Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

АО «Самаранефтепродукт»

АО «Самаранефтепродукт»

Смотреть отзыв заказчика  → 

Заказчик: АО «Самаранефтепродукт»
Город: Самара
Отрасль: Нефтегазовая и химическая промышленность
Партнер: ВолгаЭВМкомплекс (ACS-Group) (неактивный)
Дата начала проекта: 2015
Дата окончания проекта: 2016
Версия Docsvision: Docsvision 5.4
Год завершения проекта: 2015

О заказчике:

На рынке нефтепродуктов Самарской области ПАО «НК «Роснефть» представлена предприятием нефтепродуктообеспечения АО «Самаранефтепродукт». Общество работает с 1996 г., осуществляет реализацию моторных топлив в розницу через собственную сеть АЗК и мелкооптовым потребителям с двух нефтебаз, из которых сегодня состоит нефтебазовое хозяйство Общества: Кряжский цех АО «Самаранефтепродукт» и Сызранский цех АО «Самаранефтепродукт». 

Описание проекта внедрения:

Автоматизация управления локальной нормативной документацией в АО «Самаранефтепродукт»: экономия времени и упрощение подготовки отчётности для ПАО НК «Роснефть»

Предпосылки проекта автоматизации

В АО «Самаранефтепродукт» функционируют нормативные документы как поступающие из управляющей компании «РОСНЕФТЬ», так и порождаемые внутри Общества.

Специалисты по нормативному обеспечению бизнеса (НОБ) организуют подготовку и согласование проектов локальной нормативной документации (ЛНД), регистрируют и рассылают утвержденные документы. Доступ к документам, являющимся обязательными для использования в работе, в соответствии с действующими требованиями АО «НК «Роснефть», должен иметь каждый сотрудник. 

Работа проходила следующим образом:

  • доступ сотрудников АО «Самаранефтепродукт» к ЛНД Общества и Компании, а также к соответствующим им распорядительным документам (РД) осуществлялся через 1С:Архив.  
  • Проекты ЛНД Общества согласовывались на бумажном носителе. 
  • Специалист по НОБ оповещал сотрудников о новых ЛНД с помощью рассылки по электронной почте.

Выбор решения 

В условиях развития компании важной стратегической задачей АО «Самаранефтепродукт» стало создание единой системы не только для работы с ЛНД, но и для эффективного управления процессами общего делопроизводства и управления договорами. 

По результатам анализа нескольких систем и проведения конкурса в 2015 году было выбрано решение ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» на базе системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision.

Специфика работы с ЛНД и возможности решения по её автоматизации 

Основные стадии жизненного цикла ЛНД (увеличить картинку нажатием)

«Организация работы с ЛНД» - один из основных процессов в управлении ЛНД, он состоит из нескольких ключевых процедур: регистрация ЛНД; классификация ЛНД;  хранение и обеспечение сохранности ЛНД; информирование о действующем фонде ЛНД, в т.ч. доступ и их передача); оценка состояния действующего фонда ЛНД; отбор электронных копий утративших силу ЛНД и передача на архивное хранение.

«Разработка и актуализация ЛНД» - процесс, включающий процедуры планирования и разработки документов, обсуждения их проектов, экспертизы проектов на соответствие корпоративным требованиям, официального согласования проектов, утверждения, введения в действия ЛНД и их актуализации в АО «Самаранефтепродукт». Этот процесс регламентирован Положением Общества «Разработка и актуализация ЛНД».

В ходе проекта специалистами «ACS-ВолгаЭВМкомплекс»:

  • было создано решение по управлению ЛНД на базе платформы Docsvision, 
  • осуществлен автоматический перенос в новую систему всех имеющихся локальных нормативных документов предприятия, 
  • обеспечен доступ сотрудников к документам в рамках их служебных обязанностей и полномочий. 

Основные функциональные возможности Решения:


•    Автоматизация процессов регистрации, хранения и поиска ЛНД;
•    Согласование проектов ЛНД Общества и формирование листа согласования;
•    Согласование проектов ЛНД Компании и выгрузка информационного письма с результатами согласования проектов ЛНД Компании;
•    Формирование и выгрузка Реестров ЛНД Компании и Общества;
•    Формирование персонального обязательного реестра ЛНД;
•    Формирование реестра ЛНД, подлежащих включению в договор с подрядчиками;
•    Формирование и выгрузка акта приема-передачи ЛНД;
•    Формирование и выгрузка Планов-графиков разработки/актуализации ЛНД;
•    Автоматическая рассылка заданий на разработку/актуализацию ЛНД в соответствии с Планом-графиком;
•    Пакетная обработка ЛНД (ввод в действие, актуализация, отмена);
•    Заблаговременное оповещение исполнителей и контролёров о приближении сроков исполнения заданий; 
•    Автоматическое уведомление сотрудников о вводе/изменении/отмене ЛНД;
•    Автоматическое формирование колонтитулов (дата/время выгрузки ЛНД);
•    Автоматические установка и снятие «подложки» («Проект ЛНД» и «Утратил силу»);
•    Формирование статистики обращений сотрудников к ЛНД;
•    Автоматическое формирование истории работы с документом на протяжении его жизненного цикла;
•    Автоматическое формирование истории исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения.

Результаты внедрения в цифрах и фактах

•    270 сотрудников в системе, включая удаленные подразделения 
•    В год регистрируется: 
5 000 входящих документов
4-5 тысяч исходящих документов
1 000 ЛНД 
•    В 2-3 раза сократилось время поиска ЛНД, сократились трудозатраты группы по ЛНД при ведении необходимых реестров и подготовке отчетности в Компанию.
•    Объем электронного архива – 670 Гб.

Автоматизация базового делопроизводства компании

ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» одновременно успешно внедрила еще несколько решений на базе платформы «Docsvision»: 
•    систему электронного документооборота, 
•    систему управления организационно-распорядительной документацией, 
•    систему управления договорами и договорной документацией.

Итоги проекта

Решение по управлению ЛНД гармонично сочетается с решением по общему делопроизводству и решением по управлению договорами, а обработка всей документации Общества подчиняется единому регламенту.
С использованием решений существенно сократилось время на подготовку, согласование и поиск локальных нормативных документов, а также на формирование различных отчетов для предоставления в ПАО «НК «Роснефть».

Скачать описание проекта Скачать описание проекта
 → 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.