Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Система управления документами

Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам.

Договоры, корреспонденция, мультимедийный контент, базы знаний, архив… Объемы информации любой компании исчисляются десятками и сотнями тысяч файлов. Любая компания рано или поздно сталкивается с задачей организации и автоматизации документооборота. Это может быть связано с ростом компании, изменениями в структуре, необходимостью обновления управленческих практик и методов работы, которые препятствуют повышению конкурентоспособности. Система управления документами, другими словами система электронного документооборота, своевременно внедренная в компании, не только поможет преодолеть подобные проблемы, но и станет инструментом, позволяющим проводить анализ состояния многих бизнес-процессов, что позволит во время «расшивать узкие места», корректировать стратегии и практики управления для повышения эффективности предприятия.

Основные возможности

Организация управления электронными документами обеспечивает рост продуктивности деятельности за счет:     

  • оперативного внесения информации в систему;
  • простого поиска данных;
  • автоматизированного сопоставления бумажных и цифровых носителей;
  • безопасного хранения конфиденциальной информации;
  • поддержки актуальности данных;
  • предотвращения утери и порчи документов;
  • упрощения обмена электронной корреспонденцией с филиалами, партнерами.

Системы управления электронными документами, так называемые СЭД (системы электронного документооборота), выполняют множество задач, их легко адаптировать под особенности конкретного бизнеса. Основные возможности можно разделить на пять крупных блоков:

  1. Проставление метаданных. При структурировании информации можно добавлять в системы управления электронными документами идентификаторы пользователей, дату и прочие «пометки», которые помогут в автоматическом поиске информации, создании выборки.
  2. Интеграция. СЭД может быть как самодостаточной системой, так и частью общей программной платформы, используемой компанией для хранения и обработки бумажных документов, коллективной работы с ними, принятия взвешенных управленческих решений и так далее.
  3. Перевод бумаг в электронную форму. Система управления документами позволяет переводить бумажные носители в цифровые, распознавать текст для дальнейшей автоматической обработки, безопасного хранения.
  4. Индексация. Грамотная организация управления электронными документами позволит классифицировать их на основании метаданных и индексов, что упростит и ускорит поиск информации, работу с ней.
  5. Хранение. В понятном и функциональном программном комплексе гораздо удобнее и безопаснее хранить документы, чем в офисном шкафу. Можно настроить права доступа, резервное копирование, перемещение данных.

Грамотно организованная система управления документами быстро окупается. Уже более 1000 клиентов Docsvision, включая Министерство экономического развития РФ, Сбербанк, Роснефть, в этом убедились.

Организация документооборота

Рассмотрим вопрос организации документооборота — ключевого элемента управления компании, с помощью  Docsvision.

Использование системы в первую очередь сократит время на обработку документов за счет наличия шаблонов документов и настроенных маршрутов их прохождения. Сценарии работы могут варьироваться очень широко. Но, несмотря на сложную логику процессов,  система управления документами всегда понятна и удобна в использовании для конечного пользователя, ведь он видит только свои задачи и свои документы.

Процессы документооборота, которые автоматизирует Docsvision:

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • Сканирование документов и их ввод в систему;
  • Создание документов в системе с помощью шаблонов;
  • Согласование, подписание и регистрация документов;
  • Создание резолюций по документам;
  • Доведение резолюций до исполнителей и автоматический контроль их исполнения;
  • Рассылка электронных документов;
  • Хранение электронных  документов.

Программные продукты Docsvision создаются в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и моделью CMMI 3.

Удаленный доступ к документам

Удаленный доступ к документам и контроль бизнес-процессов — требование, необходимое сегодня почти всем пользователям СЭД. Конечно, невозможно уместить весь функционал мощной системы в приложение для мобильного устройства. Но на самом деле в этом нет особой необходимости. Править документы с экрана телефона — невозможно, эта работа должна быть выполнена за стационарным компьютером. Но имея под рукой мобильное приложение, которое подсказывает вам, какие задания и документы вам поступили в работу, позволяет просмотреть пришедшие документы, вы можете «оставаться в игре» — начать выполнение задач, назначить ответственных исполнителей задания или согласовать документ, делегировать исполнение задания, прочитать договор, который нужно срочно согласовать.  

Компания «ДоксВижн» осуществляет разработку, внедрение и обслуживание СЭД. Каждый заказчик может рассчитывать на индивидуализированный подход, учет всех пожеланий, профессиональные рекомендации и выполнение работы в оговоренные сроки. Кроме того, сервисное подразделение «ДоксВижн» оказывает информационную поддержку, техническое обслуживание и обучает специалистов.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса