Автоматизация документооборота в УК «Молл-Менеджмент»

• 21 мая 2009
• Новости

«Программные Технологии» завершили первый этап автоматизации документооборота в управляющей компании «Молл-Менеджмент». Проект реализован на базе системы Docsvision и рассчитан на 25 пользователей.

УК «Молл Менеджмент» осуществляет девелопмент коммерческой недвижимости и обеспечивает выполнение полного спектра работ, необходимых для создания всероссийской сети объектов коммерческой недвижимости: разрабатывает технико-экономические обоснования и архитектурные концепции, координирует проектные работы, управляет строительством, осуществляет маркетинг, техническую эксплуатацию объектов недвижимости, качество которых удовлетворяет самым взыскательным требованиям современного потребительского рынка.

Деятельность управляющей компании предусматривает постоянную непрерывную работу с документами, несвоевременное выполнение которой может привести к значимым финансовым потерям. Ранее в УК «Молл-Менеджмент» большинство записей хранились в электронных таблицах Excel, которыми пользовались сотрудники как самой компании, так и ее филиалов. С ростом информационных потоков, такая организация работы с данными перестала устраивать пользователей. Потребовалось решение, которое бы обеспечило удобное хранение, поиск и использование накопленной информации.

После анализа предложений на Российском и международном рынках электронного документооборота, для комплексного проекта автоматизации была выбрана система Docsvision. При разумном соотношении цены и качества, система позволяла реализовать все цели, намеченные на начальной стадии. Внедрение СЭД осуществляла компания «Программные Технологии» — премиум-партнер Docsvision.

На данный момент в управляющей компании «Молл Менеджмент» полностью осуществлен перенос документов с прошлых периодов в систему Docsvision, автоматизирована работа канцелярии, создан единый электронный архив документов. Через систему будут проходить все входящие, исходящие и распорядительные документы, а также специфическая документация Заказчика — порядка 6000 единиц в год.

Специалисты компании «Программные Технологии» адаптировали систему Docsvision непосредственно под нужды заказчика: карточки документов, структура архива, поисковые запросы и формы отчетов имеют уникальный набор данных, отвечающий потребностям клиента.

«Автоматизация процедуры регистрации документов и архива позволила нашей компании перейти на новый уровень управления информацией. В наших дальнейших планах стоит совершенствование процедур подготовки и согласования документов, а так же реализация контроля исполнительской дисциплины в разрезе электронного документооборота» — говорит Александр Аверьянов, начальник Департамента информационных систем УК «Молл Менеджмент».