| Описание | О решении
Решение, построенное на базе DocsVision, позволяет эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им.
Электронная канцелярия предназначена для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий.
Успешное внедрение решения по управлению документами «Электронная канцелярия» на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:
- Упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь
- Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
- Обеспечение быстрого и удобного процесса регистрации и учета документов в компании
- Рост производительности труда
- Эффективный контроль и отчетность по исполнению
- Улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников
- Повышение прозрачности и управляемости предприятия
Сценарии использования решения Электронная канцелярия
Система DocsVision может использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов.
Решение «Электронная канцелярия» включает в себя:
- Регистрацию входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения
- Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания
- Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией
- Работу с внутренними служебными записками, формирование связей «в ответ на», назначение заданий и контроль их исполнения
- Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения
- Управление нормативной документацией, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию, отмену
- Управление кадровой документацией, включающее в себя регистрацию различных заявлений и ведение личных дел сотрудников
- Получение оперативных отчетов по исполнению заданий в формате Excel
Принцип работы решения
Типовое решение «Электронная канцелярия» содержит в себе преднастроенную функциональность.
Вкратце принцип работы решений состоит в следующем:
- Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес-процессов, которые могут иметь довольно сложную структуру и бизнес-логику. Карточка хранит структурированную информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы. Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок, содержимое которых отображается в табличном виде
- Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях
- Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения — Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав
- Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т. д.)
- Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. Эти задания формируются в системе другими пользователями, а также в автоматическом режиме бизнес-логикой карточки или соответствующим бизнес-процессом
- При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем
- Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес-логикой карточки или схемой бизнес-процесса
|
|---|
