Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Администрация Екатеринбурга

Администрация Екатеринбурга Заказчик — компания: Администрация Екатеринбурга
Заказчик — город: Екатеринбург
Заказчик — регион: Свердловская обл.
Заказчик — отрасль: Государственное управление
Заказчик — тип предприятия: МОГВ
Заказчик — количество сотрудников: до 1500
Проект — стадия проекта: внедрение
Проект — тип внедрения: внедрение партнера
Проект — лицензии: 1000
Проект — пользователи: 1500
Проект — партнер: Юнисофт (неактивный)
Проект — дата начала: 01.11.2008
Проект — дата окончания: 01.12.2009
Версия Docsvision: 4.1
Количество серверов: 6
Проект — разрешено к публикации
Год завершения проекта: 2009
Класс внедрения BPM: Управленческие

Краткое описание — Характеристика организации:

Администрация города Екатеринбурга, согласно Уставу, входит в структуру органов местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург». Администрация города Екатеринбурга является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Полномочия Администрации города Екатеринбурга определяются законами и иными нормативными правовыми актами. http://www.ekburg.ru

Краткое описание — Характеристика решения:

Работа над проектом внедрения системы электронного документооборота в Администрации города Екатеринбурга началась в августе 2009 года. Основным заказчиком в Администрации города Екатеринбурга стал Комитет по организационно-контрольной работе, одной из функций которого является документационное обеспечение деятельности Администрации города Екатеринбурга, в том числе организация и осуществление контроля соблюдения установленного порядка документирования и работы с организационно-распорядительными документами.

Цели и задачи проекта

  • повышение качества и оперативности работы с документами;
  • снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов на документационное обеспечение управления;
  • объединение в единый делопроизводственный цикл всех органов Администрации города Екатеринбурга, включая территориально удаленные;
  • постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.

К работе по внедрению Docsvision Комитет по организационно-контрольной работе приступил, имея четко сформулированные требования к автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна автоматизировать весь комплекс работ с документами:

  • документирование,
  • документооборот,
  • исполнение и контроль исполнения документов,
  • хранение документов.

Выбор продукта

В Администрации уже были созданы предпосылки к переходу на электронный документооборот: действовал собственный программный продукт, который позволил автоматизировать ряд делопроизводственных операций (регистрация документов и контроль). Но была необходимость в системе, которая могла бы реализовать все сформулированные требования к работе с документами, а также имела достаточный запас возможностей «на вырост» в части реализации  электронного межведомственного взаимодействия и оказания услуг населению. Кроме того, Администрация предъявляет высокие стандарты к оформлению документов, регламентирует строгие сроки их прохождения и регистрации – соответственно, при выборе СЭД одним из основных критериев отбора стала гибкость и настраиваемость системы, которая смогла бы автоматизировать процессы делопроизводства и повысить эффективность деятельности Администрации, одновременно гарантируя поддержку стандартов оформления документов.

При выборе системы был проанализирован рынок и изучены функциональные возможности различных систем электронного документооборота: ДЕЛО, Documentum, Directum, БОСС-референт, Docsvision, CompanyMedia. Особое внимание при этом уделялось действующим СЭД, в которых были реализованы все требования, предъявляемые клиентом к системе. На основании полученной информации была подготовлена конкурсная документация. Конкурс выиграла компания «Юнисофт» с программным продуктом  «Платформа для управления документами и бизнес-процессами Docsvision. «Юнисофт» работает с «ДоксВижн» с 2006 года, имеет большой опыт внедрения масштабных проектов и, кроме того, является первым и единственным премиум-партнером «ДоксВижн» на Урале.

Внедрение

Важнейший элемент успешного проекта – процедура внедрения и вовлеченность руководства организации в этот процесс. В данном случае, руководство поддерживало идею внедрения СЭД и вся работа осуществлялась в соответствии с приказами первого заместителя Главы Екатеринбурга и ежегодными планами мероприятий, утвержденными первым заместителем Главы Екатеринбурга. Комитет связи и информационных технологий (IT-служба) выступил стороной, обеспечивающей поддержку выбора автоматизированной системы документационного обеспечения управления, внедрения и запуска системы в эксплуатацию.
В целях определения направлений развития, решения оперативных вопросов и контроля внедрения системы проект курировался заместителем главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления – руководителем аппарата Администрации города.

Первые итоги внедрения

Первые итоги внедрения и вопросы дальнейшего развития АС ДОУ Docsvision были рассмотрены на Коллегии Администрации города Екатеринбурга в октябре 2010 года. Внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления Docsvision в Администрации города Екатеринбурга является одним из масштабных проектов для исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург».

  • К системе подключены все органы (42 подразделения) Администрации города Екатеринбурга;
  • настроено более 1500 рабочих мест пользователей;
  • обеспечен территориально-распределенный обмен данными между сотрудниками муниципалитета;
  • в стадии опытной эксплуатации находятся подсистемы АС ДОУ Docsvision, включившие в себя около 80% всех документов Администрации города Екатеринбурга: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, правовые акты Администрации города Екатеринбурга и должностных лиц Администрации, документы коллегиальных органов Администрации города Екатеринбурга;
  • разработаны и настроены процессы реализации всех основных делопроизводственных операций:
    • сканирование и ввод сканированных образов документов в систему;
    • создание проекта документа в системе с применением шаблона;
    • согласование проекта документа;
    • подписание документа;
    • регистрация документа;
    • создание поручений (резолюций) по документам;
    • доведение документов (поручений) до исполнителя и автоматический контроль их исполнения;
    • рассылка документов в электронном виде;
    • формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
    • поиск документов по реквизитам;
  • разработаны и включены в систему шаблоны 23 видов документов для автоматического формирования бланков документов в каждом из 42 органов;
  • разработано около 70 печатных форм отчетов, позволяющих осуществлять учет документов и контроль исполнительской дисциплины в режиме on-line;
  • распоряжением Администрации города утверждена «Временная инструкция о работе с автоматизированной системой документационного обеспечения управления Docsvision», определяющая основные принципы организации Docsvision и порядок работы с документами в Администрации города Екатеринбурга с применением  Docsvision;
  • сформирована система обучения пользователей работе в Docsvision;
  • ведется внедрение средств криптографической защиты передачи данных VipNet и SecretNet, позволяющих создать защищенную среду, в которой возможно хранение и обработка персональных данных;
  • завершается доработка и подготовка Docsvision к внедрению ЭЦП;
  • в стадии подготовки к тестовой эксплуатации находится подсистема «Обращения граждан».

Вклад Docsvision в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга

Применение Docsvision уже на этапе внедрения внесло существенный вклад в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга:

  • сокращены сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителя – все процессы идут в режиме реального времени (практически мгновенно);
  • оптимизированы маршруты движения документов, исключено дублирование и повторная регистрация;
  • в результате использования шаблонов сокращено время создания документов, повысилось качество оформления документов;
  • созданы статистические отчеты об исполнительской дисциплине, которые формируются в режиме on-line. Это позволило перейти на новый  уровень контроля исполнительской дисциплины и обеспечить полную прозрачность работы с документами;
  • сокращено время поиска документов;
  • создана единая электронная база данных документов, в которой объединены и доступны документы всех органов Администрации города Екатеринбурга;
  • все органы Администрации города Екатеринбурга, включая территориально удаленные объединены в единый делопроизводственной цикл, что позволяет применять единую технологию работы с документами.

Планы по совершенствованию Docsvision в 2012-2013

  • Внедрение электронно-цифровой подписи;
  • внедрение подсистемы «Обращения граждан»;
  • интеграция с официальным порталом Администрации города Екатеринбурга (Екатеринбург.рф) и электронной приемной;
  • интеграция с муниципальными предприятиями и учреждениями;
  • интеграция с АИС «Электронный Архив».
Скачать описание проекта Скачать описание проекта
 → 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса