Создание ОЦО для группы производственных компаний. Часть 1: Выбор.

Роль ИТ-систем в создании Общего Центра Обслуживания

Владимир Поляков
1 августа 2022
Статьи

Привет! Меня зовут Владимир, и я руковожу проектом перехода группы производственных компаний Sucden на модель ОЦО в части документационного обеспечения и ИТ-сопровождения бухгалтерского и налогового учёта. В этой статье я расскажу, как мы реализовали проект масштабной организационной трансформации, опишу наши инструменты и методы. А потом поделюсь, как мы выстраивали взаимоотношения внутри команды проекта и на отдельных производственных площадках.

Sucden входит в четвёрку крупнейших поставщиков сахара в России. Производство базируется на 4 площадках. На мировом рынке Sucden выступает глобальным поставщиком продовольственных товаров, торгует на крупнейших товарно-сырьевых биржах. Кроме того, мы ведём активную деятельность в сфере сельского хозяйства, а также в области снабжения, переработки, логистики, дистрибуции. Желание быть эффективными во всём и в каждом отдельном процессе – базис работы нашей компании.

Трансформация бухгалтерской и финансовой службы

Предпосылки создания ОЦО

Решение топ-менеджмента о переходе на модель ОЦО с головным офисом в Москве последовало вслед за проектом внедрения единой ERP-системы и унификации бизнес-процессов в группе производственных компаний. На первом этапе компания привлекла консалтинговое агентство для проработки структуры ОЦО и общей концепции построения сервисного центра, которая далее доработалась отдельным подразделениями и бизнес-юнитами.

Изначально на заводах Sucden все сотрудники финансовых служб выполняли типовую работу в своей части: от работы с документами до закрытия отчётных периодов. В новой модели ОЦО функции бухгалтерского и налогового учёта переходили в головной офис. Московский офис сосредоточил экспертизу, ответственность, взаимоотношения с внешними органами и контрагентами в части ведения бухгалтерского и налогового учёта.

Схема взаимодействия Общего Центра Обслуживания Sucden в проекте внедрения Docsvision

Бухгалтерия на каждом отдельном заводе трансформировалась во фронт-офис. Его сотрудники отвечают за работу с первичными бухгалтерскими документами и документационное обеспечение процессов. Они взаимодействуют с функциональными подразделениями на заводе: снабжение, производство и другие, функции и процессы которых были также трансформированы и унифицированы. Специфичные для каждой площадки функции выполняет финансовый контроллинг на заводе.
Требовалось настроить процессы и реализовать инструмент для работы с первичными документами и их передачу между производственными площадками и ОЦО.

Инструменты для обеспечения модели ОЦО

Когда мы определили процесс и протестировали сценарий, стало понятно, как его автоматизировать, какие задачи мы можем передать ИТ-системе. Требовалось создать электронный архив бухгалтерских документов и настроить документационное обеспечение бизнес-процессов.

Фронт-офис работает с документами на каждом отдельном заводе и должен передавать данные по этим документам и электронные скан-образы самих документов в центральный офис. Если у головного офиса в Москве есть запросы к предприятию, то он также имеет возможность поставить задачу (запрос на подбор документов или оформление пакета документов: печать, подписание и передачу). Стало понятно, что необходимо внедрить ИТ-систему для обеспечения коммуникации в двухстороннем порядке между головной организацией и функциональными подразделениями. Настроить маршрутизацию документов на основе участков учёта.

Критерии выбора

Из своего опыта поделюсь, как и по каким критериям мы выбирали систему и подрядчика для реализации проекта внедрения. Поскольку нам требовалось создать архив финансово-первичной документации, то мы выбирали ECM-систему. Класс таких программных продуктов как раз позволяет реализовать хранение документов.

Требования к ECM-системе:

Покрытие бизнес-требований.

Первым шагом мы описали процессы, которые требуется автоматизировать. Поэтому при выборе системы команда проекта могла оценить работоспособность программного обеспечения на реальном кейсе из практики бизнеса.

Удобство администрирования системы и базы данных.
Гибкость в кастомизации системы.

В нашем случае пользователи просили реализовать возможность выгрузки документов по контрагенту, за выбранный период в отдельную папку. Такая нехитрая опция экономит время на подготовку документов по требованиям контролирующих органов.

Из опыта можно отметить, что система, которая имеет широкие варианты настройки, в будущем позволит не переписывать уже внедрённую функциональность, а перенастраивать её – это существенно дешевле и быстрее в обслуживании и реализации.

Удобный пользовательский интерфейс.

В итоге мы выбрали платформу Docsvision, которая полностью соответствовала требованиям. Внедрить и настроить платформу нам помогла компания-интегратор BTLab. О критериях выбора подрядчика в этом проекте и построении работы команды я расскажу в следующей статье.

Результаты

Мы единственный отдел в компании Sucden, который быстро перешёл на удалёнку во время пандемии, так как мы были готовы с точки зрения инфраструктуры и процессов взаимодействия внутри организации.

В компании Sucden работу налоговой и бухгалтерской служб обслуживает система на базе платформы Docsvision. Она поддерживает процесс передачи документов из фронт-офисов на заводах в Московский ОЦО и обратно. 100% документов маршрутизируются в единой системе. Дополнительно сотрудники используют Docsvision как систему для постановки и контроля задач. Поручение, задача и даже поездка в налоговую – всё регистрируется в системе. Здесь же собран архив первички. После обработки документа в системе, он попадает в ERP-систему, где в каждой группе связанных проводок прикрепляется скан-образ первичного документа. Подобная автоматизация и организация процесса подготовили компанию к участию в налоговом мониторинге.

Часть 2: Soft skills →