11 апреля 2024
ITFB Group и «ДоксВижн» заключили соглашение о партнёрстве.
Burger King избавляется от бумажного документооборота
- 26 октября 2017
- Новости
Около 500 ресторанов ООО «БУРГЕР РУС» (франчайзи Burger King) заменили отчеты в программе Excel и бумажные документы на цифровые «карточки документов» в СЭД Docsvision.
Перед компанией стояла задача исключить потерю документов, упростить процесс пересылки между ресторанами и саму форму предоставления отчетности, повысить таким образом производительность работы сотрудников. ИТ-интегратор «Диджитал Дизайн» предложил в качестве решения использовать СЭД на базе Docsvision. Ознакомившись с возможностями платформы, компания «БУРГЕР РУС» решила испытать систему и проанализировать, как внедрение СЭД позволит оптимизировать бизнес-процессы в рамках пилотного проекта.
Участниками тестирования стали 25 ресторанов республики Татарстан, где была внедрена СЭД на платформе Docsvision 5.4.
Для решения задач компании «БУРГЕР РУС» специалисты «Диджитал Дизайн» разработали «собственную карточку документа» – реестр с необходимым набором функциональности, в который сотрудники ресторанов «запаковывали» документы, а затем отправляли на согласование в центральное управление. Такое решение сделало работу в системе удобной и простой, помогло избавить компанию от потерь в пакетах документов на тестируемом участке.
«Для успешной реализации проекта нам была важна обратная связь. На этапе пилота, благодаря активности сотрудников, мы смогли отрегулировать систему так, чтобы работа в ней не вызывала затруднений у пользователей, устранить возникавшие в процессе неполадки. Поэтому следующий этап – масштабирование – удалось завершить в короткие сроки», – рассказал об этапах внедрения руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн» Алексей Павлов.
Автоматизация системы не только ускорила процесс обмена документами, но и сделала его более надежным, прозрачным и контролируемым.
«Burger King – быстрорастущая сеть, сегодня у нас 500 ресторанов, завтра – 600. С таким количеством ресторанов и территориальной распределенностью вопрос документооборота вызывал у нас определенные сложности: пересылка документов по России занимает довольно длительное время и иногда приводила к их потере. Для того, чтобы повысить прозрачность процесса передачи документов в центральный офис компании и избежать потери отправленных документов, мы приняли решение о переходе на удобную, современную, производительную систему – ей оказалась СЭД Docsvision, – рассказал заместитель директора управления информационных технологий Шарапов Максим ООО «БУРГЕР РУС». – Благодаря специалистам «Диджитал Дизайн» нам удалось добиться полного контроля пересылки реестра, а соответственно, гарантировать доставку документов до центрального офиса на тестируемом участке и быстро масштабировать это решение на рестораны по всей стране».
Одной из причин выбора платформы Docsvision была ее архитектура: она позволяет легко масштабировать СЭД на большее количество офисов, пользователей, обеспечить работоспособность системы при увеличении объемов обрабатываемых документов. Сейчас, например, рестораны ООО «БУРГЕР РУС» пересылают в среднем до 30 тыс. документов в месяц, но в 2018 году участниками электронного документооборота станут уже 600 ресторанов, соответственно, возрастет и количество документов.
Кроме того, модульный принцип архитектуры платформы обеспечит расширение функциональности СЭД. По словам руководителя отдела бизнес-процессов Татаринцева Антона, «БУРГЕР РУС» уже планирует следующие этапы развития системы – интеграцию Docsvision с ERP-системой компании.