Электронное делопроизводство на предприятии

• 
  Виктор Сущев
• 14 января 2013
• Статьи

Ключевой задачей автоматизации делопроизводства на предприятии является сокращение временных затрат на работу с документами, а также оптимизация маршрута их движения на предприятии. Стоит отметить, что электронное делопроизводство успешно решает данную задачу, но бизнес-процессы современного предприятия редко заключаются лишь в обработке одного документа, поэтому качественно повысить эффективность работы предприятия можно лишь в том случае, если автоматизация затрагивает не только делопроизводство на предприятии, но и другие бизнес-процессы, связанные с обработкой этих документов.

Система, реализованная на базе Docsvision, позволяет организовать не только электронное делопроизводство, но и выполнение бизнес-процессов, включающих в себя взаимодействие с различными IT-системами, сложные сценарии работы с документами и т.д.

Кроме того, система Docsvision позволяет при помощи накопленных данных и результатов выполнения бизнес-процессов анализировать и улучшать организацию работы, а значит, повышать эффективность деятельности всего предприятия. Docsvision позволяет использовать в работе самые актуальные управленческие методы, например, систему менеджмента качества и процессное управление.

Основная цель внедрения систем ECM/BPM в службе делопроизводства любой организации — сокращение времени на работу с документами за счет ее автоматизации, а также построение оптимальных маршрутов движения документов в организации. Но жизнь предприятия — это не только документооборот, это большой комплекс бизнес-процессов. Если и мы говорим об оптимизации работы компании и повышении ее эффективности с помощью СЭД или ECM/BPM, то мы должны понимать, что в процесс автоматизации должна быть включена не только служба делопроизводства, но и все подразделения и бизнес-процессы, связанные с обработкой документов.

Система Docsvision может поддерживать все циклы обработки документов службы делопроизводства, кадровой службы, архива. Кроме того, для платформы Docsvision разработан ряд специализированных приложений, способных автоматизировать работу с клиентами, поддерживать сценарии коллегиальной работы — совещаний, планерок и встреч. Конечно, работа с СЭД подразумевает и систему менеджмента качества — настройку процессов, позволяющих контролировать и анализировать деятельность компании, улучшать тем самым ее эффективность. Конечно, логика построения эффективной системы довольно сложна, что никак не сказывается на работе с системой каждого отдельного исполнителя — автоматизация привычных задач, несомненно, оптимизирует и облегчает его труд. К тому же обучение делопроизводству в системе Docsvision не требует больших временных затрат, так как интерфейсы системы интуитивно понятны и, к тому же, могут быть настроены под каждого конкретного исполнителя согласно его задачам.

Готовое решение «Делопроизводство»

Виктор Сущев

Директор по методологии и консалтингу