Крупное внедрение в крупном интеграторе: «Энвижн Груп» автоматизировала документооборот на базе Docsvision

• 17 декабря 2015
• Новости

Компания «Энвижн Груп» - одна из крупнейших российских ИТ-компаний, ведущий разработчик и поставщик информационно-коммуникационных решений - перешла на электронный документооборот. На первом этапе приобретено 500 пользовательских лицензий Docsvision 5. Проект, охвативший все базовое делопроизводство компании и ряд внутренних процессов, реализован компанией BTLab – Docsvision Certified Solution Partner Gold. 

Предпосылкой для начала проекта в 2014 году стала необходимость повышения эффективности документооборота компании. Выбор платформы для реализации электронного документооборота был осуществлён на базе детального аналитического сравнения нескольких систем, подготовленного компанией BTLab по заданным заказчиком критериям. Новая версия Docsvision в наибольшей степени соответствовала всем необходимым требованиям для реализации современного решения для крупной ИТ-компании. 

На завершенном в 2015 году этапе проекта автоматизированы ключевые для «Энвижн Груп» задачи документооборота:

• работа с корреспонденцией,
• с организационно-распорядительной документацией (приказами и распоряжениями),
• служебными записками,
• доверенностями,
• протоколами,
• заявками на командировку.

Решение реализовано стандартными средствами (конструкторами) Docsvision, которые позволили адаптировать функциональность Docsvision под бизнес-процессы «Энвижн Груп». Специалисты BTLab настроили автоматическое формирование служебных записок на основе данных из учетной системы Microsoft Dynamics AX. Широкая интеграция с Microsoft Dynamics AX является одной из интересных особенностей проекта. Специалисты BTLab реализовали синхронизацию справочника организационно-штатной структуры между Docsvision и Microsoft Dynamics AX, сквозные бизнес-процессы обработки заявок на командировку, бюджетный контроль в части расходов на командировки. Кроме того, для повышения исполнительской дисциплины в Docsvision была настроена расширенная система нотификации. 

В результате проекта «Энвижн Груп» смогла перейти на обращение и согласование внутренних документов в электронном виде. По мнению опрошенных сотрудников «Энвижн Груп», это позволило существенно ускорить процессы обработки документов. Был в 3 раза сокращен штат отдела документационного обеспечения (ОДО).

Ирина Болдырева, руководитель проекта, «Энвижн Груп»: 
«Как правило, при внедрении ИТ-систем ресурсы компании наращиваются и только потом сокращаются, причем постепенно в течение 1,5-2 лет. В нашей компании и в нашем проекте эффективность Docsvision показала себя на все 100% уже на этапе ввода в промышленную эксплуатацию всего лишь нескольких сценариев. Мы планируем и дальше развивать проект, максимально используя возможности системы для повышения эффективности работы нашей компании». 

Проектная команда в «Энвижн Груп» состояла из 5 человек при участии функциональных специалистов компании, без согласования которых в ходе проекта не запускался ни один новый процесс. Для ключевых сотрудников компании в несколько этапов было проведено обучение. Планируется дальнейшее развитие функционала и автоматизация новых внутренних процессов компании.

Карасов Андрей, руководитель отдела продаж, BTLab:
«В первую очередь, хочется поблагодарить всю проектную команду АО «Энвижн Груп» за слаженную работу и профессиональный подход к делу. Очень приятно, что сотрудники компании на всех уровнях, включая высшее руководство, активно участвовали в процессе внедрения системы. Особенно приятна высокая оценка настоящих профессионалов ИТ-рынка, умеющих отличать громкие заявления от реальных возможностей продуктов. С помощью платформы Docsvision и представленных в ней гибких конструкторов удалось реализовать очень непростой функционал, полностью отвечающий специфике деятельности заказчика. В результате система облегчает работу как рядовым сотрудникам, так и руководителям компании в части функций контроля и отчетности. Мы уверены, что использование современных информационных технологий в области документооборота позволит «Энвижн Груп» существенно укрепить свои позиции на ИТ-рынке». 

Скачать кейс по проекту «Энвижн Груп».