Тысячи километров - не проблема для технологий

«Программные Технологии» (г. Самара) завершили удаленное внедрение DocsVision в Республиканском Ипотечном Агентстве (г. Якутск). В результате проекта автоматизирован процесс делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота.

Отличительной особенностью проекта является территориальная удаленность заказчика: все работы связанные с внедрением, обучением и администрированием проводились на расстоянии 7000 километров. Тем не менее, это не создавало сложностей: «Большую помощь оказали специалисты отдела информационных технологий и внутреннего обеспечения технического отдела РИА. Они не только обеспечили бесперебойный доступ к серверам, но и активно консультировали пользователей на этапе опытной эксплуатации. Таким образом, все первоначально поставленные цели были достигнуты в соответствующие сроки» - рассказывает Евгений Бармин, руководитель проекта, ООО «Программные Технологии».

Основными пользователями системы являются 47 человек: директорат, главные специалисты, начальники управлений и отделов, а также помощники указанных руководителей, ответственные за делопроизводство.

В ходе внедрения были решены следующие задачи:

• обеспечен бесперебойный доступ к архиву электронных документов;
• ускорена обработка документов;
• реализованы функции контроля над своевременным исполнением поручений по документам;
• предоставлены удобные средства оперативного контроля организационно-распорядительных процессов;

Чтобы достигнуть поставленных целей проект был дополнен модулями, которые не были предусмотрены в техническом задании. «При начальном планировании системы мы рисовали для себя общую картину, но при переходе к частным деталям потребовалось учитывать дополнительные факторы» - поясняет Максим Колоцай, руководитель проекта со стороны заказчика. Таким образом, была усовершенствована система доставки документов, а именно - автоматическое формирование отчетов, которые позволяют анализировать загруженность курьеров и объем доставляемой корреспонденции.

При вводе системы в опытную эксплуатацию заказчик предпочел перевести всех пользователей на новую систему, оставив бумажный документооборот в прошлом. Обучение, проведенное ООО «Программные Технологии», помогло сотрудникам адаптироваться и начать повседневную работу с DocsVision.

«Поводя итог нашему проекту, хочется выделить несколько преимуществ, ощутимых уже сейчас. Это, прежде всего, удобное управление жизненным циклом документов и их эффективный поиск. Работа с системой повышает исполнительность сотрудников – каждое задание сопровождается соответствующей карточкой, можно проконтролировать не только его выполнение, но и доставку поручения до адресата» - рассказывает Максим Колоцай.

Внедрение прокомментировал Роман Некрасов, первый заместитель генерального директора Республиканского Ипотечного Агентства: «С помощью системы нам удалось обеспечить более прозрачный контроль над исполнением подчиненных заданий; возможность обсуждать, корректировать и самое главное – фиксировать задания в ходе исполнения. Мы считаем, что процесс прохождения в электронном виде документов внутри предприятия - это уже сама по себе оптимизация документооборота. В ближайшей перспективе мы видим сокращение затрат, таких как: сокращение сроков исполнения бизнес-процессов, уменьшение канцелярских расходов, уменьшение трудозатрат, и, соответственно, увеличение производительности труда, рост личной и коллективной ответственности.

«Проект, связанный с удаленным администрированием и настройкой, для нашей компании далеко не первый. Республиканское ипотечное агентство отличается от других заказчиков тем, что все переговоры и работы, начиная с коммерческого предложения и заканчивая передачей в промышленную эксплуатацию, проходили без личных встреч с интегратором, что говорит о высокой степени доверия со стороны заказчика. Проект в РИА является показательным для наших клиентов. Основной задачей многих является стремление связать удаленные филиалы в единую сеть, и лучше когда за внедрение отвечает один и тот же партнер. Имея за спиной успешный опыт ведения удаленных проектов, мы будем его развивать и применять в своей дальнейшей работе» - комментирует Наталья Черкашина, руководитель продаж СЭД, «Программные Технологии».