Торговая сеть «Радеж»
Волгоград
Торговля
Год начала проекта: 2018
Торговая сеть «Радеж» ведет свою историю с 2002 года и по праву считается одной из самых эффективных и крупных не только в Волгоградской области, но и во всем ЮФО. «Радеж» — это более 150 магазинов, и единственная Волгоградская торговая сеть, имеющая свои филиалы за пределами области (филиалы располагаются в г. Волгоград, г. Волжский, Волгоградской и Ростовской областях). «Радеж» – это более 3500 сотрудников и более 300 000 покупателей ежедневно.
Предпосылки проекта
При выборе системы учитывались такие факторы, как гибкость модификации, удобный интерфейс, успешный опыт внедрения СЭД в других компаниях Волгограда, итоговый бюджет проекта и прогнозируемые затраты на дальнейшую поддержку системы.
Выбор системы
После анализа предложений выбор был остановлен на российской платформе Docsvision, а помощь в проекте оказывала компания «Эркер», сертифицированный партнёр по внедрению Docsvision в ЮФО. Со стороны компании «Радеж» проект курировали начальник отдела корпоративной политики и администратор СЭД.
Ход проекта. Agile
Проект развивался поэтапно: после тщательной разработки и согласования детального технического задания осенью 2017 года началось внедрение Docsvision 5.4.
Ввод системы в эксплуатацию проходил в 5 этапов, после каждого проводилось обучение пользователей и адаптация системы в ходе опытной эксплуатации. Полностью настроена система была за 4 месяца, обеспечен доступ для более чем 200 сотрудников головного офиса компании.
Результаты проекта. Электронный документооборот
В электронный вид переведена обработка:
- входящих и исходящих писем,
- приказов и распоряжений,
- служебных записок,
- договоров.
Реализованы сложные маршруты движения документов в ходе согласования.
Одной из наиболее трудозатратных задач проекта было чёткое разделение документов на категории (более 150 категорий) и установка соответствия согласующих лиц, рассматривающих, исполнителей, контролёров, авторов, с последующей технической реализацией всего этого в СЭД. Сейчас в зависимости от выбранной категории документа автоматически заполняются участники согласования, исполнители и рассматривающие лица и привязывается шаблон документа.
Сроки от создания до полного завершения согласования документов сократились, повысилась прозрачность исполнения.
За несколько месяцев было создано более 12 000 документов, 30 000 заданий, проведено 6 000 согласований. Для удобной аналитики и контроля настроено более 20 отчетов с возможностью фильтрации по различным параметрам.
В итоге:
- сократились потери документов,
- стал более прозрачным контроль их движения,
- контроль соответствия стандартам,
- появилась единая база,
- сохраняется история согласования.
- одним из ожидаемых положительных эффектов стала экономия компанией средств на бумагу.
Среди важных результатов проекта – не только перевод в электронный вид процессов документооборота, но и дополнительное удобство взаимодействия в ходе рабочего процесса. За счёт ухода от множества рутинных операций выросла производительность сотрудников.
Взаимодействие пользователей: работа с заданиями и совместное обсуждение проектов документов
Отдельное внимание было уделено работе с заданиями, которые ставятся в СЭД. Благодаря специально настроенному процессу почтовой рассылки, сотрудники более 100 магазинов и производств, даже если у них не установлена Docsvision на рабочем месте, получают задания из СЭД в почту. А учитывая необходимость совместного обсуждения проектов документов, специально разработано и настроено отдельное приложение-чат, которое позволяет в едином интерфейсе вести обсуждение нескольких документов, без необходимости открывать их отдельные карточки в СЭД.
Как это работает
При появлении нового комментария в карточке документа поступает уведомление всем участникам обсуждения (например, всем согласующим). Уведомление в трее показывает пользователю, что есть новый комментарий:
Открывая мессенджер, пользователь видит слева список обсуждаемых карточек, а справа – комментарии из раздела карточки «Обсуждение»:
Можно кликом открыть карточку и написать комментарий в ней, или сразу написать комментарий в чате.
После ввода комментария он появляется и в чате, и в карточке документа.
Таким образом, если сейчас сотрудник обсуждает 30 документов, ему не нужно открывать их все в СЭД и проверять историю обсуждения. Он работает в одном «окне», в отдельном приложении.
Комментарии участников проекта
Юнда Анастасия, начальник отдела корпоративной политики ООО «Радеж», руководитель проекта по внедрению электронного документооборота:
«Преимущества очевидны: ранее все документы печатались или копировались на бумаге и передавались на согласование, подписание и хранение в печатном виде. В такой большой компании, как наша, - это сотни документов в день, а ведь каждый внутренний документ, как правило, проходит несколько циклов согласования, и каждая версия документа печаталась. Велось большое количество бумажных реестров для передачи документов из подразделения в подразделение. Требовался ежедневный контроль движения документов – и все равно были потери и задержки. Для нас очевидна экономия рабочего времени сотрудников на создание, передачу, сверку, поиск документов. Кроме того, можно представить, сколько экономится бумаги. Наши сотрудники довольно быстро освоили систему и эффективно в ней работают. Нравится, что система гибкая – если мы оптимизируем бизнес-процессы, в СЭД можно быстро внести нужные изменения. Хочу отметить, что наш совместный проект с сотрудниками «Эркер» очень конструктивный – мы всегда получаем подробные и понятные разъяснения, по нашим запросам предлагаются решения, и часто их несколько, - и мы выбираем то, что нам больше подходит».
В планах у компании – дальнейшее развитие системы и интеграция её с учетными системами и программами, которые функционируют разрозненно на данный момент (1С, Мicrosoft Axapta).
Кристина Беглянина, руководитель проектов ООО «ЭРКЕР»:
«Проект в компании «Радеж» получился технологически сложным, т.к. в нем реализованы специфичные процессы согласования документов и ряд интересных решений, разработанных индивидуально для заказчика. СЭД позволила сократить время на ряд рутинных операций сотрудников с документами, ускорила документооборот и внутреннее взаимодействие. Особенно хочу отметить вклад в успешное завершение проекта руководителя отдела корпоративной политики и топ-менеджеров компании, которые принимали активное участие в разработке технического задания и на стадии опытно-промышленной эксплуатации системы. К слову, ввод СЭД в эксплуатацию проходил фактически в режиме Agile - короткими итерациями с последующей адаптацией системы».
