Факторы успешного внедрения СЭД: Docsvision в производственной компании ФГУП «Федеральный центр по проектированию и развитию объектов ядерной медицины»

• 12 января 2018
• Новости

ФГУП «Федеральный центр по проектированию и развитию объектов ядерной медицины» производит фармацевтическую продукцию для нужд ядерной медицины, проектирует и управляет строительством медицинских объектов. До начала проекта Центр был образцом предприятия с традиционными для делопроизводства процессами: согласование документов и контроль поручений в ручном режиме регулярно приводили к тратам времени, потере документов и снижению общей эффективности. Поэтому руководство решило перейти к современным технологиям работы с документами и бизнес-процессами компании. 

Выбор платформы и подготовка к проекту внедрения 

При выборе платформы для автоматизации учитывалось несколько факторов. Платформа должна была быть технологическим решением в рамках бюджета предприятия; разработкой известного производителя ПО, который имеет надежных партнеров по внедрению. 
Требованием со стороны ИТ-службы была возможность администрировать и поддерживать систему силами предприятия после внедрения; а также наращивать функциональность по мере необходимости.

После тщательного изучения рынка руководство остановило свой выбор на Docsvision. 
Расчеты, которые провели специалисты проектной команды, подтвердили экономическую эффективность перехода компании на электронный документооборот: после повышения эффективности процессов с помощью внедрения системы компания будет ежегодно экономить сумму в 1,5 большую, чем стоимость проекта. 

Ход проекта

Совместно с компанией-интегратором «Смарт-Докс» — сертифицированным партнёром «ДоксВижн» — команда проанализировала и формализовала бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать.  За формированием дизайн-проекта системы последовала разработка и, после проведения приемки конфигурации и устранения недочетов, система была готова к запуску. 

• Была автоматизирована обработка входящей и исходящей корреспонденции, тендерно-договорная работа, заявки на проведение закупок; служебные записки, приказы, протоколы, локальные нормативные акты и контроль исполнительской дисциплины.
• Проектная команда организовала групповое обучение 100 пользователей системы. 
• Службой ДОУ заранее были подготовлены необходимые внутренние нормативные акты, которые легализуют новые и отменяют старые порядки по работе с документами. 

Спустя 4 месяца с начала проектирования и разработки пользователи начали работу в системе. 

Результаты проекта 

Удаленные структурные подразделения и центральный офис объединились в единое информационное пространство, повысилось качество их взаимодействия и безопасность доступа к информации.
Все действия в системе автоматически подтверждаются простой ЭЦП для внутреннего обмена информацией и квалифицированной ЭЦП для подписания документов на выход из организации. 

•    исключены потери и случайные изменения документов;
•    повышен уровень исполнительской дисциплины;
•    в 6 раз снижены сроки согласования документов;
•    в 10 раз снижены сроки обработки поступающих документов и выдачи по ним поручений;
•    ежегодная нагрузка: 6 000 документов и 40 000 заданий. 

Из полного описания проекта (pdf, 720 Кб) вы также узнаете:  

• Сколько стоило внедрение
• Сколько часов теперь ежегодно экономит компания
• Какие рекомендации сформулировал для своих коллег руководитель проекта внедрения, проанализировав факторы успешного проекта!