Digital Design «Управление заявками»
В современных условиях организации, независимо от их размера и сферы деятельности, сталкиваются с необходимостью улучшения бизнес-процессов. Существенная их часть процессов по сути является, по сути, заданиями на обслуживание внешних или внутренних клиентов предприятия.
Зачастую процессы согласования заявки на обслуживание недопустимо затягиваются из-за отсутствия на рабочем месте уполномоченных лиц, либо их загруженности, а также невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивается в процессе рассмотрения и планирования.
Это приводит к коммерческим рискам, простоям, непроизводительным потерям времени руководителей и исполнителей, увеличивает затраты на обработку и хранение заявок. Как следствие, снижается эффективность деятельности компании в целом.
«Управление заявками (Service Desk)» позволяет обеспечить качественное выполнение задач по обработке заявок, а также контролировать работу организации на всех уровнях управления.
Области функционального применения решения «Управление заявками»
Решение DocsVision позволяет автоматизировано обрабатывать заявки в различных службах компании. Вот лишь некоторые примеры использования:
- в юридическом отделе (заявки на вычитку и согласование договоров);
- в финансовом отделе (заявки на оплату счетов или подписание договоров);
- в отделе маркетинга (заявки на изготовление рекламных материалов или подготовку пресс-релизов);
- в отделе по управлению персоналом (заявки на подготовку пакетов документации, оформление командировок, отпусков и отгулов, страхование);
- в административно-хозяйственном отделе (заявки на обслуживание офисов или заказ расходных материалов, на курьерскую доставку);
- в IT-департаменте (заявки на обслуживание и поддержку инфраструктуры).
Решение для автоматизации процесса обработки заявок “Управление заявками» позволяет работать с одним или несколькими видами заявок одновременно, использовать типовые бумажные формы для каждого вида заявок и определять порядок их обработки в организации.
Возможности интеграции
«Управление Заявками» предлагает несколько стандартных вариантов отправки заявок:
- через интерфейс портала на основе Microsoft Office SharePoint Server;
- через интерфейс системы документооборота DocsVision 4.3;
- через интерфейс почтового клиента Microsoft Outlook.
Работа сотрудников, ответственных за обработку заявок, ведется в интерфейсе системы DocsVision.
Встроенный пример обработки заявок в IT-департамент
Стандартная поставка решения уже содержит встроенный пример процесса обработки заявок в IT-департаменте компании и позволяет автоматизировать следующие процессы ITIL:
- Incident Management;
- Configuration Management;
- Service Level Management.
Преимущества использования решения
- Скорость внедрения: компания-заказчик получает рабочий инструмент согласования заявок через 10 рабочих дней от начала проекта.
- Легкость освоения: интуитивные интерфейсы и возможность интеграции с привычными приложениями позволят пользователям быстро научиться работать в системе и начать ее полноценное использование.
- Гибкость настройки: уникальные возможности настройки системы позволят автоматизировать именно те функциональные области, которые необходимы бизнесу заказчика.
- Интеграция с офисными приложениями (Microsoft Excel, Microsoft Outlook): система позволит проводить анализ и оценку длительности процесса на каждом этапе, а также устанавливать оповещение о назначении задач конкретному сотруднику.
Ожидаемые результаты внедрения решения «Управление заявками»
- снижение трудозатрат на обслуживание процесса обработки заявок, повышение его надежности;
- повышение прозрачности системы обработки заявок, возможность отслеживания статуса выполнения задач всеми участниками процесса;
- снижение влияния человеческого фактора т.к. система не зависит от кадровых перестановок или присутствия ответственного лица на рабочем месте;
- повышение эффективности взаимодействия подразделений всей организации.
| 
