| Описание |
О решении
Решение, построенное на базе DocsVision, позволяет эффективно организовать работу по согласованию договоров. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска договоров, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им.
Согласование договоров и контроль исполнения предназначен для документационного обеспечения управления процессом согласования, включающего документирование и организацию работы с дополнительными документами (приложения к договору, дополнительные соглашения). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий на исполнение, а также контроль исполнения заданий и пошаговую автоматическую обработку данных.
Успешное внедрение решения по управлению договорами «Согласование договоров» на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:
- Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
- Эффективный контроль и отчетность по исполнению
- Удобный и быстрый поиск по любым реквизитам документа
- Оперативная подготовка договоров и сопутствующих документов
- Централизованное хранение информации по договорам, сотрудникам и контрагентам
- Сокращение расходов на подготовку и согласование договоров
- Процесс согласования договоров становится наглядным и легко управляемым
- Улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников
- Повышение прозрачности и управляемости предприятия
Сценарии использования решения Согласование договоров
Система DocsVision может использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов.
Решение «Согласование договоров» включает в себя:
- Подготовку и согласование договоров продажи и закупки, включая формирование проекта по шаблону, визирование, сбор замечаний, формирование протокола разногласий, выпуск консолидированной версии, согласование и подписание, с контролем этапов по срокам, результатам, текущему исполнителю
- Процесс сопровождения договора, включая контроль исполнения обязательств по этапам договора
- Ведение архива договоров и исполнения обязательств по ним с возможностью поиска, сортировки, фильтрации по различным атрибутам договора
- Получение оперативных отчетов по исполнению поручений в формате Excel
Принцип работы решения
Типовое решение «Согласование договоров» содержит в себе преднастроенную функциональность.
Вкратце принцип работы решений состоит в следующем:
- Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес-процессов, которые могут иметь довольно сложную структуру и бизнес-логику. Карточка хранит структурированную информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы. Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок, содержимое которых отображается в табличном виде
- Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях
- Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения — Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав
- Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т. д.)
- Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. Эти задания формируются в системе другими пользователями, а также в автоматическом режиме бизнес-логикой карточки или соответствующим бизнес-процессом
- При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем
- Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес-логикой карточки или схемой бизнес-процесса
|
|---|
