DocsVision 4.5
- Новый конструктор решений 4.5.3
- Модули «DocsVision клиент для Microsoft Outlook и Microsoft Office»
- Модуль Docsvision «Офлайн-клиент»
- Расширенная ТП
- Сертификат ФСТЭК
- Услуги по авторскому надзору и аудиту
Выпущена новая версия модуля «Конструктор Решений 4.5.3»
Новая версия отличается улучшенной эргономикой средств конструирования и расширенными функциональными возможностями.
Модуль «Конструктор решений 4.5.3» предназначен для разработки новых решений на платформе DocsVision (в контексте оптимизации бизнес-процессов организаций) и для более глубокой настройки решений при внедрении. Уникальность модуля заключается в том, что он позволяет разрабатывать специализированные решения под конкретные задачи без глубоких знаний программирования, необходимость в котором сведена к минимуму.
Преимущества использования модуля «Конструктор решений»:
- значительное сокращение сроков и затрат на разработку решений.
- при разработке решений акцент с программирования переносится на проектирование и визуальное конструирование бизнес-решений.
- возможность повторного использования любых решений и их частей
- возможность гибкой настройки и существенной модификации решений, как в процессе внедрения, так и при его последующей эксплуатации
- сокращения времени на разработку прототипов решений
- широкие возможности настройки интерфейса под специфические потребности Заказчиков
- расширение сферы применения платформы DocsVision
Технологические достоинства модуля «Конструктор решений»:
- настраиваемая разметка карточек
- улучшенная настройка прав доступа при помощи ролевой модели и автомата состояний
- возможность построения специализированных интерфейсов для различных видов и состояний карточек и различных ролей пользователей в системе
- интеграция с Microsoft Office Communication Server
- встроенный механизм уведомлений
- богатая объектная модель
- легкость создания и редактирования скриптов.
Подробнее о модуле «Конструктор решений»
Модули «DocsVision клиент для Microsoft Outlook и Microsoft Office»
Новые модули интегрированы с продуктами Microsoft Office и позволят автоматизировать работу с документами большинства сотрудников предприятия, в интерфейсах хорошо освоенных и используемых ими в повседневной работе приложений Microsoft Office. Использование модулей поможет организациям сэкономить время и избавит от необходимости изучать и привыкать к процедурам работы со специализированной системой.
Модуль «DocsVision клиент для Microsoft Outlook» предназначен для работы с заданиями DocsVision из почтовой программы Microsoft Outlook. Задания бизнес-процесса DocsVision отображаются как задачи Outlook и обеспечивают доступ пользователя к функциональности системы непосредственно из интерфейса Microsoft Outlook, без необходимости открывать Навигатор DocsVision.
DocsVision клиент для Microsoft Outlook в удобной и привычной для пользователя Outlook форме предоставляет всю необходимую функциональность:
- доступ к документам, связанным с заданием
- выбор действий с заданием:
- принять задание в работу или отказаться от него
- делегировать задание другим исполнителям
- контролировать исполнение задания
- сделать отчет о выполнении задания и отметить его исполнение
Модуль «DocsVision клиент для Microsoft Office» обеспечивает возможность исполнения простых операций с документами и бизнес-процессами прямо из приложения Microsoft Word, без использования Навигатора DocsVision.
Это позволяет автоматизировать работу с документами большинства пользователей информационной системы предприятия без необходимости освоения ими дополнительного программного обеспечения. Работа с заданиями DocsVision осуществляется в интерфейсе хорошо освоенного ими приложения Microsoft Office.
Предоставляемые возможности:
- Создание документа, заполнение текста и структурированных полей документа.
- Назначение заданий на исполнение документа, контроль исполнения заданий.
- Запуск бизнес-процесса, связанного с документом и контроль его исполнения.
- Реализация простых стандартных сценариев обработки документа – простое согласование, визирование, подписание документа (в том числе электронной подписью), комментирование и аннотирование.
- Редактирование документа, в том числе групповое, с накоплением изменений, и возможностью отката к любой версии документа.
- Управление версиями документа, включая сравнение и восстановление версий документов на определенный момент времени.
- Обеспечение удобных механизмов передачи документа внутри организации и вовне организации, включая возможность передачи документа вместе со структурированными данными вовне организации.
- Поиск документа в базе данных DocsVision по тексту, атрибутам и категориям.
- Создание новой карточки документа DocsVision и прикрепление к ней редактируемого документа Word.
Дополнительная информация:
- Описание модуля «DocsVision клиент для Microsoft Outlook»
- Описание модуля «DocsVision клиент для Microsoft Office»
- Видео «Владимир Андреев о новых модулях DocsVision, клиенты для Microsoft Office и Outlook»
- Видео «Демонстрация основных возможностей модуля «Клиент для Microsoft Office»
Модуль Docsvision «Офлайн-клиент»
«Офлайн-клиент» позволяет работать с созданными в СЭД DocsVision заданиями на клиентских компьютерах, не имеющих прямого (онлайн) доступа к серверу DocsVision, а так же выполнять полученное задание без обращения к серверу. Передача данных и работа с заданиями осуществляется с помощью почтовой программы Microsoft Office Outlook.
Приложение позволяет работать с системой DocsVision, когда онлайн-подключение невозможно по причине недостаточной пропускной способности канала связи, либо когда оно является нерегулярным – например, если сотрудник находится в командировке в отдаленном регионе или другой стране. Использование электронной почты в качестве средства доставки является удобным и надежным способом организации работы в таких условиях. Приложение «Офлайн-клиент» позволяет не только передать удаленному сотруднику срочную информацию и документы, но и получить от него комментарии и правки, которые сразу после доставки ответа на сервер станут доступны остальным пользователям системы для дальнейшей оперативной обработки.
Работа в офлайн-режиме происходит по тому же принципу, что и работа с карточкой задания DocsVision в онлайн-режиме: исполнитель может изменить состояние задания, отказаться от него, перенести сроки исполнения, изменить процент исполнения. Для конечного пользователя Ответственный исполнитель задания бизнес-процесса может его отозвать, в этом случае исполнителю придет специальное письмо, а статус задания изменится. В процессе исполнения задания пользователь открывает и редактирует (исполняет) карточку офлайн-задания, при этом в папке входящих сообщений Inbox почтовой программы Outlook, установленной на компьютере пользователя, автоматически создаются специальные папки: в работе, отложенные, завершенные, делегированные, на контроле. В офлайн-задании обычно указываются лица, причастные к его исполнению: автор задания, исполнитель задания, контролер, следящий за выполнением работ (если он назначен).
Модуль DocsVision «офлайн-клиент» в каталоге.
Расширенная техническая поддержка системы DocsVision
Система электронного документооборота, автоматизирующая такие важные бизнес-процессы организации, как согласование договоров, выдача распоряжений, должна обеспечить бесперебойную работу сотрудников в любое время суток, а возможные проблемы должны исправляться максимально оперативно.
Расширенная техническая поддержка системы DocsVision обеспечивает повышенную скорость реагирования на обращения клиентов и увеличит доступность службы техподдержки с 10 до 12 часов в день. Расширенная техническая поддержка вводится для обеспечения бесперебойной работы заказчиков при возникновении внештатных ситуаций.
- Основное время работы службы техподдержки – с 8:00 до 20:00 по рабочим дням. Если ситуация потребует срочных действий, то сотрудники «ДоксВижн» будут решать ее до полуночи и с шести утра. По запросу заказчика, работа может быть организована также по выходным и праздничным дням.
- Сокращено гарантированное время реакции на инциденты, теперь оно составляет от двух до восьми часов, в зависимости от приоритета задачи. При этом время исправления ошибок с критическим и высоким приоритетом составляет максимум три рабочих дня.
- За компанией-заказчиком закрепляется персональный менеджер.
Подробнее о расширенной технической поддержке системы DocsVision
DocsVision – одна из первых систем, получивших сертификат о защите персональных данных по ФЗ 152, она может использоваться в составе ИСПДн до класса К2 включительно.
Сервис-релиз SR 1 к версии DocsVision 4.5 прошел инспекционный контроль в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю. Теперь внедрение системы электронного документооборота с возможностью ее дальнейшей аттестации в ФСТЭК возможно на базе обновленной системы DocsVision .
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) Российской Федерации сертифицировала сервис-релиз SR 1 к версии DocsVision 4.5 с показателями по 5 классу защищенности по требованиям руководящего документа «Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищённости от несанкционированного доступа к информации». Сертифицированная версия DocsVision может использоваться при создании автоматизированных систем класса защищенности до класса 1Г включительно и информационных систем персональных данных до класса К 2 включительно.
Сертификация DocsVision позволит заказчикам облегчить приведение информационных систем персональных данных в соответствие с требованиями закона 152-ФЗ «О персональных данных», так же в сервис-релизе SR 1 к версии DocsVision 4.5 внесен ряд поправок для улучшения работы системы, а также увеличено ее быстродействие.
Механизмы безопасности, использующиеся в DocsVision, позволяют ограничить круг лиц, принимающих участие в работе с данными, что позволяет контролировать процесс работы с защищенным документом и знать, откуда возможна утечка информации. Данный сценарий может быть реализован как в рамках разграничения прав доступа, так и при помощи мандатной безопасности. Дополнительно защита информации обеспечивается применением мер безопасности при удаленной работе, например с использованием VPN-тоннелей, HTTPS- протоколов, ЭЦП и другими средствами. Регламенты, создающиеся в системе, позволяют защитить сами документы, кроме этого возможности системы позволяют настроить систему ролей доступа к документам, доступ к справочной информации и поисковым фильтрам, которые так же помогают в ограничении прав использования документов.
Наличие сертифицированной версии системы DocsVision позволяет заказчикам аттестовать построенные на ее базе решения, а также подтверждает качество механизмов безопасности, имеющихся в системе.
Авторский надзор внедрения и аудит по итогам внедрения
Гарантия качества внедрений и эффективности использования системы DocsVision.
Компания «доксВижн» осуществляет продажу и внедрение системы Docsvision через партнерскую Сеть, которая, на сегодняшний день, насчитывает порядка 80 партнеров на территории СНГ. Партерам это позволяет более уверенно чувствовать себя в проекте, а заказчику позволяет свести к минимуму риски проекта и получить дополнительные гарантии качества внедрения.
В комплекс мероприятий по авторскому надзору входит целый перечень услуг: представители «ДоксВижн» оперативно рассматривают проектные решения, предложенные рабочей группой, осуществляют обзор проектной документации и проектных решений непосредственно на системе. В результате заказчик получает компетентную независимую экспертизу, заключения и рекомендации по вариантам проектных решений, отчеты по каждому этапу внедрения. Кроме того, у заказчика остаются согласованные с производителем проектные документы.
В результате аудита, проводимого специалистами компании "ДоксВижн", заказчик получает отчет о проведении аудита, заключение о соответствии внедренного решения методическим принципам и техническим возможностям системы DocsVision, а также рекомендации по оптимизации существующего решения и по перспективам его развития. Последнее особенно важно для многоступенчатых проектов, а также для проектов, в которых предусмотрена интеграция с различными компонентами системы документооборота заказчика. Имея полную информацию, заказчик может вместе с внедряющей компанией активно планировать дальнейшее развитие проекта с учетом извлеченного опыта.
Для обеспечения своей эффективности авторский надзор и аудит должен быть согласованной двусторонней инициативой в общих интересах заказчика и исполнителя проекта внедрения.
Авторский надзор позволяет своевременно информировать заказчика о предстоящих событиях проекта, помогает выбрать наиболее рациональный вариант проектных решений. У заказчика есть возможность получить информацию не только о возможных отклонениях и рисках внедрения, но и рекомендации об оптимальном использовании возможностей системы DocsVision.
Подробнее об аудите и авторском надзоре