ГК «Маяк»
Самара
Строительство
Год начала проекта: 2012
Группа компаний «Маяк» была основана в 1990 в форме строительного кооператива. На сегодняшний день это многопрофильное предприятие, состоящее из трех заводов металлоконструкций и нескольких фирм, специализирующихся на строительстве зданий и сооружений, ремонте, реконструкции и утеплении фасаддов и кровель, сбыте готовой продукции производимой заводами и обеспечивающих поставку сырья для нужд производства и сбыта. Группа компаний «Маяк» на данный момент представлена в Самаре, Перми, Иркутске, Красноярске.
Руководство ГК «Маяк»приняло решение о внедрении системы электронного документооборота, чтобы оптимизировать процесс работы с договорной документацией. Длительный процесс согласования договоров оказывал негативное воздействие на взаимоотношения с клиентами. В процессе документооборота бумаги часто терялись, отсутствовал контроль над процессом согласования, и, в связи с этим, не было актуальной информации по исполнению документов.
Было принято решение о внедрении Docsvision для решения следующих задач:
- сокращение времени на подготовку, согласование договоров и последующую обработку;
- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- получение оперативных отчетов по согласованию и исполнению документов;
- упорядочивание хранения договорной документации с возможностью доступа к полной истории работы с каждым документом;
- организация совместной работы территориально распределенных офисов.
Для реализации проекта по внедрению СЭД был приглашен премиум партнер Вебзавод имеющий многолетний успешный опыт внедрения СЭД. Кроме того, Вебзавод ранее уже реализовал проект для ГК «Маяк» - руководство многопрофильного предприятия оценило профессионализм его команды и высокое качество работ. Платформой для новой СЭД стало решение DocsVision 4.5, функционал которого позволил максимально решить поставленные заказчиком задачи.
Работу над проектом специалисты Вебзавода построили следующим образом:
- проанализировали регламенты обработки договорной документации;
- опросили ключевых сотрудников, которые участвуют в процессе согласования договоров, и выявили все пожелания к внедряемой Системе;
- определили и составили схемы маршрутов согласования для каждого вида договоров и по каждой компании, входящей в ГК «Маяк»;
- произвели настройку электронного хранилища, необходимую для упорядочивания договорной документации;
- разработали сложные маршруты согласования договоров для каждой компании ГК «Маяк»;
- провели опытную эксплуатацию системы;
- обучили сотрудников компаний ГК «Маяк» работе в СЭД, в том числе в режиме живой демонстрации для персонала удаленных офисов.
Для обеспечения удобного поиска документов команда Вебзавода адаптировала гибкий функционал системы пот потребности заказчика. Для организации поиска документов были настроены соответствующие папки. Кроме поиска по параметрам был реализован поиск договоров по состоянию, актуализация которого производится автоматически,позволяя фиксировать стадию обработки документа.
В рамках проекта эксперты Вебзавода разработали отчеты по контролю исполнительской дисциплины с возможностью сбора статистики по каждому согласующему лицу и настроили механизм автоматических уведомлений ответственных лиц о появлении новых документов и критических, установленных текущими документами, сроках работы, подходящих к концу. ТОП-менеджмент, руководители отделов, а также другие сотрудники ГК «Маяк», ответственные за согласование договорной документации, получили удобный инструмент для быстрой,систематизированной и «прозрачной» работы с документами.
М. Шульпин, исполнительный директор ГК «Маяк»: «Внедрение СЭД способствовало повышению исполнительской дисциплины сотрудников. Встроенный механизм напоминаний о новых/просроченных заданиях мотивирует сотрудников исполнять все в срок. Заметно сократилось время на согласование договоров -если раньше документы согласовывались неделями, то сейчас в течение 2-3х дней. Договоры теперь не теряются, и поиск любого необходимого документа занимает не более нескольких секунд».
В перспективе при помощи Вебзавода ГК «Маяк» предполагает развитие внедренной СЭД для обеспечения других актуальных бизнес-процессов.
