юридическая группа предварительно создаёт шаблоны договоров. Затем бизнес-подразделения используют их для самостоятельной подготовки новых документов.

Без автоматизированной системы бизнес вынужден полагаться на шаблоны в Microsoft Word для составления договоров. Что повышает риски ошибок: сотрудник может взять в работу устаревший шаблон, внести некорректные данные. В результате новый договор рискует превратиться в лоскутное одеяло из различных, часто устаревших, шаблонов. Например, платформа Doczilla помогает избежать такой путаницы и реально снизить нагрузку на юридическую группу. Юристы контролируют условную логику договора и смысловые блоки, а коммерция уверенно готовит договоры с минимальным контролем со стороны юристов.

Маршруты согласования

Настраиваемые маршруты согласования документов помогают командам быстрее утверждать документы, не пропуская ключевые лица в принятии решении. Плюс этот механизм делает процесс прозрачным – а значит, контролируемым.

Пример из интерфейса платформы Docsvision. Отображение процесса согласования документа в рамках маршрута.

Платформа Docsvision может автоматизировать маршруты согласования любой сложности. Например, в одном из проектов автоматизации договорной деятельности наш партнёр Teamscore реализовал порядка 200 маршрутов – в зависимости от ряда параметров документа (сумма, заказчик, исполнитель, регион) система самостоятельно маршрутизировала процесс. Чтобы двигаться вперёд, если договор завис в работе, система может отправлять напоминание о необходимости согласовать и утвердить договор.

Удобное объединение всех правок

После того как все участники процесса согласования внесли свои замечания и правки в документе – все они должны быть учтены и отработаны. Чтобы минимизировать риск ошибки от рутины, лучше делегировать ИТ-системе свести все замечания в единый документ. Платформа Docsvision объединяет все промежуточные версии документа в один файл, учитывая правки всех согласующих, даже если они внесены не в режиме рецензирования. В результате существенно ускоряется подготовка документа, сводится на нет риск пропустить ошибки.

Электронная подпись

Решение для управления договорами должно поддерживать процесс подписания документа с помощью электронной подписи, обеспечивать юридическую значимость подписания. Дополнительное требование к отображению штампа о подписании на документе позволяет быстро оценить статус подписания документа, распечатать его по запросу. В части кадровых документов может быть актуальной задача реализовать массовое подписание, например, дополнений к трудовым договорам.

Обмен электронными документами с контрагентами

Управление договорами в одной системе позволяет предприятию не разрывать процесс, объединить различные департаменты в единый процесс. Поэтому после согласования и подписания договора или иного документа удобно его из системы сразу отправить контрагенту, если у бизнеса уже есть такие договорённости. Интеграция с операторами ЭДО позволяет реализовать такую бесшовную передачу данных из внутренней системы во внешнюю. И наоборот — получать от контрагентов финансовые документы, согласовывать их внутри организации, подписывать и отправлять обратно.

Платформа Docsvision позволяет организовать работу с договорами в режиме «одного окна», когда процесс согласования, подписания и даже передачи документов контрагентам полностью реализован в одной системе. В результате бизнес-процесс не разрывается и не прерывается ни на каком этапе.

Напоминания о продлении

Автоматические напоминания о продлении договора или доверенности позволят вам управлять сроками и действовать на опережение. И не тратить время сотрудников на отслеживание данных в ручном режиме.

Умное хранилище

Не всегда очевидна ещё одна выгода от управления договорами — последующая стандартизация хранения. Если ранее в компании документы сохранялись на различных рабочих местах, общих дисках, то в результате автоматизации все данные скапливаются в одном месте. Сотрудник может найти нужный документ по клику благодаря поиску и системе фильтров. Причём система выдаёт только актуальные документы.

Часто задаваемые вопросы об управлении договорами

Является ли управление договорами частью CRM?

CRM-системы отвечают за управление взаимоотношениями с клиентами. Договорный документооборот — важная часть работы с клиентами, носит регламентирующий характер и в процессе длительного взаимодействия закрывает лишь часть процесса — работу с утверждёнными документами. Большинство CRM-систем не обладает достаточно развитой функциональностью в части управления жизненным циклом договора от черновика до утверждения, поэтому должны быть интегрированы с соответствующими решениями.

Платформа Docsvision содержит функциональность управления бизнес-процессами без программирования. Если её не хватает — есть открытый API для реализации необходимых связей. Например, в Ростелеком Урал архив клиентских дел интегрирован с CRM-системой — сотрудники сервисного центра переключаются между системами, чтобы проверить сроки и условия договора.

Помогает ли ИТ-система для управления договорами с поиском и отчётностью?

ИТ-система для управления договорами чрезвычайно полезна для поиска и отчётности. Она объединяет ранее разрозненные данные в едином месте, в результате сотрудники могут создавать нужные отчёты. В компании СУЭК юридическая служба сократила срок подготовки ежегодных отчётов с двух недель до 2 дней благодаря единообразному представлению данных и встроенным механизмам ECM/BPM платформы Docsvision.

Безопасно ли программное обеспечение для управления договорами?

Платформа Docsvision позволяет управлять всем договорным процессом и обеспечивает надёжное хранение благодаря детальному контролю доступа, консолидированным записям документов и дополнительным параметрам безопасности.