Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

ООО «Водоканал»

ООО «Водоканал» Заказчик — компания: ООО «Водоканал»
Заказчик — город: Новокузнецк
Заказчик — регион: Кемеровская область
Заказчик — отрасль: ЖКХ
Заказчик — количество сотрудников: более 1500 чел.
Проект — стадия проекта: завершен
Проект — тип внедрения: внедрение партнера
Проект — пользователи: 150
Проект — партнер: ECMGroup.Pro (неактивный)
Проект — дата начала: 2009
Проект — дата окончания: 2016
Версия Docsvision: 5.4
Проект — разрешено к публикации
Год завершения проекта: 2016

Краткое описание — Характеристика организации:

ООО «Водоканал» — это не только современная техника, это опыт предыдущих поколений, самые лучшие технологии, позволяющие сокращать издержки и сохранять окружающую среду. Любой бизнес, которым занимается или планирует заняться ООО «Водоканал», связан со здоровьем природы и общества в первую очередь, и направлен на благо города Новокузнецка. За плечами предприятия — два с лишним десятка лет самостоятельности. 
На предприятии сформирована политика, направленная на непрерывное развитие: ООО «Водоканал» четко ориентировано на высокое качество и бесперебойность оказания услуг, повышение прибыльности путем минимизации совокупных издержек, внедрение новых технологий и методов управления.
Штат компании насчитывает порядка 1 800 человек. 
www.vdk.ru

Краткое описание — Характеристика решения:

Ситуация 

В начале 2009 года руководством предприятия было принято решение о необходимости использования электронно-цифровых технологий передачи информации в процессах жизнедеятельности. Реализация подобного проекта должна была способствовать ускорению и упрощению процессов внутри предприятия и, в конечном итоге, привести к сокращению себестоимости услуг, что (на фоне всеобщего роста тарифов в сфере ЖКХ) является чрезвычайно важным для конечных потребителей.
Был осуществлен предварительный анализ границ проекта, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета 5-ти сценариев проекта.  Предполагаемая численность пользователей внедряемой системы была порядка 300 человек.

Ход проекта
  • Docsvision 4: 2009 
  • регулярное обновление Docsvision 4: 2010 - 2013
  • миграция на Docsvision 5: 2014
  • развитие функционала: 2014-2015
  • миграция на Docsvision 5.3: 2014
  • развитие функционала: 2014-2015
  • обновление на Docsvision 5.4: 2016

Начиная с перевода решения на версию Docsvision 5,  работы по проекту осуществляла компания ECMGroup.Pro.

Решение в пользу Docsvision и партнера

При выборе платформы решающую роль сыграло наличие возможностей для создания масштабируемого и гибкого решения, позволяющего обеспечить дальнейший рост и развитие системы в соответствии с потребностями бизнеса заказчика. 
Решающим фактором при выборе подрядчика стал высокий уровень компетенции специалистов компании, их опыт в области автоматизации бизнес-процессов крупнейших компаний России, а также партнерский подход к разработке проектного решения. 

Задачи проекта внедрения
  • автоматизация деятельности персонала, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, передачей, хранением документов;

  • создание единого порядка документооборота для всей группы компаний;

  • обеспечение оперативного поиска документа и его электронного образа;

  • организация назначения поручений и возможность контроля исполнительской дисциплины, сроков, стадии их исполнения;

  • сокращение непроизводственных затрат времени на транспортировку и ожидание документов;

  • создание условий для перехода к безбумажным технологиям;

  • обеспечение измерения временных показателей процесса движения документов;

  • повышение эффективности работы с документами.

Описание решения

В ходе проекта на базе Docsvision были автоматизированные следующие бизнес-процессы и области делопроизводства: 

1. Работа с организационно-распорядительными документами, которая включает в себя этапы подготовки, согласования, подписания проектов, регистрации, рассмотрения, ознакомления с документом, а также этапы назначения и контроля исполнения заданий по документу.
 
2. Ведение договорной работы. В системе инициируется процесс для следующих случаев:

  • Подготовки проекта договора/доп. соглашения;
  • Проверки проекта договора/доп. соглашения (с формированием протокола разногласий);
  • Проверки протокола разногласий, присланного контрагентом (с формированием протокола согласования разногласий);
  • Проверки протокола согласования разногласий, полученного от контрагента.

3. Постановка задач и контроль исполнительской дисциплины

4. Работа с входящей корреспонденцией и организация ознакомления с ней.

5. Работа с исходящей корреспонденцией, включая этапы создания и согласования документа, подписания, регистрации и отправки. 

6. Обработка внутренней корреспонденции. Включает в себя этапы подготовки, согласования, подписания проектов, регистрации. После выполнения данного процесса пользователям доступны процедуры ознакомления с внутренним документом, а также назначения и контроля заданий по внутреннему документу. 

7. Автоматизация направления деятельности по управлению качеством:

  • Работа с карточкой "Голос сотрудника" (создание, исполнение, контроль)
  • Обработка карточки "Проблема" (создание, исполнение, контроль) 
  • Обработка Рационализаторских предложений (создание, согласование, исполнение/отклонение)
  • Работа с Положениями о структурных подразделениях и Должностными инструкциями (создание, согласование, подписание, регистрация, ознакомление)

8. Интеграция с ИЦ ЖКЦ. 

Цель — обеспечение в «Информационной системе ЖКЦ» информации о переписке с клиентом — физическим лицом. В СЭД Docsvision должен был быть обеспечен функционал передачи в базу ИС ЖКЦ информации о документе (входящем или исходящем).
В карточках вида «Входящая корреспонденция», «Заявление/Заявка» (тип — входящие), «Служебная записка» и «Исходящее письмо» должна быть добавлена кнопка «Связать с ИС ЖКЦ». Использование этой кнопки должно быть доступно только сотрудникам, включенным в группу «Группа ЖКЦ».
При её нажатии у пользователя должна быть возможность указать параметры:

  • Улица
  • Дом (на основании списка допустимых значений для выбранного значения параметра «Улица»)
  • Квартира (на основании списка допустимых значений для выбранных значений параметров «Улица» и «Дом»)
  • ФИО клиента (на основании списка допустимых значений для выбранных значений параметров «Улица», «Дом» и «Квартира»)

После выбора всех параметров у пользователя должна быть возможность инициировать связывание текущего документа с лицевым счётом выбранного клиента, в результате которого в ИС ЖКЦ для лицевого счёта клиента должны отображаться связанные документы.

В марте 2013 г. проведено обучение группы технического сопровождения ЗАО «Водоканал» работе с новой версией Docsvision 5.0 по темам «Администрирование и углубленное программирование». 

Планируемый поток документации в год порядка 30 000 документов. 
Внедрение Системы охватывает более 150 рабочих мест в девяти локациях, соединенных между собой каналами связи.

Технологический тип решения:
  • Настройка стандартных приложений Docsvision.
  • Использование Модуля Расширенного согласования для всех процессов согласования. Модуль разработан компанией ECMGroup.Pro.
  • Разработка бизнес-процессов для маршрутизации документов на рассмотрение.
  • Настройка автоматической регистрации документов с переносом свойств карточки в файл.
  • Интеграция с ИС ЖКЦ с целью привязки входящих сообщений к клиентам.

Система функционирует по настоящий момент в полном объеме, выполняется вся запланированная работа в СЭД. 

Скачать описание проекта Скачать описание проекта
 → 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса