Холдинг «ТМС групп» сокращает затраты с помощью системы DocsVision, внедренной «1С-Рарус»

• 3 августа 2009
• Новости

Филиал «1С-Рарус» в Казани завершил внедрение системы Docsvision в холдинге «ТМС групп», г. Альметьевск. В результате проекта руководство холдинга установило контроль за процессами общего делопроизводства и управления договорами. Создано единое информационное пространство по управлению процессами документооборота, объединяющее более 25 территориально-удаленных подразделений 6 предприятий холдинга. По состоянию на июль 2009 года автоматизировано 410 рабочих мест.

«ТМС групп» — молодая, динамично развивающаяся компания, оперирующая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и в Российской Федерации в целом. Созданный на базе сервисных предприятий ОАО «Татнефть», холдинг «ТМС групп» обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности. Стратегической целью «ТМС групп» является расширение перечня оказываемых услуг при неуклонном повышении их качества, завоевание ведущих позиций на рынке, развитие экспорта услуг, технологий и продукции.

В начале 2008 года руководство холдинга «ТМС групп» приняло решение повысить эффективность деятельности компании на процессном уровне. Приоритетными задачами стали:

• структуризация информационного потока организации с целью оперативного принятия решения;
• ускорение договорного процесса для повышения конкурентоспособности организации;
• обеспечение качественного улучшения процессов обработки документов за счет ликвидации очередей в документообороте;
• сокращение транспортных затрат при движении документов между территориально удаленными организациями и подразделениями холдинга;
• сокращение затрат на печать, размножение и хранение бумажных копий документов;
• снижение трудозатрат на контроль исполнительской дисциплины;
• повышение эффективности управления.

Специалисты «ТМС групп» провели изучение функционала систем управления процессами и документооборотом. В результате был сделан выбор в пользу построения информационной системы на базе решения компании Docsvision.

Подрядчиком для реализации проекта был выбран официальный партнер компании Docsvision — филиал «1С-Рарус» в Казани, обладающий многолетним опытом выполнения корпоративных проектов.

Проект по внедрению системы стартовал в апреле прошлого года и проходил в два этапа. На первом этапе было автоматизировано общее делопроизводство компании. Переход к безбумажным технологиям привел к существенному повышению производительности труда:

• В 12 раз ускорился поиск документов;
• Снизились транспортные затраты при обработке документов;
• Эффективная система контроля поручений позволяет экономить более 330 часов в месяц труда менеджеров «ТМС групп»;
• Оптимизация документооборота позволила в 10 раз ускорить подготовку менеджеров к совещаниям.

В рамках второго этапа внедрения Docsvision был реализован процессный подход к управлению договорами. В системе проводится подготовка проектов, согласование, утверждение, хранение в архиве договоров и доп. соглашений, ведение реестра договоров. Система управления процессами и управления документооборотом интегрирована с системой «1С:Управление производственными предприятием 8» с помощью шлюза Docsvision. На текущий момент срок согласования договоров уменьшился с пяти рабочих дней до одного. Оптимизация маршрута согласования привела к сокращению согласующих лиц с одиннадцати до шести.

Количество пользователей на июль 2009 года составляет 410 человек более чем на 25 территориально-удаленных площадках. За счет использования единых стандартов и методологий в холдинге стало возможным беззатратное подключение к системе электронного документооборота Docsvision новых дочерних обществ.

Ведущий юрисконсульт «ТМС групп» Эдуард Шарипов прокомментировал внедрение системы управления документами и бизнес-процессами: «Считаю, что при инициации проекта внедрения общего делопроизводства мы изначально обеспечили его успех. Поскольку остановили свой выбор на одном из вендоров — Docsvision, который входит в четверку сильнейших в этой области по России, а для внедрения пригласили компанию «1С-Рарус», которая в процессе сотрудничества с холдингом «ТМС групп» доказала, что является надежным, стратегическим партнером. В пять раз снижено время на согласование договоров, ведется 100% учет документов. В несколько раз снижены временные и транспортные затраты при обработке документов, и, что очень важно для нас, мы получили инструмент для управления персоналом в условиях матричной системы организации труда».

Информация о холдинге «ТМС групп»

«ТМС групп» — это молодая, динамично развивающаяся компания, работающая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и Российской Федерации. Созданный на базе сервисных предприятий ОАО «Татнефть», холдинг «ТМС групп» обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности.

В холдинг «ТМС групп» входят компании УК ООО «Татнефть-МехСервис», ООО «МехСервис-НПО», ООО «Татнефть-РНО-МехСервис», ООО «НКТ-Логистика», ООО «НКТ-Сервис», ООО «ТМС-Буровой Сервис». Всего в компании работает более 3500 человек.

Основным деловым партнером «ТМС групп» является ОАО «Татнефть». Надежное и долгосрочное сотрудничество с ОАО «Татнефть», как главным заказчиком, диктует высокие стандарты качества и динамику развития. В настоящее время расширяются масштабы сотрудничества с ОАО «Роснефть», ЗАО «Нефтеконсорциум», с группой компаний «Интегра», компанией Weatherford (США), компанией Netzsch (Германия), а также с ОАО «КАМАЗ», ЗАО «Новомет», ОАО «АЛНАС», ОАО «КЭМЗ», ОАО «Борец» и рядом других партнеров.

Для «ТМС групп» постоянными и традиционными партнерами являются нефтяные компании: ОАО «Удмуртнефть», ОАО «Ульяновскнефть», ОАО «Шешмаойл», ЗАО «Татнефть-Самара», ООО «БайТекс», ЗАО «АЛОЙЛ», ЗАО «Ямбул-Ойл», ОАО «Акмай», ЗАО «ГЕОТЕХ», ООО «ТНГК-Развитие», ЗАО «Предприятие Кара-Алтын» и многие другие.

Информация о филиале компании «1С-Рарус» в Казани

Филиал компании «1С-Рарус» в Казани основан в 2008 году как совместное предприятие фирмы «1С» и компании «1С-Рарус». Компания специализируется на комплексной автоматизации управления и учета на базе программ фирмы «1С». Филиал обладает значительным опытом автоматизации в нефтехимической отрасли.

Внедренческий центр «1С-Рарус» в Казани имеет статусы: 1С:Франчайзи, Docsvision Partner, кандидат Центр компетенции по производству, Центр сертифицированного обучения, 1С-Битрикс: Бизнес-партнер.

В компании работает около 30 сотрудников, большинство из которых сертифицированы фирмой «1С».