Технологический инжиниринговый холдинг «ПЕТОН»

В рамках холдинга ПЕТОН функционируют 8 территориальных подразделений, в которых работает порядка 8000 специалистов. Команды находятся в офисах разных городов и на строительных площадках, где реализуют проекты компании. Развитие компании потребовало изменить формат и способ движения документов и данных, объединить всех сотрудников в едином информационном пространстве. Чтобы решить эти задачи, сделать процессы прозрачными и повысить скорость принятия управленческих решений, в ПЕТОН была внедрена платформа Docsvision и автоматизирована работа с документами в рамках данного проекта.

Внедрение платформы Docsvision

Предпосылки проекта в ГК ПЕТОН:

• Стремительное развитие компании
• Усложнение организационной структуры
• Необходимость автоматизации административного управления
• Необходимость управления большими потоками работ в рамках проектов холдинга
• Наличие территориальных подразделений и невозможность обеспечить быстрое подписание и согласование документов в рамках подобной организационной структуры
• Контроль исполнительской дисциплины
• Быстрый поиск нужных данных по запросу в одной системе
• Обеспечение безопасности всех данных в компании

Этапы внедрения Docsvision

Автоматизация делопроизводства и договорного документооборота

На первом этапе компания провела аудит документов, с которыми сотрудники ежедневно работают. Затем владельцы процесса по каждому документу описали регламент работ, маршруты движения данных, ответственных и участников процесса. Все их требования были отражены в СЭД и тиражированы на все подразделения холдинга.

Документы, которые были оцифрованы для работы в Docsvision: исходящая и входящая корреспонденция, служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, акты выполненных работ, листы согласования приёма, тендерные протоколы, запросы на внесение изменений.

Дополнительно под каждый проект создаётся отдельный проектный офис, и система управления этими проектами осуществляется на Docsvision. Она структурно объединяет сотрудников, департаменты, офисы в разных городах. В СЭД работает топ-менеджмент, руководители подразделений, специалисты, помощники. Платформа Docsvision позволила организовать работу с проектными документами свободно, но в рамках правил компании.

Переход на цифровые документы

Платформа Docsvision интегрирована с сервисом Контур.Диадок, что позволяет поддержать юридически значимый документооборот с контрагентами компании.

ПЕТОН передаёт и подписывает такие документы: акты передачи, акты сверки, счета-фактуры, ТОРГ2, универсальные передаточные документы, ТОРГ12, договора.
Все документы от контрагентов загружаются в Docsvsion, где происходит согласование, внутреннее подписание. Максимальный объём договоров подписывается КЭП.

Техническая особенность проекта

• Было настроено порядка 50 маршрутов для каждого вида документа. Система динамично определяет нужный в зависимости от параметров документов. Это позволяет быстрее принимать решения по документам.
• Сотрудники в рамках системы могут создать документ из шаблона. Итоговый документ можно конвертировать в pdf, где будет также отражён штамп электронной подписи. Дополнительно для работы с исходящими письмами есть возможность создать QR-код для pdf-файла. Если просканировать код, то можно получить ссылки на связанные документы на внешнем портале.
• Платформа Docsvision интегрирована с учётной системой 1С. Если в учётной системе отражаются все материально значимые операции, то в Docsvision отображается процесс работы с данными, подписание, согласование, статус задачи. Интеграция систем избавила сотрудников от необходимости дублировать информацию в двух системах при выполнении заданий.

Цифры проекта

• Более 20 видов документов оцифровано в системе
• 60-70% документов от контрагентов приходят в электронном виде
• Размер баз 5 ТБ
• Число пользователей в системе – 2400

Эффекты от внедрения

• Ускорение бизнес-процессов в 3 раза благодаря работе в едином пространстве
• Возможность электронного подписания документов и отказ от бумаги во внутренних документах
• Контроль за доступом к документации

Видео

На вебинаре из цикла «Истории успеха» команда проекта из ГК ПЕТОН подробно рассказала о внедрении и развитии платформы Docsvision в компании, об особенностях организации и обучении сотрудников, о технологических ноу-хау.

Вебинар с презентацией результатов проекта

Партнёр

Digital Engineering Technology – поставщик IT-услуг в области системной интеграции с успешно реализованными проектами перевода бумажных документов в цифровой формат для крупнейших инжиниринговых компаний топливно-энергетического комплекса.