Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

«Корпорация ВОЛМА» перевела электронный документооборот на новую версию Docsvision

25.08.2016

Корпорация «ВОЛМА» — крупное российское предприятие, производящее строительно-отделочные материалы, один из лидеров рынка. В текущем году завершен переход компании на версию платформы Docsvision 5.4, на базе которой сегодня настроен электронный документооборот для 500 пользователей территориально-распределенных площадок. Проект осуществлён силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» - партнера Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар). 

Главный офис «ВОЛМА» расположен на территории завода в Волгограде Корпорация объединяет 7 производственных площадок: Волгоград, Воскресенск, Челябинск, Оренбург, Майкоп, Абсолямово и Минск в республике Беларусь, а продукцию предприятия можно приобрести во всех основных регионах России и ближнего зарубежья. Электронный документооборот был внедрен несколько лет назад в связи с динамичным ростом компании и географически распределенной структурой подразделений. 

Система объединяет более 500 активных пользователей: ежедневно в ней создается около 500 новых карточек документов и порядка 400 новых заданий и согласований. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД.

В Docsvision сегодня:

  • ведется претензионная работа с дилерами,
  • динамично утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства;
  • автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот,
  • организован удобный электронный архив документов, 
  • реализован полный набор шаблонов внутренних документов: от служебных записок до приказов и распоряжений, которые оперативно подготавливаются как из головной компании, так и с производственных площадок, доводятся до исполнителей в виде задач и эффективно контролируются с помощь разработанных отчетов. 

В 2016 году завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований. Переход на новую версию не вызвал сложностей за счет грамотно спланированного обучения и высокого уровня подготовки пользователей. Новый функционал и полное соответствие требованиям корпорации снова подтвердили правильность выбора платформы. 

В целом с внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%. Второе важное преимущество – возросла скорость прохождения документов, особенно в географически удаленных офисах, и третье – исключение потерь документов, большое сокращение времени на поиск документа и контроль исполнения. 

Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма», прокомментировал результаты проекта:
«Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это с переходом на новую версию Docsvision 5.4 было реализовано в ходе проекта. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным. 
Кроме того, коллектив ИТ «ВОЛМЫ» помнил, что всеми изменениями, даже в лучшую сторону, необходимо управлять, и использовал методологию восьми шагов г. Джона Коттера. Рекомендую всем коллегам ознакомиться с его сказкой «Наш айсберг тает»!

Главная перспектива дальнейшего развития системы - это возможность удаленного доступа к системе через почту и мобильные приложения. Большая часть сотрудников компании находится в постоянном движении за периметром офиса, в связи с чем используются коммуникации на устройствах iPad Air. На них установлены приложения CRM SAP для управления активностью и сбором потребности в готовой продукции. Планируется, что планшеты пополнятся инструментами для работы с документами. 



Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса