"Административное делопроизводство" - готовое приложение на базе системы DocsVision, предназначенное для органов государственной власти и ведомств различного уровня, а также крупных предприятий и организаций, использующих аналогичные подходы к организации административного делопроизводства. Приложение «Административное делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (Росархив, ВНИИДАД, 2001 г.), а также на положениях международного стандарта ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами».
Схема организации исполнения документов
Задачи административного делопроизводства
Для руководителей различных уровней:
- Быстрый поиск документов;
- Гарантированный контроль и отчетность по исполнению поручений и резолюций – специальные отчеты по контролю исполнения для руководства;
- Сокращение сроков подготовки и согласования документов;
- Удобная работа над проектами документов;
- Получение сводных отчетов по подразделениям с возможностью детализации;
- Возможность делегирования полномочий.
- Средства для удаленной и локальной работы с системой
Для сотрудников канцелярий и делопроизводителей:
- Быстрая, удобная, автоматизированная регистрация документов
- Сканирование, хранение и поиск электронных образов документов
- Потоковое сканирование документов, ввод документов с использованием штрих-кода
- Удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки и содержанию документа
- Удобное формирование отчетов. Отчеты в Word и WEB-отчеты с детализацией
- Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- Передача документов в архив; журнал передачи документов, реестры рассылки
Для исполнителей и контролеров:
- Удобный механизм расписания резолюций, в том числе многоуровневых
- Возможность электронного согласования резолюций
- Специализированные средства контроля исполнения поручений и резолюций
- Постановка документов на контроль разного уровня
Для сотрудников архива:
- Управление номенклатурой дел
- Постановка документов в дело
- Подготовка описи дел, актов на уничтожение, актов приема-выдачи дел.
Дополнительные функции:
- Гибко настраиваемый сервис уведомлений
- Web-доступ к документам;
- Электронная цифровая подпись для документов и резолюций;
- Электронный телефонный справочник.
Преимущества приложения «Административное делопроизводство»
- Без каких-либо доработок решает задачи автоматизации административного делопроизводства органов власти и управления различного уровня, ведомств и крупных организаций и предприятий
- Отличные возможности модификации и развития собственными силами или с привлечением партнеров
- Наличие инструментария интеграции с системами бухгалтерского и управленческого учета, проектного управления и другими
- Технологическое совершенство и низкая стоимость владения
- Лучшее соотношение функциональность/цена
Приложение «Административное делопроизводство» является обобщением разработок и опыта внедрения системы DocsVision в федеральных органах власти и управления а также в ряде крупных коммерческих структур:
- Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации;
- Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации;
- Министерство регионального развития Российской Федерации;
- Высший Арбитражный Суд Российской Федерации;
- Агентство по ипотечному жилищному кредитованию (АИЖК).
В промышленной эксплуатации подтверждены возможности эффективной работы системы в организациях с более чем тысячью пользователей, сотнями тысяч документов.
При этом доля электронных документов в организации реально увеличивается в течение 3 лет эксплуатации до 60% и более.
