Компания T-Systems подводит первые итоги использования СЭД Docsvision в договорном процессе

• 22 декабря 2015
• Новости

Внедрение автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы Docsvision в российском подразделении компании T-Systems было завершено около года назад, и сегодня уже можно подвести первые результаты проекта: сегодня почти 100% договорных документов компании проходят через СЭД, а экономия времени на их обработке составляет более 40%. В системе работают представители всех отделов, задействованных в согласовании документов, а руководство компании использует почтовый клиент Docsvision для удобства работы в СЭД. 

Инициатором проекта выступил юридический отдел компании, предъявивший к системе автоматизированного согласования ряд ключевых требований, которые и были успешно реализованы на базе платформы Docsvision. Сегодня решение успешно применяется в договорном процессе всеми прошедшими обучение сотрудниками. Менее чем за полгода (с июля 2015) в системе было завершено более 3200 заданий. 

В дополнение к корпоративным требованиям группы компаний Deutsche Telekom, приходится учитывать жёсткие требования российского законодательства к оформлению договоров (валютные, налоговые, по защите персональных данных и другие), в связи с которыми в процессе согласования должны участвовать различные подразделения компании T-Systems. Параллельная обработка документов позволила в полной мере учесть эту специфику российского документооборота. Сегодня в Docsvision работают сотрудники всех подразделений, задействованных в процессе согласования как внутренних договоров, так и документов для работы с внешними контрагентами: юридического и финансового, отделов закупок и продаж. Система позволяет наблюдать за движением документа на любом этапе, делает процесс более быстрым. 

Помимо основного блока работы с договорами, за время работы системы были настроены отчёты, которые показывают, как пользователи работают в СЭД: это отчёты по количеству заданий и по сроку согласования. Ежемесячно они рассылаются самим пользователям, являясь стимулом для повышения уровня исполнительской дисциплины. Кроме того, на случай задержек согласования сотрудником настроена удобная система уведомлений. 
 
Топ-менеджмент компании, не используя систему ежедневно, вовлечён в работу с СЭД через Почтовый клиент Docsvision, который позволяет согласовывать документы через почту, не запуская Навигатор – основное рабочее место в системе. Задание из Docsvision приходит обычным письмом, и, когда требуется управленческое решение, есть возможность выбрать вариант «согласовано» или «не согласовано». При отправке ответа письмом, он будет учтён в системе и получен инициатором договора. 

«В нашей компании мы согласовываем многие документы через Почтовый клиент Docsvision, даже не открывая саму систему Docsvision — это просто, удобно и значительно ускорило процесс».
Антон Чистяков, юрист компании T-Systems

Система согласования на базе Docsvision стала удобным инструментом для работы с договорами компании и повышения исполнительской дисциплины в работе с документами. Решение используют сотрудники московского и петербургского подразделений T-Systems. 

Справка о компании
T-Systems является стратегическим подразделением корпорации Deutsche Telekom, внедряет и управляет информационно-коммуникационными технологиями (ИКТ), используя свою глобальную инфраструктуру дата-центров и сетей. Компания T-Systems работает во всех отраслях: от автомобилестроения до телекоммуникаций, финансового сектора, розничной торговли, сферы услуг, СМИ, энергетики и машиностроения, включая государственные учреждения и здравоохранение. Более 52 000 сотрудников в 20 странах по всему миру используют свои знания и ИТ-инновации для предоставления услуг высокого качества. Выручка корпорации Deutsche Telekom в 2014 составила 62,7 млрд евро. В России компания T-Systems работает с 1995 года. Сегодня ее российское подразделение имеет головной офис в Москве, а также представительства в Санкт-Петербурге и Воронеже. T-Systems специализируется на разработке и поддержке программного обеспечения и предоставлении телекоммуникационных услуг.