«Сибирская Сервисная Компания», ЗАО
Москва
Нефтегазовая и химическая пром-ть
Год начала проекта: 2014
ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» (ССК) – негосударственная независимая российская компания, предоставляющая широкий спектр услуг предприятиям нефтегазодобывающего комплекса. Основными видами деятельности являются: поисково-разведочное эксплуатационное бурение нефтяных и газовых скважин, в т.ч. горизонтальное, текущий и капитальный ремонт скважин, подбор рецептур, разработка и сопровождение буровых растворов, цементирование скважин, услуги по технологическому сопровождению наклонно-направленного бурения.www.sibserv.ru
В компании реализован проект автоматизации децентрализованного документооборота и выстраивания бизнес-процессов компании.
Реализация проходила в 2 этапа:
2007-2009 гг. – создание корпоративного шаблона бизнес-процессов, универсального для всех филиалов компании, масштабирование системы в филиалы.
2010-2014 гг. – рефакторинг и совершенствование бизнес-процессов и технической реализации системы, автоматизация дополнительных областей документооборота.
Особенностью проекта является то, что компания «ССК» представляет собой крупную децентрализованную территориально-распределенную компанию, филиалы которой находятся в регионах Дальнего Востока, Сибири, Приволжского и Центрального Федерального округа.
На момент начала проекта в каждом филиале были свои регламенты по работе с документами, единая система электронного документооборота отсутствовала. Процесс коммуникаций между ключевыми сотрудниками, находящимися в различных филиалах, осложнялся нестабильностью и слабостью каналов связи.
В задачи проекта входило обеспечение всех сотрудников филиалов инструментом деловых коммуникаций, создание централизованных инструментов контроля исполнения поручений, формирование баз нормативной документации.
Процессы, подлежащие автоматизации:
- процесс документационного обеспечения, согласования распорядительной и договорной документации;
- процедуры ознакомления с документами и контроля исполнительской дисциплины сотрудников при выполнении поручений руководителей;
- блок «канцелярия»;
- предоставление сводок по контролю исполнения поручений генерального директора;
- управление процессами ДОУ.
Результаты первого этапа проекта (2007 – 2009 гг.):
- Специально разработанная система репликации по межфилиальному обмену данными позволила синхронизировать значимую информацию по всем филиалам и оптимизировать нагрузку на сеть, обеспечив требуемую производительность в условиях слабых каналов связи между некоторыми площадками.
- Данные механизмы позволили организовать распределенное исполнение поручений и согласование документов, сохранив автономность существенной части внутреннего документооборота филиалов.
- В системе охвачены функциональные области делопроизводства и канцелярии, согласования договоров и нормативной документации.
На втором этапе (2010 – 2014 г.) происходило совершенствование и адаптация ранее автоматизированных процессов: модернизация программной платформы, интеграция с информационными системами компании, внедрение решения, обеспечивающего возможность работы с поручениями и согласованиями посредством планшетных компьютеров. Автоматизированы процессы претензионно-исковой деятельности и согласования доверенностей.
По итогам проекта в компании «ССК» сокращены временные затрат на согласование документов, повышена эффективность исполнения поручений, повысился уровень исполнительской дисциплины, произведена унификация внутренних документов и маршрутов. Организована возможность оперативного получения руководством центрального аппарата отчетной информации по всем филиалам; осуществлён полный отказ от бумажных носителей при осуществлении внутренней переписки: все внутренние согласования договоров и документации осуществляются в электронном виде.
Уникальность проекта:
- Достижение поставленных задач путем контролируемых изменений в регламентной базе и бизнес-процессах компании: сформированная регламентная база позволила избежать конфликта с внедренной информационной системой.
- Организация распределенного исполнения поручений и распределенных согласований документов в условиях низкой пропускной способности каналов связи (от 256 кб/сек между площадками).
- Формирование единой межфилиальной отчетности по исполнительской дисциплине в условиях децентрализованной архитектуры системы (5 площадок со своими автономными данными)
- Применение планшетов руководителями компании в качестве оперативного рабочего места.
СЭД Docsvision представляет собой инструментарий, позволивший сократить время на работу с документацией по всем операциям (от 3 сек.).
Система электронного документооборота Docsvision успешно эксплуатируется.
Наличие действующей СЭД было отмечено как положительный показатель управления документами (записями, процедурами) при сертификации на соответствие стандартам ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001-2004.
Проект стал победителем конкурса проектов «За новации в документационном и информационном обеспечении управления», проводимого в рамках Профессионального форума «Эффективное документационное и информационное обеспечение управления» (ИНФОДОКУМ-2014) «Гильдией Управляющих Документацией», профессионального объединения ведущих специалистов в области управления документами, при поддержке Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
